Kako naplatiti od onih koji kasne

Onaj poziv koji odgađaš

Znaš tačno koji. Posao je odrađen u aprilu, faktura je otišla, čovjek je rekao „riješićemo“. Sad je juli. Nisi siguran je li platio pola ili ništa, ni koliko je tačno bilo. Prije nego što nazoveš moraš prekopati fasciklu, naći kopiju fakture i provjeriti izvod, pa taj poziv jednostavno ne obaviš danas.

Ne kasni ti novac zato što ljudi neće da plate. Kasni zato što ne znaš tačno ko, koliko i od kada.

U Omniju te tri stvari stoje na jednoj stranici, Otvorene stavke. Tu su sve fakture koje nisu plaćene u punom iznosu, uključujući i djelimično plaćene, poredane po dospijeću, najstarije na vrhu. Poziv koji je bio pola sata pripreme postane poziv od jedne minute.

Šta piše u redu

U svakom redu vidiš broj fakture, datum, dospijeće, kupca, iznos, koliko je plaćeno i koliko je preostalo. Pored toga stoji kolona Kašnjenje: ako je rok prošao, tu crvenim piše broj dana, na primjer 42d. Ako rok još nije stigao, piše „u roku“. Ne računaš ništa u glavi.

Ta brojka određuje ton razgovora. Sedam dana preko roka je podsjetnik. Devedeset dana je nešto sasvim drugo. Zato se i broji od dospijeća, ne od datuma izdavanja — faktura s rokom od petnaest dana ne kasni na dan kad si je izdao.

Iznad tabele stoje četiri brojke za cijeli set: koliko je ukupno za naplatu, koliko ima otvorenih stavki, koliko dana kasni najstarija i koliko je prosječno kašnjenje. To je slika stanja u jednom pogledu, bez otvaranja ijedne fakture. Ima i pretraga po broju ili imenu, kad tražiš konkretnu stavku.

Djelimična uplata, mjesto gdje sveska puca

Ako je čovjek dao pola u gotovini prije mjesec dana, a ti ga zoveš za pun iznos, ispao si neuredan i on je dobio izgovor da odgodi još mjesec. Zato ne gledaš koliko je bila faktura nego koliko je ostalo.

Kad neko plati, na tom redu klikneš Uplata, upišeš iznos, izabereš gotovinu, karticu ili transfer i dodaš napomenu ako treba. Polje za iznos već nudi preostalo, pa ako je platio sve, ne diraš ga i samo snimiš. Ako je platio dio, recimo 400,00 KM od 1.240,00 KM, upišeš toliko. Faktura sama pređe u status „Djelimično“, a kad se pokrije cijeli iznos, u „Plaćeno“ i nestane s liste. Sve uplate po jednoj fakturi stoje na samoj fakturi, u kartici Uplate, s datumom, metodom i iznosom.

Na Početnoj imaš blok Za naplatu s otvorenim stavkama, gdje uz one kojima je rok prošao crvenim piše „(kasni)“. Na kartici kupca stoji njegovo stanje, koliko taj čovjek ukupno duguje po svim fakturama, uz historiju svega što je kod tebe radio.

Kasne li svi pomalo, ili troje kasni jako

To su dvije različite situacije i traže dvije različite reakcije. U Izvještajima postoji tabela „Nenaplaćeno po starosti duga“, po grupama 0–30, 31–60, 61–90 i preko 90 dana, računato od dospijeća, a ako rok nije upisan, od datuma izdavanja.

Ako se sve gomila u prvoj grupi, to je obična neurednost i rješava se s par poziva. Ako ti tri stavke sjede preko 90 dana, to više nije kašnjenje nego dug i traži drugačiji razgovor.

Ako s tim želiš raditi izvan programa, lista dokumenata ima dugme Izvezi u Excel. Fajl nosi kolone broj, tip, datum, dospijeće, kupac, status, osnovica, PDV, ukupno, plaćeno i za naplatu, sa zbirnim redom na kraju. Iz Izvještaja se isto tako izvoze fakture izabranog perioda, za knjigovođu ili za tebe.

Kako Omni pomaže kod naplate, a šta ostaje na tebi

Ovo mora biti jasno, jer se lako pretpostavi suprotno.

Poruku šalješ ti, ali je ne pišeš. Na kartici kupca stoje ikonice za poziv, WhatsApp, Viber i SMS, koje otvore tvoju aplikaciju s njegovim brojem, a uz njih dugme koje ponudi nacrt — podsjetnik na neplaćenu fakturu s tačnim iznosom. Taj tekst pročitaš, izmijeniš i sam pritisneš pošalji. Ništa ne ode bez tebe, i to je namjerno: opomena koja ode tvojim imenom, a da je nisi vidio, prije ili kasnije ode pogrešnom čovjeku.

Uplate upisuješ kad novac stigne. Omni ne gleda tvoj bankovni izvod, pa je stanje uvijek ono koje si ti potvrdio, a ne ono koje je banka stigla proknjižiti.

Omni rješava drugi dio problema: da uvijek znaš stanje, da poziv traje minut umjesto pola sata pripreme, i da ti nijedan dug ne ispari iz vida.

Naplaćeno nije isto što i fakturisano

U Izvještajima Omni odvaja promet od naplaćenog i od onoga što je za naplatu. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, dakle od novca koji je stvarno ušao, ne od onoga što si fakturisao.

To izgleda kao sitnica dok ne dođe mjesec u kojem si fakturisao dvanaest hiljada, a naplatio četiri. Ako gledaš samo fakturisano, misliš da je bio dobar mjesec. Bio je dobar za posao, ali ne i za kasu. O toj razlici ima poseban tekst, promet nije zarada.

Počni od najstarijeg

Otvori listu, pogledaj šta je najstarije i kreni odatle. Ne od najvećeg iznosa, nego od najdužeg kašnjenja. Stari dug se ne popravlja sam i svaki dan koji prođe čini ga težim za naplatu. Omni ti tu listu drži urednom i poredanom, dokle god uplate upisuješ kad stignu. Ostatak je na tebi, i to kažemo unaprijed.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.