Kako voditi skladište u maloj firmi

Petak ujutro, majstor viče iz radionice da mu treba filter koji sigurno „ima negdje na polici". Traži ga dvadeset minuta, ne nađe ga, pa zoveš dobavljača i naručuješ novi. U ponedjeljak filter ispadne iza kutije s brtvama i sad ih imaš dva, a jedan neće trebati do jeseni. Isto se dešava i u drugom smjeru: kupac čeka, a dio kojeg si bio siguran da imaš potrošen je prije tri sedmice i niko to nigdje nije zapisao.

Skladište male firme ne propada zato što je veliko, nego zato što se vodi u glavi jednog čovjeka, a taj čovjek ide na godišnji. U Omniju stoji na ekranu Skladište, i najveći dio se upisuje sam, kroz posao. Ovako se postavlja, redom.

Prvo upiši ono što se troši, ne sve

Ne kreći od kompletnog popisa. Uzmi ono što se troši, ono što se često traži i ono što je skupo. Ostalo dolazi samo, prvi put kad zatreba.

Novi artikal traži malo: naziv onakav kakav se viče po radionici (ne katalog dobavljača), šifru, jedinicu mjere, trenutnu zalihu, nabavnu i prodajnu cijenu. Iz te dvije cijene program vodi vrijednost zalihe po nabavnoj i po prodajnoj za cijelo skladište, pa u svakom trenutku vidiš koliko para stoji na policama i kolika je razlika.

Ako već imaš tabelu, ne prekucavaj je. Dugme Uvezi iz Excela povuče spisak iz CSV datoteke. Jedno upozorenje odmah: uvoz donosi nazive i količine, ali ne i nabavne cijene, pa dok ih ne dopišeš, vrijednost zalihe će stajati na nuli. To je pola sata dopisivanja umjesto dva dana kucanja.

Minimum se računa, ne osjeća

Uz svaki artikal upisuješ minimum. Kad količina padne na njega ili ispod, artikal se u spisku označi kao niska zaliha. To je oznaka koju vidiš kad otvoriš skladište, ne poruka koja ti stiže na telefon.

Računica je jednostavna: koliko komada potrošiš u prosjeku sedmično, pomnoženo brojem sedmica koliko čekaš isporuku, plus jedan komad rezerve. Trošiš tri filtera sedmično, dobavljač isporučuje za sedmicu dana, minimum je četiri. Ako nešto ide dva puta godišnje, ne stavljaj mu minimum uopšte — samo ćeš praviti šum koji ćeš poslije ignorisati.

Vrijedi i obrnuto pravilo: artikal koji stoji godinu dana nije zaliha nego zaključane pare, a vrijednost zalihe ti to pokaže brojem.

Kako roba izlazi kroz posao

Ovo je dio na kojem svako skladište pada. Roba uđe uredno jer postoji otpremnica, a izađe neuredno jer je izlaz uvijek u gužvi.

Izlaz najčešće ne upisuješ ručno. Kad dio dodaš kao stavku na radni nalog, taj komad u istom trenutku silazi sa stanja. Skineš li stavku, komad se vraća; promijeniš li količinu s dva na tri, skine se još jedan. Uvijek se knjiži samo razlika, pa se ista roba ne može oduzeti dvaput.

Sve ostalo ide kroz tri vrste kretanja na kartici artikla:

• Ulaz (+) — kad stigne isporuka. Upišeš količinu i u napomenu odakle je.
• Izlaz (−) — za ono što ne prođe kroz nalog: neko svrati i kupi dio preko pulta, ili se nešto potroši u radionici. U napomenu upiši zašto je otišlo.
• Prilagođavanje (±) — kad se nešto razbije, kad je isporučeno manje nego što piše, ili kad je stanje bilo pogrešno od početka. Ne ispravljaj količinu tiho, nego upiši prilagođavanje s razlogom.

Ispod svakog artikla stoje posljednja kretanja, pa za svaki komad koji je nestao postoji red s datumom i napomenom.

Popis bez zatvaranja radionice

Popis jednom godišnje, u decembru, na koljenima — to niko ne izdrži dva puta. Radi ga u dijelovima, jedna polica sedmično.

Postupak je uvijek isti. Izvezeš stanje u CSV, koji ti se otvori u Excelu sa šiframa, nazivima, zalihom, minimumom i vrijednošću. Odštampaš ga ili otvoriš na telefonu, prebrojiš policu, pa razliku uneseš kao prilagođavanje s napomenom „popis" i datumom. Poslije tri mjeseca imaš stanje kojem vjeruješ, a nisi izgubio nijedan radni dan.

Uz to, dnevnik izmjena pamti ko je i kada dirao stanje, pa se o tome ne raspravlja napamet.

Kakva je ovo evidencija

Ovo je evidencija koja ti govori istinu o stanju, a odluke i dalje donosiš ti. Artikle biraš iz liste umjesto pikanjem barkoda, pa unos izgleda isto bez obzira ko ga kuca. Narudžbenicu praviš ti i dobavljača zoveš sam — Omni mu ništa ne šalje iza tvojih leđa, pa nema narudžbe koja je otišla a da za nju ne znaš.

Račun dobavljača ide knjigovođi, a program radi u pregledniku i traži internet, jer je zaliha ista i u radionici i na telefonu u autu.

Kad skladište stoji ovako, „imamo li ono?“ prestaje biti pitanje za cijelu radionicu. Pogledaj kako to izgleda za vodoinstalatere ili koliko košta.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.