Kako naplatiti od onih koji kasne

Onaj poziv koji odgađaš

Znaš tačno koji. Uradio si posao u aprilu, faktura je otišla, čovjek je rekao „nema problema, riješićemo“. Sad je juli. Nisi siguran da li je platio pola ili ništa. Nisi siguran ni koliko je tačno bilo.

Zato ne zoveš. Jer prije nego što nazoveš moraš prekopati fasciklu, naći kopiju fakture, provjeriti izvod, pa se sjetiti da li je ono što je uplatio bilo za taj posao ili za onaj prije njega. To je dvadeset minuta rada prije nego što uopšte podigneš slušalicu. I onda taj poziv jednostavno ne obaviš danas.

Ne kasni ti novac zato što ljudi neće da plate. Kasni zato što ne znaš tačno ko, koliko i od kada.

Tri stvari koje moraš znati prije poziva

Poziv za pare je neprijatan samo kad si nesiguran. Ako imaš tri podatka na ekranu, razgovor traje minut.

Ko. Ime, i to ono pravo, ne „onaj s bijelim kombijem“.

Koliko. Ne koliko je bila faktura, nego koliko je ostalo. Ako je čovjek dao pola u gotovini prije mjesec dana, a ti ga zoveš za pun iznos, ispao si neuredan i on ima izgovor da odgodi još mjesec.

Od kada. Broj dana od roka plaćanja, ne od datuma kad si izdao fakturu. Faktura s rokom od petnaest dana ne kasni na dan izdavanja. Ta razlika je važna zato što određuje ton razgovora. Sedam dana preko roka je podsjetnik. Devedeset dana je nešto drugo.

Kad ta tri podatka držiš u glavi ili u svesci, jedno od njih uvijek fali. Kad ih vidiš na listi, ne moraš se pripremati.

Šta o tome radi Omni

Omni ima stranicu Otvorene stavke. Na njoj su sve fakture koje nisu plaćene u punom iznosu, uključujući i one djelimično plaćene. Sortirane su po dospijeću, tako da najstarije stoji na vrhu.

U svakom redu vidiš broj fakture, datum, rok plaćanja, kupca, ukupan iznos, koliko je plaćeno i koliko je preostalo. Pored toga stoji kolona Kašnjenje: ako je rok prošao, tu piše broj dana crvenim, na primjer 42d. Ako rok još nije stigao, piše „u roku“. Ne moraš računati.

Iznad tabele su četiri brojke za cijeli set: koliko je ukupno za naplatu, koliko je otvorenih stavki, koliko dana kasni najstarija i koliko je prosječno kašnjenje. To je slika stanja u jednom pogledu, bez otvaranja ijedne fakture.

Ima i pretraga po broju fakture ili imenu kupca, za slučaj da tražiš konkretnu stavku.

Kad neko plati, otvoriš Uplata na tom redu, upišeš iznos, izabereš gotovinu, karticu ili transfer i dodaš napomenu ako treba. Polje za iznos već nudi preostali iznos, pa ako je platio sve, ostaviš ga prazno i samo snimiš. Ako je platio dio, upišeš koliko. Faktura sama prelazi u status „djelimično“, a kad se pokrije cijeli iznos, u „plaćeno“ i nestaje s liste. Sve uplate po jednoj fakturi vidiš na samoj fakturi, s datumom i metodom.

Na početnoj stranici imaš blok „Za naplatu“ s otvorenim stavkama, gdje one koje kasne stoje označene. Na kartici kupca stoji njegovo stanje, koliko taj čovjek ukupno duguje po svim fakturama.

U Izvještajima postoji tabela starosti dugovanja, po grupama 0–30, 31–60, 61–90 i preko 90 dana, računato od roka plaćanja, a ako rok nije upisan, od datuma izdavanja. Tu vidiš da li je problem u tome što svi malo kasne, ili u tome što tri stara duga stoje već pola godine. To su dvije različite situacije i traže dvije različite reakcije.

Ako s tim želiš raditi izvan programa, lista dokumenata ima dugme Izvezi u Excel. Fajl nosi kolone broj, tip, datum, dospijeće, kupac, status, osnovica, PDV, ukupno, plaćeno i za naplatu, sa zbirnim redom na kraju. Isto tako se iz Izvještaja izvoze fakture izabranog perioda.

Šta Omni ne radi

Ovo mora biti jasno, jer se lako pretpostavi suprotno.

Omni ne šalje opomene. Ne šalje mail, ne šalje SMS, ne šalje automatsku poruku kad neko pređe rok. Nema podsjetnika koji sami odu kupcu. Program ti pokaže ko kasni i koliko, ali poziv obavljaš ti. Na kartici kupca imaš ikonice za poziv, WhatsApp, Viber i SMS, pa ti se otvori aplikacija s njegovim brojem, ali tekst pišeš sam i šalješ sam.

Omni ne gleda tvoj bankovni izvod. Uplate upisuješ ručno kad vidiš da je novac stigao. Nema veze s bankom.

Ako ti treba program koji sam progoni dužnike, ovo nije to. Omni rješava drugi dio problema: da uvijek znaš stanje, da poziv traje minut umjesto pola sata pripreme, i da ti nijedan dug ne ispari iz vida.

Naplaćeno nije isto što i fakturisano

Još jedna stvar koja se veže za istu temu. U Izvještajima Omni odvaja promet od naplaćenog i od onoga što je za naplatu. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, dakle od novca koji je stvarno ušao, ne od onoga što si fakturisao.

To izgleda kao sitnica dok ne dođe mjesec u kojem si fakturisao dvanaest hiljada, a naplatio četiri. Ako gledaš samo fakturisano, misliš da je bio dobar mjesec. Bio je dobar mjesec za posao, ali ne i za kasu. Ta razlika je tačno ono što stoji na stranici Otvorene stavke.

Počni od najstarijeg

Praktičan savjet, bez obzira koristiš li program ili svesku. Otvori listu, pogledaj šta je najstarije i kreni odatle. Ne od najvećeg iznosa, nego od najdužeg kašnjenja. Stari dug se ne popravlja sam i svaki dan koji prođe ga čini težim za naplatu.

Omni ti tu listu drži uredno i sortiranu, dokle god uplate upisuješ kad stignu. Ostatak je na tebi, i to iskreno govorimo unaprijed.

Ako hoćeš vidjeti kako to izgleda s tvojim fakturama, probaj 7 dana besplatno. Ne treba kartica.