Kako čuvati fakture firme da ih poslije nađeš

Zove te broj koji ne prepoznaješ. Čovjek se predstavi, podsjeti te da si mu prošle godine radio nešto u stanu i traži kopiju fakture — knjigovođa mu je tražio, ili mu treba zbog garancije. Kažeš da ćeš se javiti za sat vremena, pa ideš u ostavu po registrator. Prošla godina je u drugom registratoru, fakture iz ljeta su iz nekog razloga na kraju, i jedan posao stoji dok ti listaš.

U Omniju taj poziv traje koliko i sam razgovor. Svaki dokument koji izdaš ostaje na ekranu Dokumenti i poslije štampanja i poslije naplate — ne ističe, ne seli se nigdje i ne treba ga posebno „spremiti". Ispod je tačan redoslijed koraka.

Pretraga umjesto police

Pritisneš Ctrl i K, na Macu ⌘ i K, i otvori se pretraga preko cijelog programa. Kucaš ono čega se sjećaš: prezime, broj telefona, grad, registraciju ili serijski broj predmeta, dio opisa posla ili dio broja dokumenta. Pretraga ide istovremeno po kupcima, predmetima, radnim nalozima i dokumentima, pa ne moraš unaprijed znati u kojem je ekranu stvar zapisana.

Otvoriš dokument iz rezultata i klikneš Štampaj / PDF. Isti broj, isti datum, isti iznos, ništa se ne prekucava. Kupcu daš PDF dok je još na vezi.

Ako ti je draže gledati spisak nego kucati, ekran Dokumenti drži sve izdato na jednoj listi: fakture, predračune i ponude, poredane po datumu, s iznosom, plaćenim dijelom i statusom. Za slučaj kad kupac tvrdi da račun nikad nije ni dobio, o tome je pisano posebno u tekstu kupac je izgubio račun.

Historija stoji uz kupca i uz predmet

Ako ne znaš ni broj ni datum, ideš preko čovjeka. Otvoriš ga na ekranu Kupci i tu je njegova cijela kartoteka: svi radni nalozi, svi dokumenti, koliko duguje i njegovi predmeti. Vidiš hronološki šta je rađeno i šta je izdato, bez listanja.

Tamo gdje se radi na istoj stvari više puta, historija stoji i uz sam predmet — vozilo, uređaj ili objekat. Polja se mijenjaju prema djelatnosti: kod vozila su registracija, marka, godina, VIN i kilometraža, kod uređaja proizvođač, model i serijski broj. Na jednom mjestu vidiš šta je na toj stvari mijenjano i kada. To je odgovor na pitanje koje registrator nikad nije mogao dati: „šta sam sve radio ovom čovjeku".

Brojevi koji se ne ponavljaju

Arhiva vrijedi onoliko koliko su joj brojevi uredni. Dokumenti dobijaju broj po godini, FAK-3/2026, i brojač je atomičan, pa dvoje ljudi koji snimaju u istoj sekundi dobiju različite brojeve. Radni nalozi idu istim redom, RN-1/2026. Ne postoji situacija u kojoj su dva bloka bila u dva džepa pa su brojevi krenuli dvaput — o toj konkretnoj gužvi ima poseban tekst, dupli brojevi faktura.

Dnevnik izmjena, dio arhive koji papir nije imao

Uz dokumente ide i zapis o tome ko je šta kreirao, izmijenio ili obrisao i kada. Ekran se zove Dnevnik izmjena, a uz svaki događaj stoje korisnik, vrijeme i šta je tačno promijenjeno, staro i novo. Papirna arhiva pamti samo krajnji rezultat, a ovdje se vidi i put do njega — korisno kad se dvoje ljudi ne slažu oko toga ko je promijenio cijenu.

Kakva je ovo arhiva

Ovo je arhiva onoga što si ti izdao: nalozi, ponude, predračuni i fakture, svi na jednom mjestu i pretraživi. Kopiju preuzmeš kao PDF i pošalješ je sam, kako ti odgovara, ili kupcu daš Connect link na kojem svoj dokument otvori bez prijave.

Ono što ti dolazi izvana — račun dobavljača — i dalje ide u fasciklu i knjigovođi, kao i PDV prijava, KIF i KUF. Fiskalni račun izdaje kasa.

I treće: Omni radi u oblaku i traži internet vezu. Zauzvrat, ista arhiva ti je dostupna s bilo kojeg uređaja i nije zaključana u jedan računar u kancelariji — onaj isti koji jednog dana neće upaliti.

Kopija podataka je tvoja

Arhiva ima smisla samo ako ti pripada. U Postavkama postoji dugme Izvezi sve, koje povuče cijelu tvoju bazu u jedan fajl. Liste Kupci, Skladište, Dokumenti i Troškovi imaju uz to svoje Izvezi u Excel, za slučaj kad ti treba tabela za rad, a ne arhiva.

To rješava pitanje koje se uvijek postavi pred kraj razmišljanja: šta ako jednog dana prestanem koristiti program. Odgovor je da podatke izvezeš, kao što bi odnio registrator.

Ako te više zanima novčana strana iste evidencije, pogledaj praćenje naplate i otvorenih stavki, a ako ti dokument tek nastaje, tu je izrada ponude.

Arhiva radi isto u svim djelatnostima, od servisa bijele tehnike do staklara, i ulazi u istu cijenu, bez modula i doplata.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.