Pogrešan broj fakture: šta raditi i kako ga spriječiti

Četvrtak, pola tri popodne. Taman si podigao auto na dizalicu kad zazvoni telefon — knjigovođa. „Imaš dvije fakture broj 47. Jedna na firmu iz Viteza, druga na onog čovjeka za kočnice. Koja je prava?"

Obje su prave. I to je najgori mogući odgovor.

Znaš tačno kako se desilo. Fakture pišeš u Wordu: otvoriš zadnju, „sačuvaj kao", promijeniš kupca, stavke i broj. Broj 46 si izdao prošle sedmice iz radnje. Broj 47 si napisao u nedjelju navečer od kuće, na drugom laptopu, jer je kupcu trebalo hitno. U ponedjeljak je žena u uredu pisala novu fakturu, pogledala zadnji fajl u folderu na uredskom računaru — tamo zadnja piše 46 — i mirne duše stavila 47.

Kako dva fajla dobiju isti broj

Niko nije pogriješio namjerno. Pogriješio je sistem — tačnije, to što sistema nema. Zadnji broj fakture živi u nečijoj glavi, u svesci pored tastature ili u imenu fajla „faktura-47-KONACNO.docx". Čim fakture piše više od jednog čovjeka, ili jedan čovjek s više od jednog računara, prije ili kasnije se brojevi sudare.

A dupli broj je samo najglasnija verzija problema. Ima i tiših: preskočen broj pa naknadno „popunjena rupa", numeracija koja u januaru nastavi po starom umjesto da krene ispočetka, faktura koju si izdao a nigdje snimio, pa je poslije rekonstruišeš po sjećanju. Knjigovođa sve to vidi na kraju mjeseca i sve ga to košta vremena — a tebe živaca.

Šta raditi kad se već desilo

Prvo: nemoj tiho obrisati jedan fajl i praviti se da ničega nije bilo. Faktura je otišla kupcu, knjigovođa je već vidio obje. Nazovi ga i reci kako je bilo — hoće li se pogrešna stornirati ili dobiti prvi slobodan broj, zavisi od toga šta je već proknjiženo, i to je njegova odluka, ne tvoja. Kupcu onda pošalješ ispravljenu kopiju. Neugodno jeste, katastrofa nije.

Ali ako se desilo jednom, desiće se opet. Problem nije bio broj 47 — problem je što broj dodjeljuje čovjek koji mora pamtiti.

Broj koji niko ne mora pamtiti

U Omniju broj fakture ne upisuješ ti nego program. Napraviš novu fakturu i ona dobije prvi sljedeći broj za tekuću godinu — FAK-3/2026, pa FAK-4/2026 — bez duplikata i bez pitanja „koji je bio zadnji". Numeracija ide po godini, pa u januaru sama krene ispočetka.

Bitno je i odakle taj broj dolazi. Podaci su u oblaku, ne u folderu na jednom laptopu: svejedno je praviš li fakturu iz radnje, od kuće ili s telefona, svi uređaji vuku iz iste numeracije, pa dva čovjeka ne mogu izdati isti broj. Ono nedjeljno pisanje fakture od kuće više nije rizik, nego normalan način rada.

Isto vrijedi za predračune i ponude, a radni nalozi imaju svoju numeraciju (RN-1/2026), pa se ne miješaju s fakturama. Kad nalog završiš, jednim potezom ga pretvoriš u fakturu — koja opet sama dobije svoj broj.

I još nešto što zatreba baš kad knjigovođa zove: svaki dokument ostaje zauvijek u programu. Trebaš kopiju fakture od prije osam mjeseci — nađeš je pretragom (Cmd/Ctrl+K traži po kupcima, fakturama i nalozima) i preuzmeš PDF ponovo. Nema kopanja po folderima i pogađanja koji je fajl pravi.

Da znaš unaprijed i šta Omni tu ne radi: nema fiskalizacije ni e-fakture, a fakturu ne šalje mailom iz programa — PDF preuzmeš pa ga pošalješ sam. PDV prijave i dalje radi tvoj knjigovođa; razlika je što mu od sada nosiš uredne brojeve.

Ako dokumente pišeš svaki dan — automehaničari su tipičan primjer, ali vrijedi za svaki servis i radionicu — numeracija je jedna od onih sitnica koje se ne primijete dok rade, a naprave haos kad ne rade.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.