Kako izdati predračun za avans prije posla

Klijent hoće klime u tri prostorije. Dogovor je usmen, cijena okvirna, a opremu moraš naručiti prije nego iko izađe na teren. Kažeš mu da za to treba avans, a on odgovori: nema problema, samo mi pošalji predračun da imam po čemu uplatiti. I tu obično zastane. Faktura ne dolazi u obzir jer posao nije počeo, ponuda mu ne pomaže jer po njoj ne može uplatiti, pa otvaraš zadnji predračun koji si negdje sačuvao, prepisuješ ga preko i ostavljaš isti broj jer se stvarno ne sjećaš koji je bio zadnji.

U Omniju je predračun ravnopravan dokument

Predračun stoji uz fakturu i ponudu i pravi se istim tokom. Otvoriš Dokumente, biraš Novi predračun. Kupca uzimaš iz baze, a ako ga nema, dodaš ga u tom koraku i ostaje ti trajno, s kontaktom i historijom. Zatim stavke: uređaje biraš iz skladišta, iz padajućeg spiska koji pokazuje stanje i prodajnu cijenu, pa se naziv i cijena upišu sami, a montažu dodaješ kao uslugu, s količinom i cijenom po jedinici. Program sabira, odvojeno robu i odvojeno rad.

PDV je prekidač na samom dokumentu i podrazumijevano je isključen. Ko nije u sistemu PDV-a, ne dira ništa i na papiru mu piše „Bez PDV-a". Ko jeste, uključi ga i 17 posto ide posebnom stavkom.

Broj dodjeljuje program: po godini, i svaka vrsta dokumenta ima svoj niz — PRE-1/2026 za predračune, FAK-1/2026 za fakture. Ne može se ponoviti ni kad dvoje iz ureda izdaje dokumente u isto vrijeme. Na kraju je dugme Štampaj / PDF, pa papir ili fajl šalješ kupcu. Dio posla koji je do sada trajao pola sata prepisivanja gotov je prije nego se skuha kafa.

U listi Dokumenti postoji filter po vrsti, pa jednim klikom gledaš samo predračune. To je koristan spisak sam po sebi: to su poslovi koje si obećao a nisu još krenuli, i odmah se vidi koji od njih stoje predugo. Predračun pritom ne otvara radni nalog i ne ulazi u Otvorene stavke — tamo idu samo fakture. Ni roba ne silazi sa zaliha sama od sebe: to je poseban potez, dugme Skini sa zaliha na dokumentu, i dok je roba vani stavke se ne mogu mijenjati.

Kad avans legne, ostatak se ne zaboravi

Najčešća rupa u malim firmama nije nenaplaćen posao nego napola naplaćen: avans stigao, posao gotov, faktura izdata, a razlika visi mjesecima jer je niko ne vodi.

Uplate se u Omniju snimaju na fakturi. Otvoriš je i klikneš Snimi uplatu: iznos, način plaćanja — gotovina, kartica ili transfer — i napomena. Zato avans i ne visi u zraku: kad se posao završi i faktura izda, upišeš koliko je već plaćeno, a program vodi koliko je ostalo. Faktura tada nije ni plaćena ni neplaćena nego djelimično plaćena, i takva stoji na stranici Otvorene stavke, gdje su kolone dospijeće, kašnjenje u danima, iznos, plaćeno i preostalo. Vrh stranice sabira koliko je ukupno za naplatu i koliko dana kasni najstarija stavka.

Kad se posao odradi, ne kreće se ispočetka. Otvaraš radni nalog za tog kupca i predmet, stavke se opet nude iz istog kataloga, dopišeš šta je stvarno potrošeno, a gotov nalog dugmetom Generiši dokument iz naloga pretvaraš u fakturu. Predračun, nalog i faktura ostaju uz istog kupca, u njegovoj kartici, pa se cijeli posao čita s jednog mjesta — i za godinu dana. Nađeš ga pretragom na Ctrl+K, na Macu ⌘K, po imenu kupca ili broju dokumenta.

Izvještaji odvajaju promet po fakturama, promet po predračunima, naplaćeno i za naplatu, a zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, ne kao fakturisano. Fakturisano nije novac dok ne sjedne na račun.

Duplikat broja koji se ne može desiti

Duplikat je sitnica dok ne postane problem. Obično onda kad knjigovođa nađe dva dokumenta s istom oznakom, ili kad kupac uplati po jednom, a ti gledaš u drugi. Brojeve dodjeljuje program, ne čovjek, pa taj razgovor otpada. Uz to, Dnevnik izmjena trajno bilježi šta je kreirano, izmijenjeno i obrisano, ko je to uradio i kada, pa nema rasprave o tome ko je dirao iznos.

Šta Omni radi s predračunom

Predračun šalješ ti: PDF preuzmeš pa ga pošalješ kako već komuniciraš s tim čovjekom, ili mu daš Connect link na kojem ga otvori bez prijave.

Svaku uplatu upisuješ ti kad legne — izvod se ne uvlači sam, pa je stanje ono koje si ti potvrdio, a ne ono koje je banka stigla proknjižiti. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijavu, KIF i KUF, bilanse i plate radi knjigovođa, kojem Omni preda uredan izvoz. Programu treba internet.

Isto u svakoj djelatnosti

Predračuni, nalozi i naplata rade isto svuda — od klima servisa do auto servisa — mijenjaju se samo nazivi ekrana po djelatnosti koju izabereš pri registraciji, pa se predmet negdje zove Uređaj, negdje Vozilo, a negdje Objekat.

Ako te više muči drugi dio priče, onaj poslije izdavanja, o njemu ima poseban tekst: praćenje naplate i otvorenih stavki. A ako ti prije predračuna treba raspisana ponuda, počni odavde: kako napisati ponudu za posao.

Sve radi u pregledaču, bez instalacije, na telefonu i računaru, a sve funkcije su u jednoj cijeni, bez modula i doplata.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.