Ponuda, predračun i faktura — koja je razlika

Tri papira koja liče, a nisu ista stvar

Kupac te pita „možeš li mi to napisati“, i ti napišeš. Nekad je to ponuda, nekad predračun, nekad faktura, pa daš ono što ti prvo dođe pod ruku. Prolazi to dok ne naiđe kupac koji zna šta traži i vrati ti papir jer nije to htio. Sva tri lista izgledaju skoro isto: gore tvoja firma, dolje kupac, u sredini stavke i cijena. Razlika nije u izgledu nego u tome u kojem trenutku posla papir daješ i šta znači onome ko ga drži u ruci.

U Omniju su to tri stavke istog izbornika

Otvoriš Dokumente, klikneš na novi dokument, i prvo polje u formi je Tip: faktura, predračun ili ponuda. Ostalo je jednako za sva tri, kupac i stavke iz Skladišta i Kataloga usluga, cijena, popust. Polje Datum dospijeća pojavi se samo kad je tip faktura, jer rok plaćanja ima samo faktura.

Broj ide sam i svaki tip ima svoju numeraciju po godini: ponude PON-1/2026, predračuni PRE-1/2026, fakture FAK-1/2026. Program ne dodijeli dva ista broja ni kad snimate istovremeno dvojica, jedan u radionici i jedan na terenu. To je tačno ono mjesto gdje se u Excelu najčešće zabrlja.

PDV je kućica Dodaj PDV na samom dokumentu i podrazumijevano je isključena. Uključiš je ako si u sistemu PDV-a, pa program na osnovicu doda 17 posto, a na papiru stoje dva reda, osnovica i PDV. Ako nisi u sistemu, ostaviš je praznu i na dokumentu piše „Bez PDV-a“. Cijene u Skladištu i Katalogu usluga držiš bez PDV-a, tako da ista cijena radi za oba slučaja.

Sad ono glavno, prelazak jednog papira u drugi. Kad kupac pristane na ponudu, ne prepisuješ ništa: otvoriš tu ponudu i klikneš Pretvori u fakturu. Isti dokument postane faktura, s istim stavkama, istim kupcem i istom cijenom, a rok plaćanja dopišeš kroz Uredi, u polju Datum dospijeća. Isto vrijedi za predračun kad novac stigne. Ne kucaš drugi put, pa ne može da ti se izgubi nula.

Ako ti treba novi papir sličan starom, tu je dugme koje ti kaže šta radi: na ponudi piše Kopiraj u novu ponudu, na fakturi Kopiraj u novu fakturu. Nastane novi dokument istog tipa, s novim brojem i današnjim datumom, a stari ostaje netaknut. Zgodno kad istom kupcu radiš sličan posao.

Svaki od ta tri papira odštampaš ili spremiš u PDF dugmetom Štampaj / PDF. Slanje je na tebi, mailom ili viberom, kako već šalješ.

Ponuda: prije nego što je iko rekao da

Ponuda je „evo koliko bi to koštalo“. Daješ je kad kupac još nije odlučio, kad poredi tebe i još dvojicu, kad hoće vidjeti cifru prije nego se obaveže. Zato ponuda nije čvrsta: cijena se može promijeniti, količina isto, kupac može reći ne i ništa se nije desilo. Kod zanata je to najčešći prvi papir, izađeš na mjeru, vratiš se, pošalješ ponudu, pa čekaš.

Greška koju svi prave je što ponudu naškrabaju viberom, i onda kad kupac za dvije sedmice kaže „može“, niko više ne zna koja je verzija bila zadnja i po kojoj cijeni. Ponuda koju ne možeš naći kasnije nije ponuda nego problem. U Omniju stoji u Dokumentima i na kartici tog kupca, s brojem i datumom, pa je nađeš i za godinu dana.

Predračun: kupac je rekao da, ali još nije platio

Predračun daješ kad je dogovor pao, a novac još nije stigao. To je papir po kojem kupac plaća unaprijed ili daje avans: „evo ti račun, uplati pa isporučujem“.

Firmama je to čest zahtjev. Kupac ti kaže „treba mi nešto da mogu uplatiti“, a nije mislio na fakturu, jer faktura dolazi kad je posao gotov. Mislio je na predračun. To je papir koji s njihove strane ide računovodstvu da odobri plaćanje, prije nego što si ti isporučio bilo šta.

Ponuda i predračun liče, ali nisu isti trenutak. Ponuda je „hoćeš li“, predračun je „dogovorili smo se, evo po čemu plaćaš“.

Faktura: posao je gotov, ovo se prati

Faktura je račun za obavljen posao ili isporučenu robu. Ulazi u knjige, i tvoje i kupčeve, i po njoj se prati ko je platio a ko nije. Ponuda i predračun mogu ostati bez ikakvog nastavka. Faktura ne, ona znači da se očekuje novac i da neko to prati.

Zato je faktura jedina od ta tri koja ima rok plaćanja i praćenje naplate. U Omniju na fakturi klikneš Snimi uplatu, može i djelimično, i sve uplate ostaju izlistane ispod. Ono što nije zatvoreno stoji ti na Otvorenim stavkama, s preostalim iznosom i, kad rok prođe, brojem dana kašnjenja.

Dvije stvari koje vrijedi znati unaprijed

Dokument kupcu šalješ ti: preuzmeš PDF pa ga pošalješ, ili mu daš Connect link na kojem ga otvori bez prijave i bez instaliranja ičega. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijavu, KIF i KUF radi knjigovođa. Programu treba internet.

Još jedno. Dokument u Omniju traži kupca. Ne možeš snimiti ponudu ni fakturu na „prolaznika“ bez ijednog podatka o tome kome ide, moraš izabrati postojećeg ili ga dodati tu na licu mjesta. Za papir koji nekome predaješ to ionako ima smisla — a i pola godine kasnije znaš čiji je.

Koji papir kad, ukratko

Ako kupac još bira i pita koliko košta, daješ ponudu. Ako ste se dogovorili a on plaća unaprijed, daješ predračun. Ako je posao gotov i čekaš pare, daješ fakturu, i nju pratiš dok ne bude plaćena. U Omniju sva tri praviš na istom mjestu, jedan prelazi u drugi bez prekucavanja, a broj i PDV te ne mogu iznenaditi.

Ako radiš zanat gdje sve počinje od ponude na terenu, pogledaj i stranicu za staklare, tu je isti tok opisan na konkretnom poslu. Ako ti fakture stoje neplaćene, tu je kako naplatiti od onih koji kasne.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.