Kako voditi skladište u maloj firmi: postupak

Petak ujutro, majstor viče iz radionice da mu treba filter koji sigurno „ima negdje na polici". Traži ga dvadeset minuta, ne nađe ga, pa zoveš dobavljača i naručuješ novi. U ponedjeljak, dok se sprema drugi posao, filter ispadne iza kutije s brtvama. Sad ih imaš dva, a jedan ti neće trebati do jeseni.

Isti mjesec, u drugom smjeru: kupac čeka, dio kojeg si bio siguran da imaš je potrošen prije tri sedmice i niko to nije nigdje zapisao. Posao stoji dva dana zbog komada od dvadeset maraka.

Skladište male firme rijetko propada zato što je veliko. Propada zato što se vodi u glavi jednog čovjeka, a taj čovjek ide na godišnji.

Prvi korak: upiši šta imaš i postavi minimume

Ne pokušavaj odmah upisati sve. Uzmi ono što se troši, ono što se često traži i ono što je skupo. Ostalo dolazi kasnije, samo od sebe, prvi put kad zatreba.

Za svaki artikal upisuješ pet stvari: naziv po kojem ga vi zovete (ne po katalogu dobavljača, nego kako se traži u radionici), jedinicu mjere (kom, L, kg, m, m² ili set), trenutnu količinu, nabavnu i prodajnu cijenu. Iz nabavne i prodajne Omni sam računa maržu po komadu i ukupnu vrijednost zalihe, pa odmah vidiš koliko para stoji na policama.

Ako već imaš tabelu u Excelu, ne prekucavaj je. Skladište se puni uvozom CSV datoteke, pa se ispravlja ono što nije dobro prenijeto. To je pola sata posla umjesto dva dana.

Kad je lista upisana, uz svaki artikal postavljaš i minimalnu zalihu — računom, ne osjećajem. Kad količina padne ispod nje, artikal se u programu označi kao nizak — to je oznaka koju vidiš kad otvoriš skladište, ne poruka koja ti stiže.

Minimum postavi ovako: koliko komada potrošiš u prosjeku sedmično, pomnoženo brojem sedmica koliko čekaš isporuku, plus jedan komad rezerve. Ako trošiš tri filtera sedmično a dobavljač isporučuje za sedmicu dana, minimum je četiri. Ako nešto ide dva puta godišnje, ne stavljaj mu minimum uopšte — samo ćeš praviti šum koji ćeš poslije ignorisati.

Vrijedi i obrnuto pravilo: artikal koji ti stoji godinu dana nije zaliha nego zaključane pare. Vrijednost zalihe u programu ti to pokaže brojem.

Kako roba izlazi kroz posao

Ovo je dio na kojem svako skladište pada. Roba uđe uredno jer postoji otpremnica, a izađe neuredno jer je izlaz uvijek u gužvi.

Tok je jednostavan. Kad stigne isporuka, upisuješ ulaz — količinu i napomenu odakle je. Izlaz najčešće ne moraš upisivati ručno: kad dio dodaš kao stavku na radni nalog, taj komad u istom trenutku silazi sa stanja. Predomisliš li se i skineš stavku, komad se vraća; promijeniš li količinu s dva na tri, skine se još jedan. Uvijek se knjiži samo razlika, pa se ista roba ne može skinuti dvaput.

Ručni izlaz ostaje za ono što ne prođe kroz nalog — kad neko svrati i kupi dio preko pulta, ili kad se nešto potroši u radionici. Tu u napomenu upiši zašto je otišlo. Za svaki komad koji je nestao tako postoji red u historiji.

Treća vrsta kretanja je prilagođavanje — kad se nešto razbije, kad je isporučeno manje nego što piše, ili kad se ispostavi da je stanje bilo pogrešno od početka. Ne ispravljaj količinu tiho; upiši prilagođavanje s napomenom zašto. Historija kretanja poslije toga ima smisla.

Popis bez zatvaranja radionice

Popis jednom godišnje, u decembru, na koljenima — to niko ne izdrži dva puta. Radi ga u dijelovima: jedna polica sedmično.

Postupak: izvezi stanje u Excel, odštampaj ili otvori na telefonu, prebroj policu, pa razliku unesi kao prilagođavanje s napomenom „popis" i datumom. Poslije tri mjeseca imaš stanje kojem vjeruješ, a nisi izgubio nijedan radni dan.

Uz to, dnevnik izmjena pamti ko je i kada dirao stanje, pa se ne raspravlja napamet.

Šta Omni tu ne radi

Nema barkod skenera — artikli se biraju iz liste, ne očitavaju. Nema automatskog naručivanja ni veze s dobavljačima: kad vidiš nisku zalihu, dobavljača zoveš sam. Nema veze s bankama ni s drugim programima, nema knjigovodstva, i program ne šalje nikakve poruke ni tebi ni dobavljaču. Radi u pregledaču i traži internet vezu.

Drugim riječima, ovo je evidencija koja ti govori istinu o stanju, a odluke i dalje donosiš ti.

Kad skladište stoji ovako, „imamo li ono?" prestaje biti pitanje za cijelu radionicu. Pogledaj kako to izgleda za vodoinstalatere ili koliko košta.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.