Kako pratiti naplatu i djelimične uplate kupaca

Treći je u mjesecu. Sjedneš prije otvaranja, s kafom i fasciklom faktura, da vidiš ko ti duguje. Prva je plaćena, druga vjerovatno nije, treća jeste — ali samo pola, jer je čovjek rekao da ostatak donosi kad mu legne plata, a to je bilo prije šest sedmica.

Naplata se rijetko gubi zbog loših platiša. Gubi se zato što niko ne vodi tačan spisak toga šta je otvoreno, koliko dugo stoji i koliko tačno fali. U Omniju taj spisak ne praviš. On već postoji, jer nastaje sam od dokumenata koje si izdao, a ekran se zove Otvorene stavke i stoji u grupi Finansije.

Put od gotovog posla do naplaćenog

Korak po korak:

1. Radni nalog je gotov. Otvoriš ga, provjeriš radove i dijelove i jednim potezom ga pretvoriš u fakturu. Nalog tad dobije status Fakturisan.
2. Faktura dobije broj po godini, FAK-3/2026, i taj broj dodjeljuje program, pa duplikata nema. PDV od 17% je prekidač na samom dokumentu i podrazumijevano je isključen; ko nije u sistemu PDV-a, na štampanoj fakturi mu piše „Bez PDV-a". Uz datum izdavanja stoji i datum dospijeća, i on je taj koji kasnije broji dane.
3. Od tog trenutka dokument stoji u Otvorenim stavkama. Podnaslov ekrana kaže tačno šta je to: neplaćene i djelimično plaćene fakture.
4. Kad novac stigne, na dokumentu klikneš Nova uplata i upišeš iznos, metod — gotovina, kartica ili transfer — i napomenu ako treba. Isto se radi i dugmetom Uplata u redu na spisku. Kad je plaćeno do kraja, stavka izlazi sa spiska. Ništa se ne briše, faktura ostaje u Dokumentima.

Sam spisak ima kolone Dospijeće i Kašnjenje, pa uz svaki dokument piše ili koliko dana kasni ili „u roku", a redovi su poredani po dospijeću. Gore stoje četiri brojke: koliko je ukupno za naplatu, koliko je stavki otvoreno, koliko dana ima najstarija i koliko je prosječno kašnjenje. To je isti onaj spisak s poleđine papira, samo što ga ne prepisuješ svakog trećeg u mjesecu i ne zaboraviš u njemu fakturu iz aprila.

Djelimične uplate su pravilo, ne izuzetak

Najviše novca se ne izgubi na fakturama koje niko nije platio, nego na onima plaćenim napola. Avans je stigao, ostatak „za sedmicu", pa se ta sedmica razvuče.

Zato se uplate vode po dokumentu, a ne tako da je faktura ili plaćena ili nije. Upišeš 300 od 700 i onih 400 ostaje otvoreno. Na dokumentu stoje tri reda jedan ispod drugog — Ukupno, Plaćeno, Preostalo — a ista tri broja imaš i na spisku. Ne računaš u glavi i ne pišeš po margini fakture. Kad kupac pita koliko je ostao dužan, imaš tačan broj, a ne procjenu.

Prije nego što ga nazoveš

Otvoriš čovjeka u Kupcima. Na vrhu njegove kartice stoje četiri brojke: koliko ima vozila ili uređaja, koliko dokumenata, koliko mu je ukupno fakturisano i koliko je ostalo za naplatu. Ispod toga idu tabela njegovih radnih naloga pa tabela faktura i ponuda. U razgovor ulaziš znajući šta je rađeno, kad, i šta je od toga ostalo otvoreno, a ne s pitanjem koja je ono faktura bila.

Brojevi koji pokažu da naplata zaostaje

Izvještaji promet, naplaćeno i za naplatu vode odvojeno, kao tri kartice jedna do druge. Ispod Naplaćeno piše i koliki je to postotak fakturisanog, i taj postotak je najbrži znak da naplata zaostaje. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, nikad kao fakturisano minus troškovi, jer fakturisan iznos je obećanje, a ne novac.

Uz to ide kartica Naplata po starosti: koliko para stoji do 30 dana, koliko od 31 do 60, od 61 do 90 i preko 90. Kad se donji red počne puniti, vidiš to prije nego što ti ponestane novca za dijelove.

Ako imaš pretplatu, isto to možeš i pitati. Omni AI ima alat za nenaplaćeno i alat za uplate, a brojku mu vraća isti kod koji računa i Izvještaje, pa se dva ekrana ne mogu razići. O tome ima poseban tekst, pitaj svoju firmu brojke. U probnih sedam dana AI ne radi.

Kako Omni radi na naplati

Omni ti kaže koga zvati i zbog čega, a poziv je i dalje tvoj — uz nacrt poruke s tačnim iznosom, koji pročitaš i izmijeniš prije nego ode. Automatskih opomena nema, i to je namjerno: opomena koja ode tvojim imenom bez tvog oka umije otići i onom ko je jučer platio.

Uplate upisuješ ti kad novac legne, jer se izvod ne uvlači sam — pa je stanje uvijek ono koje si ti potvrdio. Fakturu kupcu daješ PDF-om ili Connect linkom. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijava, KIF i KUF ostaju kod knjigovođe.

Šta se vidi kad je sve na jednom spisku

Kad stavke stoje jedna do druge, poredane po dospijeću, samo od sebe ispliva ono što se u fascikli ne vidi: da isti kupac uvijek kasni po dva mjeseca i da je najveći dug zapravo star, a ne velik.

To mijenja odluke. Nekome ćeš tražiti predračun i avans prije nego što uzmeš posao. Nekome dati rok od osam dana umjesto trideset. A kad ti zatreba dokument iz prošle godine, on je i dalje u programu.

Naplata izgleda isto u svakoj djelatnosti, vodio ti auto servis ili servis bijele tehnike, i ulazi u istu cijenu, bez modula i doplata.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.