Kako voditi evidenciju radnih naloga bez bloka

Utorak, pred zatvaranje. Ulazi čovjek i kaže da mu curi ista stvar koju ste mu popravljali „negdje u martu, možda april". Vadiš blokove naloga — jedan je od prošle godine, drugi je ostao kod kolege koji više ne radi kod vas, treći je u kombiju. Poslije petnaest minuta nađeš kopiju s prezimenom, dva reda rukopisa i cifrom na dnu, ali nigdje ne piše koji dio je ugrađen, čija je roba bila ni ko je radio. Razgovor se završi tako što mu vjeruješ na riječ ili tako što se posvađate, a oba ishoda su skupa.

Omni vodi tu evidenciju umjesto bloka: nalog se otvara na kupca, sam dobija broj, veže se za vozilo ili uređaj i otvara se jednako brzo i poslije godinu dana. Evo tačno kako to ide, po koracima.

Šest polja i gdje se upisuju

Nalog koji preživi godinu dana ima šest stvari, i ekran Novi radni nalog traži tačno njih.

• Broj — već je ponuđen, sljedeći iz brojača, po godini, u formatu RN-1/2026. Možeš ga prekucati ako vodiš svoju numeraciju, ali ako ga ne diraš, dva čovjeka istog dana ne mogu dobiti isti broj.
• Kupac — biraš ga iz baze kroz pretragu. Ako ga nema, tu je i dugme Novi kupac: dodaš ga s telefonom i nastavljaš, bez napuštanja naloga.
• Vozilo ili uređaj — čim je kupac odabran, ponude ti se njegovi predmeti: vozilo s registracijom, VIN-om i godinom, ili uređaj s modelom i serijskim brojem. Uz njega ide i kilometraža, koja se upisuje pri svakom dolasku, pa se poslije vidi na kojoj je kilometraži šta rađeno.
• Serviser — ko radi posao. Po tome se kasnije mjeri učinak tima u izvještajima.
• Opis posla — šta je kupac prijavio i šta si zatekao. Taj red teksta godinu dana kasnije vrijedi više od cifre na dnu.
• Status — otvoren, u radu, završen. Onaj ko sjedi za pultom ne mora zvati u radionicu da pita je li gotovo.

Rad i dijelovi, svaki u svom redu

Stavke se ne kucaju napamet. Kod svake biraš vrstu: usluga iz cjenovnika, dio iz skladišta ili ručni unos za ono što nigdje nije zavedeno.

Kad dio uzmeš sa zaliha, on u istom trenutku silazi sa stanja, pa se ne dešava da je na papiru ugrađen a na polici i dalje stoji. Nalog sam sabira iznos. Kad kupac pita zašto je toliko, čitaš mu redove umjesto da braniš zbir.

Iz naloga u fakturu, bez prekucavanja

Na završenom nalogu klikneš Generiši fakturu. Stavke pređu same, faktura dobija svoj broj po istom principu (FAK-3/2026) i ostaje povezana s nalogom — ispraviš li poslije stavku na nalogu, faktura je prati. Iz istog naloga nastaje i ponuda ili predračun, ako firma prije posla traži papir za odobrenje.

Gotov dokument preuzimaš preko dugmeta Štampaj / PDF, i danas i za dvije godine, s istim brojem i istim stavkama.

Nalog ne mora početi za pultom

Ako je posao dogovoren unaprijed, počinje u kalendaru: termin prevučeš na svoj dan i sat, a kad kupac dođe, iz tog termina nastane radni nalog s već upisanim kupcem i predmetom.

Sve radi u pregledniku, bez instalacije — jednako na računaru za pultom i na telefonu u radionici. Na istoj firmi radi više ljudi, svako sa svojim pravima — vlasnik, kancelarija i mehaničar ne vide iste ekrane.

Kad se čovjek iz uvoda vrati

Ukucaš prezime u pretragu i otvoriš karticu kupca: svi njegovi nalozi, sve fakture, svi predmeti i koliko duguje. Vidiš da je 14. marta rađena pumpa, koji je dio ugrađen i po kojoj cijeni. Isto radi ako se sjećaš samo registracije — otvoriš vozilo i pred tobom je njegova historija servisa.

Uz to ide dnevnik izmjena: zapis ko je šta upisao, promijenio ili obrisao i kada. Ne služi da se neko hvata u laži, nego da se „ja to nisam tako upisao" zatvori za dvije minute.

Nazivi se povode za djelatnošću koju izabereš pri registraciji. Vodoinstalateru i električaru se predmet zove objekat, serviseru mobitela uređaj, a u salonu se sam nalog zove termin. Polja i tok ostaju isti.

Šta evidencija naloga rješava, a šta ne dira

Evidencija naloga rješava jedno pitanje, i rješava ga do kraja: šta je urađeno, kome, kada i za koje pare. Godinu dana kasnije nemaš raspravu nego zapis.

Kupcu se javljaš ti, kako tebi odgovara — preuzmeš PDF i pošalješ, ili mu daš Connect link na kojem prati status svog naloga i vidi svoju fakturu, bez prijave i bez instaliranja ičega. Dijelove biraš iz liste umjesto pikanjem barkoda, pa je i unos isti bez obzira ko ga kuca.

Fiskalni račun izdaje kasa, a knjigovodstvo ostaje knjigovođi — Omni mu preda uredan izvoz. Programu treba internet, jer su podaci u oblaku i zato isti s telefona na terenu i s laptopa u kancelariji.

Vidi kako to izgleda za automehaničare ili pogledaj cijenu prije nego se odlučiš.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.