Dvije fakture s istim brojem, šta sad

Četvrtak, pola tri popodne. Taman si podigao auto na dizalicu kad zazvoni telefon, knjigovođa: „Imaš dvije fakture broj 47. Jedna na firmu iz Viteza, druga na onog čovjeka za kočnice. Koja je prava?"

Obje su prave, i to je najgori mogući odgovor. Znaš i kako se desilo: fakture pišeš u Wordu, otvoriš zadnju, „sačuvaj kao", promijeniš kupca i broj. Broj 47 si napisao u nedjelju navečer od kuće, na drugom laptopu. U ponedjeljak je žena u uredu pogledala folder na uredskom računaru, tamo zadnja piše 46, i mirne duše stavila 47.

Odgovor ima dva dijela: kako se ovo danas gasi, i kako u Omniju broj prestaje biti nešto što neko mora pamtiti.

Šta uraditi sada

Nemoj tiho obrisati jedan fajl i praviti se da ničega nije bilo. Faktura je otišla kupcu, knjigovođa je već vidio obje.

Nazovi knjigovođu i reci kako je bilo. Hoće li se jedna stornirati ili dobiti prvi slobodan broj, zavisi od toga šta je već proknjiženo; to je njegova odluka, ne tvoja. Kad odluči, kupcu pošalješ ispravljenu kopiju s tačnim brojem i kratkom napomenom da zamjenjuje prethodnu. Neugodno jeste, katastrofa nije.

Ali ako se desilo jednom, desiće se opet. Problem nije bio broj 47 nego to što broj dodjeljuje čovjek koji ga mora pamtiti. Dupli broj je samo najglasnija verzija toga. Ima i tiših: preskočen broj pa naknadno „popunjena rupa", numeracija koja u januaru nastavi po starom umjesto od jedinice, faktura koju si izdao a nigdje snimio pa je poslije rekonstruišeš po sjećanju. Sve to knjigovođa vidi na kraju mjeseca, i sve to neko plati vremenom.

Broj koji niko ne mora pamtiti

U Omniju otvoriš Dokumenti, klikneš Nova faktura i izabereš kupca i stavke. Polje „Faktura broj" ostaviš prazno i dokument pri snimanju dobije prvi slobodan broj za tekuću godinu: FAK-3/2026, pa FAK-4/2026. Numeracija ide po godini i u januaru sama krene od jedinice, jer brojač postoji po vrsti dokumenta i po godini. Predračuni i ponude imaju svoj niz, radni nalozi svoj (RN-1/2026), pa se tri stvari ne miješaju.

Polje za broj ipak postoji, i pošteno je reći zašto. Treba onome ko usred godine prelazi sa sveske i mora nastaviti na 48, a ne krenuti od jedinice. Ako u njega ukucaš broj, program ga uzme kakav jest i pomjeri brojač naprijed, pa sljedeći automatski broj nastavlja iza njega. Prazno polje je pravilo, ukucan broj je izuzetak i jedini način da duplikat uopšte nastane.

Bitno je i odakle taj broj dolazi. Podaci su u oblaku, a ne u folderu na jednom laptopu. Svejedno je pišeš li fakturu iz radnje, od kuće ili s telefona: svi uređaji vuku iz istog brojača, a brojač je napravljen tako da dva čovjeka koja snime u istoj minuti dobiju dva različita broja. Ono nedjeljno pisanje od kuće prestaje biti rizik i postaje normalan način rada.

Nestaje i „nigdje snimljena" faktura. Dokument nastaje u programu i tu ostaje; PDF dobiješ dugmetom Štampaj / PDF kad ga treba poslati ili odštampati, a ne čuvaš ga kao jedini primjerak. Obrisati se dokument može, ali ne slučajno i ne tiho: brisanje traži potvrdu u dijalogu, a upiše se u Dnevnik izmjena, gdje stoji ko je i kada šta obrisao.

Kad knjigovođa opet zove

Drugi dio istog problema je dokument koji treba naći. Trebaš kopiju fakture od prije osam mjeseci: pritisneš Ctrl ili Cmd + K, ukucaš ime kupca ili broj, i pretraga vrati kupce, vozila, naloge i dokumente koji odgovaraju. Otvoriš fakturu i ponovo je odštampaš ili sačuvaš kao PDF, u istom obliku u kojem je otišla.

Uz svaki dokument stoji i naplata: koliko je plaćeno i koliko je preostalo. Djelimične uplate se upisuju kako stižu, pa ne moraš pamtiti da je neko dao pola u martu. Ko sve duguje i koliko dana kasni vidiš na ekranu Otvorene stavke, s kolonama Dospijeće i Kašnjenje, a zbir po starosti duga stoji na Izvještajima, u kartici Naplata po starosti.

Tu je i sitnica koja u Wordu često pravi zbrku: PDV je prekidač na dokumentu i podrazumijevano je isključen. Ako nisi u sistemu PDV-a, na fakturi piše „Bez PDV-a"; ako jesi, uključiš 17 posto na tom dokumentu. Nema kopiranja tuđeg predloška s tuđim PDV-om.

Gdje numeracija staje, a knjigovođa preuzima

Da znaš unaprijed. Omni drži brojeve bez rupa i bez duplikata, a PDV prijavu, KIF i KUF i dalje radi knjigovođa — samo mu od sada nosiš uredan niz umjesto kese papira. Fiskalni račun izdaje kasa; Omni sređuje dokument koji ide kupcu i firmi.

Fakturu kupcu šalješ ti, kako to i sada radiš: preuzmeš PDF i proslijediš ga, ili mu pošalješ Connect link na kojem je otvori bez prijave. Račun koji tebi stigne vodi se mimo programa — dobavljači i narudžbenice postoje kao evidencija naručenog, ne kao knjiga ulaznih računa. I traži internet, jer su podaci u oblaku pa su isti s laptopa i s telefona.

Ako dokumente pišeš svaki dan, a automehaničari su tipičan primjer iako vrijedi za svaku radionicu, numeracija je jedna od onih sitnica koje se ne primijete dok rade, a naprave haos kad ne rade. Ako ti je uz to nejasno kad ide ponuda, kad predračun a kad faktura, to je razdvojeno u tekstu o razlici između ponude, predračuna i fakture.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.