Šta poslati knjigovođi na kraju mjeseca

Peti je u mjesecu i stigla je poruka od knjigovođe: „Pošalji mi papire za prošli mjesec." Odgovoriš „može, danas" i onda cijelo popodne prođe u traženju. Nekoliko faktura je u fascikli, dvije u sveščici jer si ih pisao na terenu, jedna je ostala samo kao slika u Vajberu. Postoje i dvije fakture pod istim brojem, iz onog dana kad ste ti i kolega pisali istovremeno, a između 14 i 16 nema ničega jer je 15 poderana i bačena. Onda knjigovođa nazove i pita ono najgore pitanje: je li ova faktura naplaćena.

U Omniju se taj dan svede na petnaest minuta. Ne zato što program radi knjigovodstvo, nego zato što je sve numerisano i na jednom mjestu još dok nastaje.

Šta knjigovođi zapravo treba

Kad se skine nervoza, lista je kratka. Treba mu potpun i uredno numerisan niz izdatih dokumenata, bez rupa i bez duplikata. Treba mu evidencija šta je od toga naplaćeno, a šta još stoji. I treba mu pregled troškova, složen tako da se vidi šta je šta.

Nijedna od te tri stvari nije komplikovana. Sve tri postaju komplikovane samo ako se prave unazad, jednom mjesečno, iz sjećanja.

Kako to izgleda u Omniju, korak po korak

Brojevi. Dokument dobija broj sam, po godini i bez duplikata: FAK-3/2026, pa 4, pa 5. Ne postoji trenutak u kojem ti i kolega dodijelite isti broj, jer broj ne dodjeljujete vi nego program. Isto važi za radne naloge, RN-1/2026, a nalog se jednim potezom pretvara u fakturu, pa se ne prekucava ništa. Kako uopšte nastane dupli broj i šta onda, pisali smo posebno.

Dokumenti. Na ekranu Dokumenti stoje fakture, predračuni i ponude na istom spisku, s prekidačima za tip i pretragom po broju ili imenu. Svaki dokument ima dugme Štampaj / PDF, pa kopiju možeš izdati ponovo bilo kad — i kad kupac u martu javi da je izgubio onu iz oktobra. PDV je prekidač na samom dokumentu, 17%, i podrazumijevano je isključen: ko nije u sistemu PDV-a, njemu na fakturi piše „Bez PDV-a" i ne mora ništa podešavati.

Naplata. Otvoriš Otvorene stavke i vidiš tabelu s kolonama Broj, Datum, Dospijeće, Kašnjenje, Kupac, Iznos, Plaćeno i Preostalo. Uplatu upisuješ tu, dugmetom Uplata u redu dokumenta, cijelu ili djelimičnu, s načinom plaćanja. Na pitanje „je li ovo naplaćeno" odgovor od tada postoji u programu, a ne u tvom pamćenju.

Troškovi. Na ekranu Troškovi biraš mjesec, a svaki unos ima datum, kategoriju — Najam, Plate, Režije, Dobavljač, Marketing ili Ostalo — iznos i napomenu. Iznad tabele stoji zbir za taj mjesec, razbijen po kategorijama, pa ne moraš ništa sabirati.

Predaja. Ovdje je najvažnije znati koje dugme radi šta. Fakture za tačan period izvoziš s ekrana Izvještaji: postaviš Od i Do ili klikneš Prošli mjesec, pa dugme Izvezi za knjigovođu. Dobiješ tabelu za Excel s kolonama Broj, Datum, Dospijeće, Kupac, Osnovica, PDV, Ukupno, Plaćeno, Preostalo i Status, i redom UKUPNO na dnu kao kontrolnim zbirom. Troškove izvoziš s ekrana Troškovi, dugmetom Izvezi u Excel, za mjesec koji je postavljen. Isto dugme stoji i na listama Dokumenti, Radni nalozi, Kupci i Skladište, s tim da tamo izvozi ono što trenutno vidiš na ekranu, bez filtera po datumu. Pojedinačne dokumente koji trebaju preuzmeš kao PDF.

Kad dođe peti u mjesecu, ti u suštini ništa ne sastavljaš. Postaviš period, izvezeš, pošalješ.

Omni nije knjigovodstvo, i to treba reći odmah

Ovdje treba biti potpuno jasan, da ne bude nesporazuma poslije prve pretplate.

Omni ne radi PDV prijave ni KIF i KUF. Ne pravi bilanse, ne obračunava plate i nema šihtericu. Nema fiskalizacije, fiskalnog printera ni e-fakture, nema veze s bankama, pa se izvodi ne povlače sami. Nema ni ulazne fakture od dobavljača. I ne šalje mailove umjesto tebe: fajl preuzmeš pa ga pošalješ sam, kako mu već i inače šalješ.

Omni radi uz knjigovođu, ne umjesto njega. Njegov posao je da ono što nastaje u firmi — nalozi, fakture, uplate, troškovi — bude uredno, numerisano i na jednom mjestu do trenutka kad se predaje. Knjigovođa i dalje radi svoj dio, samo bez telefoniranja i bez rekonstrukcije.

To je, iskreno, i najveća ušteda. Ne u softveru, nego u tome što peti u mjesecu prestane biti cijelo popodne.

I jedna kopija za sebe

U Postavkama, u odjeljku Backup podataka, stoji dugme Izvezi sve: preuzmeš jedan JSON fajl sa svim podacima firme i držiš ga sa strane. To nije ono što se šalje knjigovođi — njemu ide tabela iz izvoza — nego tvoja arhiva, za slučaj da ti zatreba. Vraćanje podataka nije dugme u aplikaciji; ako zatreba, ide preko nas.

Kraj mjeseca kao rutina, ne kao akcija

Firme koje ovo riješe obično kažu istu stvar: nije se promijenilo to koliko rade, nego to što više ne postoji dan u mjesecu kojeg se unaprijed pribojavaju.

Ista disciplina se isplati i tebi lično, jer iz tih istih podataka izlaze i izvještaji o prometu, naplati i zaradi. Knjigovođi trebaju papiri, tebi treba slika stanja — a puni se jedno te isto.

Radi svejedno da li si auto servis, vodoinstalater ili salon: dokument je dokument, numeracija je numeracija, a naplata se vodi isto. Šta sve ulazi u jednu cijenu, piše na stranici s cijenama.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.