Kako smanjiti papirologiju u firmi, a ostati uredan

Zadnji dan u mjesecu, poslije šest. Sjediš za stolom i slažeš papire za knjigovođu. Iz fioke vadiš dva bloka naloga, hrpu kopija faktura pisanih rukom, svesku u koju se upisuje ko duguje, i tabelu skladišta koju si zadnji put ozbiljno popunio u aprilu.

Pola sata odlazi na to da nađeš kopiju fakture za jedan posao iz sredine mjeseca — sjećaš se da si je pisao, ali ne znaš gdje je otišla. Nađeš je na kraju, ispod bloka, s mrljom preko iznosa.

Kad sve to složiš u kesu i odneseš, ostaje osjećaj da si radio dva sata a nisi zaradio ništa. I to se ponavlja dvanaest puta godišnje.

Papiri koje stvarno možeš prestati pisati

Nije sve na tvom stolu obavezno. Četiri stvari su u većini malih firmi čisti gubitak vremena:

Blok naloga. Kopija koja blijedi, rukopis koji se ne čita i pretraga koja znači listanje stotinu listova. Isti sadržaj — kupac, predmet, stavke, status — stoji kao radni nalog s automatskim brojem i historijom po kupcu.

Fakture pisane rukom. Svaka takva faktura je rizik da fali broj, da nije jasan PDV ili da se dva puta upotrijebi isti broj. Dokument u programu dobija broj sam, po godini i bez duplikata, i ostaje zauvijek — kopiju izdaješ ponovo bilo kad, umjesto da je tražiš po fiokama. Više o tome u tekstu o tome kako izdati fakturu firmi.

Sveska dugovanja. Najskuplja sveska u firmi, jer se u njoj gubi novac. Umjesto nje ide pregled otvorenih stavki: ko duguje, koliko, kad je dospijeće, i evidencija djelimičnih uplata kad neko plati pola sad a pola kasnije.

Tabela skladišta koja se šalje mailom. Onaj Excel koji postoji u tri verzije i nijedna nije tačna. Postojeću tabelu uvezeš kao CSV jednom, i dalje se stanje vodi kroz ulaze, izlaze i prilagođavanja — postupak je opisan ovdje.

Zajedničko im je jedno: to nisu papiri koje neko od tebe traži, nego papiri koje si uveo sam da bi se nešto pamtilo.

Papiri koji ostaju, i to je uredu

Ovdje treba biti pošten, jer se u priči o „firmi bez papira" obično prešuti druga polovina.

Ostaje sve što dolazi izvana i što ti je dokaz troška: ulazne fakture dobavljača, otpremnice, izvodi banke, ugovori, fiskalni računi za gorivo i sitne nabavke. To ne nastaje kod tebe i ne možeš ga ukinuti odlukom.

Ostaje i sve što neko potpisuje — primopredaja vozila ili uređaja, saglasnost kupca za veći zahvat, garancije. Potpis je i dalje potpis.

I ostaje ono što tvoja knjigovođa traži u konkretnom obliku. Pravila se razlikuju od djelatnosti do djelatnosti, pa je jedini ispravan potez pitati je šta joj treba na papiru, a šta joj možeš dati kao PDF. Većina rado uzme uredan PDF umjesto kese kopija.

Realno smanjenje je otprilike ovako: papiri koje sam sebi praviš nestaju, papiri koje ti daju drugi ostaju. To je i dalje pola manje slaganja krajem mjeseca.

Šta Omni tu ne radi

Omni nije knjigovodstvo i ne pravi se da jeste. Ne radi PDV prijave, bilanse, obračun plata ni evidenciju radnih sati. Ne radi ni fiskalizaciju — nema fiskalnog printera i nema e-fakture. Ako tvoja djelatnost traži fiskalni račun, taj uređaj ostaje gdje jeste, a Omni vodi naloge, dokumente i naplatu pored njega.

Ne šalje ništa mailom ni SMS-om, pa dokument preuzmeš kao PDF i pošalješ sam. Nema veze s bankama ni s knjigovodstvenim programima, pa se podaci ne prebacuju automatski — postoji izvoz podataka i backup u postavkama, i izvoz skladišta u Excel. Radi u pregledaču i traži internet vezu.

Moler, keramičar i parketar imaju svoje stavke na listi djelatnosti, pa se pri registraciji biraju kao i svi ostali. Program onda prilagodi nazive: svima njima objekat s kvadraturom. Fakture, naplata, skladište i troškovi rade jednako.

Kako izgleda mjesec poslije

Krajem mjeseca ne slažeš kese. Otvoriš pregled i vidiš promet, naplaćeno i ono što je ostalo za naplatu, uz troškove koje si usput upisivao po kategorijama. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi — ono što je stvarno leglo, ne ono što je fakturisano.

Knjigovođi ide ono što joj treba, a ne sve što si napisao. Pogledaj kako to izgleda za električare ili koliko košta.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.