Arhiva dokumenata firme umjesto registratora

Zove te broj koji ne prepoznaješ. Čovjek se predstavi, podsjeti te da si mu prošle godine radio nešto u stanu i traži kopiju fakture — knjigovođa mu je zatražio, ili mu treba zbog garancije. Kažeš: „javim ti se za sat vremena."

Onda ideš u ostavu, po registrator. Prošla godina je u drugom registratoru, a fakture iz ljeta su iz nekog razloga na kraju. Nađeš je, slikaš telefonom, pošalješ. Prošlo je dvadeset minuta i jedan posao koji si zbog toga prekinuo.

Ako je registrator negdje procurio, ili se neko preselio iz kancelarije pa je pola papira završilo u kutiji, priča ide gore. Tada se traženje jedne fakture pretvori u pola dana.

Registrator radi dok ne zatreba

Papirna arhiva izgleda uredno dok je gledaš na polici. Problem počinje kad iz nje treba nešto izvaditi.

Fascikle su uredne prve dvije godine, pa se raspored polako pokvari. Neko izvadi dokument i ne vrati ga. Nešto se izgubi u selidbi. Kopija koju si dao kupcu ne postoji nigdje kod tebe. A najgore je što ne postoji nikakav spisak: ne možeš pitati registrator „šta sam sve radio ovom čovjeku", nego moraš prelistati sve.

Dokument koji ostaje u programu

U Omniju svaki dokument koji izdaš — faktura, predračun, ponuda — ostaje u programu i nakon što je odštampan, poslan i naplaćen. Ne ističe, ne arhivira se u zaseban folder i ne treba ga „spremiti" nigdje.

To znači da kopija nije novi posao. Nađeš dokument, otvoriš ga i preuzmeš PDF ponovo. Isti broj, isti datum, isti iznos, bez prepisivanja i bez rizika da si nešto promijenio. Onaj poziv od maloprije traje koliko i sam razgovor.

Dokumenti stoje i uz kupca, u njegovoj historiji, zajedno s radnim nalozima. Otvoriš čovjeka i vidiš šta je sve rađeno i šta je izdato, hronološki. Kod djelatnosti gdje se radi na istoj stvari više puta, historija stoji i uz predmet — vozilo, uređaj ili objekat — pa vidiš šta je na njemu mijenjano i kada.

Ako ne znaš odakle početi, tu je globalna pretraga (Ctrl ili Cmd i K) koja traži po kupcima, predmetima, nalozima i fakturama. Dovoljno je upisati prezime, registraciju ili dio broja dokumenta.

Postoji i dnevnik izmjena: trajan zapis o tome ko je šta napravio, izmijenio ili obrisao i kada. To je dio arhive koji papir nikad nije imao — ne samo šta piše u dokumentu, nego i ko ga je dirao.

Šta Omni tu ne radi

Omni ne šalje dokumente. Nema slanja emailova ni SMS-ova iz programa, pa kopiju preuzmeš kao PDF i pošalješ je sam.

Omni nije ni knjigovodstveni program: nema PDV prijava, bilansa ni obračuna plata, nema fiskalizacije, fiskalnog printera ni e-fakture. Ono što tvoj knjigovođa traži i dalje ide preko njega — Omni ti samo daje uredan izvor podataka umjesto kutije papira.

I još jedna poštena stvar: Omni radi u oblaku i traži internet vezu. Bez veze nema ni arhive. Zauzvrat, ista arhiva ti je dostupna s bilo kojeg uređaja, i nije vezana za jedan računar u kancelariji.

Kopija podataka je tvoja

Arhiva ima smisla samo ako ti pripada. U postavkama postoji izvoz i backup podataka, pa svoju evidenciju možeš povući kod sebe. Zalihe se dodatno izvoze u Excel, a mogu se i uvesti iz CSV-a kad prelaziš s tabele.

To rješava pitanje koje se uvijek postavi pred kraj razmišljanja: šta ako jednog dana prestanem koristiti program. Odgovor je da podatke izvezeš, kao što bi odnio registrator.

Ako te više zanima novčana strana iste evidencije, pogledaj praćenje naplate i otvorenih stavki, a ako počinješ od dokumenata, tu je program za izradu ponuda.

Arhiva radi isto u svim djelatnostima, od servisa bijele tehnike do staklara, i ulazi u istu cijenu, bez modula i doplata.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.