Izvještaji za malu firmu: promet, naplata i zarada

Zadnji je dan u mjesecu, pola devet navečer. Sjediš sa sveskom, kalkulatorom i fasciklom faktura i pokušavaš odgovoriti na jedno pitanje: je li ovaj mjesec bio dobar. Osjećaj kaže da jeste — radilo se svaki dan, nekoliko puta si ostajao i poslije pet. Ali na računu nema više para nego prošlog mjeseca, i to se nikako ne poklapa.

Onda počneš računati. Sabereš izdate fakture i dobiješ lijepu cifru. Pa se sjetiš da tri od njih nisu plaćene. Jedna je plaćena pola, a druga polovina „stiže sljedeće sedmice" već treću sedmicu. Onda tražiš troškove: račun za dijelove je u fascikli, za gorivo na telefonu, za struju negdje u pretincu, a onaj za alat ne nalaziš uopšte.

Poslije sat vremena imaš broj u koji ni sam nisi siguran i rečenicu koja se ponavlja iz mjeseca u mjesec: „mislim da smo bili oko nule". Na osnovu tog osjećaja onda odlučuješ hoćeš li uzeti još jednog radnika, hoćeš li kupiti mašinu i hoćeš li dići cijene. To je skupa odluka za tako slabu podlogu.

Četiri brojke, ne jedna

Problem obično nije matematika, nego to što jedna brojka nosi teret koji ne može ponijeti. Mala firma treba četiri, i one nisu ista stvar.

Promet je koliko si fakturisao u mjesecu. To je mjera posla, ne mjera para.

Naplaćeno je koliko je od toga stvarno leglo. Jedino se to može potrošiti.

Za naplatu je razlika: ko duguje, koliko i do kada. Tu su i djelimične uplate — kupac koji je dao pola nije ni plaćen ni neplaćen, i dok taj podatak nigdje ne piše, on živi samo u tvojoj glavi.

Troškovi su sve što je izašlo: dijelovi, materijal, gorivo, režije, složeno po kategorijama.

Iz toga izlazi brojka zbog koje se sve i računa. U Omniju je zarada naplaćeno minus troškovi — nikad fakturisano minus troškovi. Faktura koju niko nije platio nije zarada nego obećanje, i mjesec u kojem si mnogo fakturisao a malo naplatio nije dobar mjesec, ma kako izgledao u svesci.

Izvještaj se puni dok radiš

Ovo je važnije od samog izvještaja: ne postoji korak u kojem sjedaš i „praviš" statistiku. Brojke dolaze iz posla koji ionako radiš.

Napišeš radni nalog, dodaš stavke rada i dijelova iz cjenovnika, i nalog se jednim potezom pretvara u fakturu s automatskim brojem po godini. Kad kupac plati, uplatu upišeš — cijelu ili djelimičnu — i iznos se seli iz „za naplatu" u „naplaćeno". Trošak uneseš onda kad ga imaš, s kategorijom, dok ti je račun još u ruci. Kraj mjeseca više nije rekonstrukcija nego pogled u ekran.

Zato i nema onog trenutka u kojem tražiš račun za alat od prije šest sedmica. Ako je unesen tada, tu je i danas.

Mjesec do mjeseca, na grafu

Jedan mjesec ne govori mnogo. Šest ih govori sve. Kad se promet, naplaćeno i troškovi slože po mjesecima na graf, stvari koje si slutio postanu vidljive.

Vidiš sezonu — auto servisu skoči jesen i proljeće, salonu decembar, teretani januar pa pad u ljeto. Vidiš i onu neugodniju stvar: je li rast prometa donio rast zarade ili samo rast troškova. Firma koja svake godine radi više, a na kraju ima isto, obično ne zna tačno gdje curi — a graf pokaže u kojem mjesecu je razmak između te dvije linije počeo rasti.

I vidiš koliko dugo ti novac stoji kod kupaca. Ako je „za naplatu" svakog mjeseca približno jednako velik, nemaš problem sa cijenama nego sa naplatom, a to se rješava drugačije.

Šta Omni tu ne radi

Da znaš unaprijed: Omni nije knjigovodstveni program. Nema PDV prijava, bilansa, obračuna plata ni šihterice — to ostaje kod knjigovođe, a Omni mu daje uredne dokumente i brojke da može raditi svoj dio. Kako to izgleda na kraju mjeseca, pisali smo u tekstu o tome šta knjigovođa traži i kako mu to predati.

Nema ni fiskalizacije, fiskalnog printera ni e-fakture. I ne šalje ništa mailom umjesto tebe: dokument preuzmeš kao PDF pa ga proslijediš sam, kako već šalješ.

Izvještaji ti neće reći ni šta da uradiš. Reći će ti gdje si, a to je taman ono što u pola devet navečer nedostaje.

Odluka na osnovu brojke i odluka na osnovu osjećaja izgledaju isto dok se donose. Razlikuju se tek za tri mjeseca, kad se vidi je li bila tačna. Ako te zanima šta stoji iza cijene i koliko toga ulazi u nju, tu je pregled cijena.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.