Promet nije zarada: gdje ti odlazi novac

Mjesec je bio odličan, a računa nema

Prvi je u mjesecu. Sabereš fakture koje si izdao i ispadne 14.600 KM. To je najbolji mjesec ove godine. Kažeš ženi da je bilo dobro.

Onda ideš platiti najam i vidiš da nemaš. Provjeriš račun, ima nešto sitno. Sjetiš se da još čekaš onu firmu s pumpe i onog s dvije fakture iz prošlog mjeseca.

Nije ti mjesec bio loš. Samo si gledao pogrešnu cifru.

Pet brojeva koji nisu isti broj

Većina vlasnika radi s jednim brojem u glavi, „koliko sam napravio“. To je zapravo pet različitih stvari.

Fakturisano. Zbir svega što si izdao. Papir. Ovo je broj koji te vara jer izgleda najveće.

Naplaćeno. Koliko je stvarno leglo. Novac.

Za naplatu. Razlika. Ovo je tvoj novac koji je kod nekog drugog.

Troškovi. Najam, plate, režije, dobavljači, sve što je izašlo.

Zarada. Naplaćeno minus troškovi. Ne fakturisano minus troškovi.

Faktura nije novac. Faktura je obećanje da će biti novca. Dok kupac ne plati, ta cifra ti ne pomaže ni na jednom mjestu gdje ti treba.

Isti mjesec, iskreno

Uzmimo taj juli s 14.600 KM i rasklopimo ga.

Izdao si jedanaest faktura, ukupno 14.600 KM. Od toga je naplaćeno 9.100 KM. Za naplatu je ostalo 5.500 KM, u tri fakture, i sve tri su kod firmi koje „plaćaju kad zatvore mjesec“.

Troškovi u istom mjesecu: najam 800, plate 3.200, režije 640, dobavljač 760. Ukupno 5.400 KM.

Zarada je 9.100 minus 5.400, dakle 3.700 KM.

To je razlika između 14.600 i 3.700. Nije mala. I nije greška u računu, nego u tome koji broj gledaš. Onih 5.500 KM nije nestalo, ali ovog mjeseca nije bilo tvoje.

Napomena za one koji izdaju račun s PDV-om: Omni tada zaradu računa od osnovice naplaćenog, jer PDV nije prihod firme nego prolazi kroz nju. Na ekranu su osnovica i PDV posebne stavke pa vidiš oba.

Kako to izgleda u Omniju

U Izvještajima izabereš period, gore stoje kartice. Prve tri su „Promet, fakture“, „Naplaćeno“ i „Za naplatu“. Ispod naplaćenog piše koliki je to procenat fakturisanog, u našem primjeru 62%. Niže u istom nizu, iza osnovice i PDV-a, stoje „Troškovi“ i „Zarada“, a ispod zarade doslovno piše kako je dobijena: naplaćeno minus troškovi.

Ne moraš ništa računati. Ne moraš vjerovati ni meni ni sebi na riječ. Brojevi stoje jedan pored drugog i vidiš koliko je razmak.

Svaka kartica poredi izabrani period s prethodnim, jednako dugim. Ako gledaš ovaj mjesec, poredi se s istim brojem dana prošlog mjeseca, i to samo do danas, da ti sedmi juli ne ispadne pad u odnosu na cijeli juni.

Djelimične uplate se broje kako jesu. Ako je faktura od 3.000 KM plaćena s 1.000, u naplaćeno ide hiljadu, u za naplatu dvije. Uplatu snimiš na samom dokumentu, dugme „Snimi uplatu“, i sve uplate ostaju izlistane ispod.

Ko te drži i koliko dugo

U izvještajima postoji tab „Naplata i troškovi“, a u njemu tabela nenaplaćenog po starosti duga: 0–30, 31–60, 61–90 i preko 90 dana. Tabela daje zbir po svakom rasponu, ne spisak imena. Starost se broji od roka plaćanja, ne od datuma izdavanja, pa faktura s rokom od trideset dana ne izgleda kao kašnjenje čim je izdaš.

Ova tabela je neugodna prvi put kad je otvoriš. Kod većine se u redu preko 90 dana nađe iznos koji nisu očekivali, jer su bili sigurni da je to davno naplaćeno.

Omni ti neće poslati opomenu, ni mail ni SMS, to program ne radi. Tabela ti kaže koliko visiš i koliko dugo, a ko konkretno duguje vidiš u Dokumentima, gdje uz svaku fakturu stoji kupac i status. Otvoriš kupca i tu ti je njegov telefon, na klik.

Troškovi koje niko ne upisuje

Zarada bez troškova ne postoji. Ako u Omni ne upisuješ šta izlazi, „Zarada“ će ti pokazivati naplaćeno i to je sve.

Troškovi imaju svoju stranicu. Dodaš datum, kategoriju, iznos i napomenu. Kategorije su najam, plate, režije, dobavljač, marketing i ostalo. Biraš mjesec i vidiš ukupno, broj stavki i koja kategorija je najveća.

Traje petnaest sekundi po stavci. Većina firmi ima desetak troškova mjesečno, znači nekih tri minuta posla za broj koji ti govori jesi li na plusu.

I fakture i troškove izvezeš u Excel jednim dugmetom, sa zbirnim redom na dnu. Koristi to kad šalješ knjigovođi, umjesto da mu nosiš kesu papira.

Šta s tim uraditi

Prva stvar, prestani gledati fakturisano kao rezultat. To je koliko si radio, ne koliko si zaradio.

Druga, jednom sedmično otvori naplatu po starosti. Ako preko 60 dana stoji iznos, otvori Dokumente, nađi te fakture i nazovi. Deset minuta.

Treća, upisuj troškove kako nastaju. Ne krajem mjeseca po sjećanju.

Poslije dva-tri mjeseca imaš stvarnu sliku: kad ti novac ulazi, ko te redovno drži i koliko ti od prometa zaista ostane. To je razlika između vođenja firme i nagađanja.

Omni je program za male uslužne firme u BiH, 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno i ne treba kartica. Otvori nalog i upiši jedan mjesec unazad, pa vidi kako ti stvarno stoji.