Promet nije zarada — gdje ti odlazi novac

Mjesec je bio odličan, a računa nema

Prvi je u mjesecu. Sabereš fakture koje si izdao i ispadne 14.600,00 KM, najbolji mjesec ove godine. Onda ideš platiti najam i vidiš da nemaš. Provjeriš račun, ima nešto sitno, pa se sjetiš da još čekaš onu firmu s pumpe i onog s dvije fakture iz prošlog mjeseca. Nije ti mjesec bio loš, samo si gledao pogrešnu cifru.

Zato Omni u Izvještajima ne pokazuje jedan broj nego pet, jedan pored drugog: promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu. Zarada je naplaćeno minus troškovi, nikad fakturisano minus troškovi.

Pet brojeva koji nisu isti broj

Fakturisano. Zbir svega što si izdao. Papir. Ovo je broj koji te vara jer izgleda najveće.

Naplaćeno. Koliko je stvarno leglo. Novac.

Za naplatu. Razlika. Tvoj novac koji je kod nekog drugog.

Troškovi. Najam, plate, režije, dobavljači, sve što je izašlo.

Zarada. Naplaćeno minus troškovi.

Faktura nije novac, faktura je obećanje da će biti novca. Dok kupac ne plati, ta cifra ti ne pomaže ni na jednom mjestu gdje ti novac treba.

Gdje to stoji u Omniju

U Izvještajima izabereš period i gore stoje kartice. Prve tri su „Promet, fakture“, „Naplaćeno“ i „Za naplatu“. Ispod naplaćenog piše koliki je to procenat fakturisanog. Niže u istom nizu, iza predračuna, osnovice, PDV-a i prosjeka po fakturi, stoje „Troškovi“ i „Zarada“, a ispod zarade doslovno piše kako je dobijena: naplaćeno minus troškovi.

Ne moraš ništa računati ni vjerovati nikome na riječ. Brojevi stoje jedan pored drugog i vidiš koliki je razmak.

Svaka kartica poredi izabrani period s prethodnim, jednako dugim. Ako gledaš ovaj mjesec, poredi se s istim brojem dana prošlog mjeseca, i to samo do danas, da ti sedmi juli ne ispadne pad u odnosu na cijeli juni.

Djelimične uplate se broje kako jesu. Ako je faktura od 3.000,00 KM plaćena s 1.000,00 KM, u naplaćeno ide hiljadu, u za naplatu dvije. Uplatu snimiš na samom dokumentu, dugme Snimi uplatu, i sve uplate ostaju izlistane ispod.

Ko izdaje račun s PDV-om: Omni tada zaradu računa od osnovice naplaćenog, jer PDV nije prihod firme nego kroz nju prolazi. Na ekranu su osnovica i PDV posebne kartice, pa vidiš oba.

Isti mjesec, iskreno

Uzmimo taj juli i rasklopimo ga na te kartice.

Izdao si jedanaest faktura, ukupno 14.600,00 KM. Od toga je naplaćeno 9.100,00 KM. Za naplatu je ostalo 5.500,00 KM, u tri fakture, i sve tri su kod firmi koje „plaćaju kad zatvore mjesec“.

Troškovi u istom mjesecu: najam 800,00 KM, plate 3.200,00 KM, režije 640,00 KM, dobavljač 760,00 KM. Ukupno 5.400,00 KM.

Zarada je 9.100,00 KM minus 5.400,00 KM, dakle 3.700,00 KM.

To je razlika između 14.600,00 KM i 3.700,00 KM. Nije mala. I nije greška u računu nego u tome koji broj gledaš. Onih 5.500,00 KM nije nestalo, ali ovog mjeseca nije bilo tvoje.

Ko te drži i koliko dugo

U Izvještajima postoji tab Naplata i troškovi, a u njemu kartica „Naplata po starosti“ s tabelom nenaplaćenog: 0–30, 31–60, 61–90 i preko 90 dana. Tabela daje zbir po svakom rasponu, ne spisak imena. Starost se broji od roka plaćanja, a kad na fakturi roka nema, od datuma izdavanja, pa faktura s rokom od trideset dana ne izgleda kao kašnjenje čim je izdaš.

Ta tabela je neugodna prvi put kad je otvoriš. Kod većine se u redu preko 90 dana nađe iznos koji nisu očekivali, jer su bili sigurni da je to davno naplaćeno.

Troškovi koje niko ne upisuje

Zarada bez troškova ne postoji. Ako u Omni ne upisuješ šta izlazi, „Zarada“ će ti pokazivati naplaćeno i to je sve.

Troškovi imaju svoju stranicu. Dodaš datum, kategoriju, iznos i napomenu. Kategorije su najam, plate, režije, dobavljač, marketing i ostalo. Biraš mjesec i vidiš ukupno, broj stavki i koja kategorija je najveća. Traje petnaest sekundi po stavci, a većina firmi ima desetak troškova mjesečno, znači nekih tri minuta posla za broj koji ti govori jesi li na plusu.

I fakture i troškove izvezeš dugmetom Izvezi u Excel. Koristi to kad šalješ knjigovođi, umjesto da mu nosiš kesu papira.

Šta tabela radi, a šta ti

Tabela ti kaže koliko visiš i koliko dugo, a ko konkretno duguje vidiš u Dokumentima i na Otvorenim stavkama; otvoriš kupca i tu ti je njegov telefon, na klik, uz nacrt poruke s tačnim iznosom koji pročitaš prije nego ode. Zvati moraš sam — i to je namjerno, jer opomena koja ode bez tvog oka umije otići i onom ko je jučer platio.

Knjigovodstvo ostaje knjigovođi: PDV prijava, KIF i KUF su njegov posao, a fiskalni račun izdaje kasa. Račun dobavljača ide mimo programa, i traži internet.

Šta s tim uraditi

Prva stvar, prestani gledati fakturisano kao rezultat. To je koliko si radio, ne koliko si zaradio.

Druga, jednom sedmično otvori naplatu po starosti duga. Ako preko 60 dana stoji iznos, otvori Dokumente, nađi te fakture i nazovi. Deset minuta.

Treća, upisuj troškove kako nastaju, ne krajem mjeseca po sjećanju.

Poslije dva-tri mjeseca imaš stvarnu sliku: kad ti novac ulazi, ko te redovno drži i koliko ti od prometa zaista ostane. Ako je problem baš u onima koji kasne, tu je kako naplatiti od onih koji kasne.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.