Ponuda, predračun i faktura: koja je razlika

Tri papira koja liče, a nisu ista stvar

Kupac te pita „možeš li mi to napisati“, i ti napišeš. Nekad je to ponuda, nekad predračun, nekad faktura, a razlika između ponude, predračuna i fakture ti nije sasvim jasna, pa napišeš ono što ti prvo dođe pod ruku. To radi dok ne naiđe kupac koji zna šta traži i vrati ti papir jer nije to htio.

Sva tri lista izgledaju skoro isto: gore tvoja firma, dolje kupac, u sredini stavke i cijena. Razlika nije u izgledu. Razlika je u tome u kojem trenutku posla ga daješ i šta taj papir znači za onoga ko ga drži u ruci.

Ponuda: prije nego što je iko rekao da

Ponuda je „evo koliko bi to koštalo“. Daješ je kad kupac još nije odlučio, kad poredi tebe i još dvojicu, kad hoće da vidi cifru prije nego što se obaveže na išta.

Zato ponuda nije čvrsta. Cijena se može promijeniti, količina isto, kupac može reći ne i ništa se nije desilo. Ti si samo rekao pod kojim uslovima bi radio. Kod zanata je to najčešći prvi papir: izađeš na mjeru, vratiš se, pošalješ ponudu, pa čekaš.

Greška koju svi prave je što ponudu shvate olako, napišu je na brzinu viberom, i onda kad kupac za dvije sedmice kaže „može“, ne znaju više koja je verzija bila zadnja i po kojoj cijeni. Ponuda koju ne možeš naći kasnije nije ti ponuda, nego problem.

Predračun: kupac je rekao da, ali još nije platio

Predračun daješ kad je dogovor pao, ali novac još nije stigao, a ti nešto čekaš prije nego kreneš. Najčešće čekaš uplatu. Predračun je papir po kojem kupac plaća unaprijed ili daje avans: „evo ti račun, uplati pa isporučujem“.

Firmama je to čest zahtjev. Kupac ti kaže „treba mi nešto da mogu uplatiti“, a nije mislio na fakturu, jer faktura dolazi kad je posao gotov. Mislio je na predračun. To je papir koji ide računovodstvu s njihove strane da odobre plaćanje, prije nego što si ti isporučio bilo šta.

Predračun i ponuda liče, ali nisu isti trenutak. Ponuda je „hoćeš li“, predračun je „dogovorili smo se, evo po čemu plaćaš“.

Faktura: posao je gotov, ovo se prati

Faktura je račun za obavljen posao ili isporučenu robu. To je papir koji ulazi u knjige, i tvoje i kupčeve, i po kojem se prati ko je platio a ko nije. Ponuda i predračun mogu ostati bez ikakvog nastavka. Faktura ne. Faktura znači da se očekuje novac i da neko to prati.

Zato je faktura jedina od ta tri koja ima rok plaćanja i status naplate. Ponudi rok ne treba, nemaš šta naplaćivati dok kupac nije rekao da. Fakturi treba, jer od dana kad je izdaš počinje da teče vrijeme do naplate.

Kako Omni pravi sva tri i pretvara jedan u drugi

U Omniju je to jedan ekran. Kad praviš dokument, prvo polje je Tip i biraš između tri: faktura, predračun, ponuda. Ostalo je isto za sva tri: kupac, stavke iz cjenovnika ili skladišta, cijena, popust. Datum dospijeća se pojavi samo kad je tip faktura, jer samo faktura ima rok.

Broj ide sam. Svaki tip ima svoju numeraciju, ponude idu kao PON, predračuni kao PRE, fakture kao FAK, i program ne da dva ista broja čak i ako istovremeno radite dvojica. To je stvar oko koje se najčešće zabrlja u Excelu, gdje čovjek u radionici i čovjek na terenu naprave fakturu s istim brojem.

PDV je kućica Dodaj PDV na samom dokumentu. Ukloniš je ili ostaviš, kako ti treba za taj papir, i radi sa i bez. Cijene u cjenovniku se drže bez PDV-a, pa ako ga uključiš, program ga sam doda i pokaže osnovicu i PDV kao dvije stavke.

Sad ono glavno, to prelaženje jednog papira u drugi. Kad kupac pristane na ponudu, ne prepisuješ ništa. Otvoriš tu ponudu i imaš dugme Pretvori u fakturu. Iste stavke, isti kupac, ista cijena, samo je sada faktura s rokom plaćanja. Isto vrijedi za predračun kad novac stigne. Ne kucaš drugi put, pa nema šanse da ti se negdje izgubi nula.

Ako ti treba novi papir sličan starom, tu je Kopiraj. Kopira dokument u novi istog tipa, s novim brojem i današnjim datumom, a stari ostaje netaknut. Zgodno kad radiš istom kupcu sličan posao ili kad praviš ponudu koja liči na prošlu.

Svaki od ta tri papira odštampaš ili spremiš u PDF jednim dugmetom, Štampaj / PDF, pa ga pošalješ kupcu kako već šalješ, mailom ili viberom, to radiš ti izvan programa.

Jedno da kažem pošteno, da ne bi bilo iznenađenja: dokument u Omniju traži kupca. Ne možeš napraviti ponudu ni fakturu na „prolaznika“ bez ijednog podatka o tome kome ide. Moraš izabrati ili brzo dodati kupca. Za ponudu i fakturu to ionako ima smisla, jer papir bez imena kome ide ništa ne vrijedi.

Koji papir kad, ukratko

Ako kupac još bira i pita koliko košta, daješ ponudu. Ako ste se dogovorili a on plaća unaprijed, daješ predračun. Ako je posao gotov i čekaš pare, daješ fakturu, i nju pratiš dok ne bude plaćena.

U Omniju sva tri praviš na istom mjestu, jedan prelazi u drugi bez prekucavanja, a broj i PDV te ne mogu iznenaditi. Ako radiš zanat gdje sve počinje od ponude na terenu, pogledaj i stranicu za staklare, tu je isti tok opisan na konkretnom poslu.

Omni je program za male firme i zanate u BiH, 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno i ne treba kartica. Otvori nalog i napravi jednu ponudu, pa je jednim klikom pretvori u fakturu da vidiš kako to ide.