Kad nema posla u firmi, šta raditi te sedmice

Utorak, druga sedmica avgusta. Pola grada je na moru, telefon je zvonio dvaput i oba puta je bio dobavljač. Jedan radnik pere alat po treći put, drugi sjedi na gajbi i skrola telefon. Ti gledaš u vrata i čekaš da neko uđe.

Zatišje nije greška u poslu. Ono je dio godine, isto kao februar, sedmica poslije Bajrama i onih deset dana dok svi čekaju platu. Ali je to i jedino vrijeme kad imaš mira za četiri posla koji se stvarno plate, a sva četiri su u Omniju već posložena kao gotov spisak — ne praviš ih, samo ih prođeš. Evo redom, po ekranima.

Prvo: naplati ono što si već zaradio

Mrtva sedmica je pravo vrijeme za telefon, jer imaš mira za razgovor koji nije na brzinu između dva auta.

Pod Finansije otvoriš Otvorene stavke. Tu je spisak neplaćenih i djelimično plaćenih faktura, poredan po dospijeću, s brojkom koliko je preostalo i koliko je dana prošlo. Krećeš od najstarijih. Ako je neko platio dio, vidi se ostatak, pa razgovor ide o pravoj brojci a ne o cijelom iznosu. Kad ti kupac kaže da nije dobio račun, otvoriš dokument, preuzmeš PDF i odštampaš uplatnicu — dokument ostaje u programu, kopiju izdaješ bilo kad. Kad para legne, uplatu upišeš na taj dokument i stavka se sama skine sa spiska.

Deset poziva u dva dana obično donese više nego cijela ta sedmica posla, samo je manje vidljivo jer se ne vrti alat. Kako ide taj razgovor kad neko kasni mjesecima, opisano je u tekstu kako naplatiti od onih koji kasne.

Drugo: popis skladišta, dok imaš vremena

Popis u gužvi niko ne radi kako treba. U zatišju ga uradiš mirno, i to s ljudima koji ionako nemaju šta raditi.

Prođeš police i uporediš sa stanjem u Skladištu. Gdje se ne slaže, upišeš kretanje tipa „Prilagođavanje" s napomenom — svako kretanje ostaje zapisano s datumom, kao ulaz, izlaz ili prilagođavanje, pa se poslije zna šta se dogodilo i zašto. Usput postavi minimum na artikle koje stalno trošiš, da te program upozori prije nego ostaneš bez njih. Ako popis već vodiš u Excelu, ubaciš ga uvozom umjesto da ga kucaš red po red.

Na kraju pogledaj šta stoji predugo. Uz artikal stoje nabavna i prodajna cijena, program računa vrijednost zalihe, a u Izvještajima ide pregled troškova i marže. Odmah se vidi koliko para spava na polici i na čemu zapravo ne zarađuješ. Detaljnije o samom popisu ima u tekstu inventura u maloj firmi.

Treće: cjenovnik koji je zastario prošle jeseni

Skoro svaka mala firma ima cijene koje su „otprilike" i koje su starije nego što misli. U gužvi ih niko ne dira, jer nema kad.

Pod „Roba i usluge" stoji Katalog usluga. Program ti odmah pokaže koliko usluga ima cijenu, koliko ih je bez nje i kolika je prosječna, tako da tačno znaš koliko ti je posla ostalo. Prođeš spisak, upišeš cijene, i te se stavke poslije nude same dok pišeš radni nalog ili dokument. Cijena više ne zavisi od toga ko od ekipe piše nalog i kakve je volje.

Ako je firma narasla otkako si zadnji put gledao ko šta vidi, iskoristi zatišje i za to. U Korisnicima biraš koje tabove vidi koja uloga — vlasnik, admin, kancelarija, majstor — a člana koji više ne radi kod tebe deaktiviraš. U Dnevniku izmjena piše ko je šta mijenjao, pa se stara pitanja tipa „ko je ovo obrisao" zatvaraju sama.

Četvrto: pozovi stare kupce, ali imaj razlog

Zadnji posao se najčešće izbjegava, a obično donese najviše. Kupci koji su bili prije godinu dana i nisu se vratili nisu izgubljeni, samo ih niko nije podsjetio.

U Kupcima ispod svakog imena stoji historija: šta je rađeno, kad i po kojoj cijeni. Kod vozila je na Početnoj kartica onih kojima je servis dospio, po kilometraži sa zadnjeg naloga i broju mjeseci od tada. Za teretane isto vrijedi za Članarine kojima ističe rok. Ko pristane, njemu odmah upišeš termin u Kalendar, a taj se termin kasnije jednim potezom pretvara u radni nalog.

Šta program radi u zatišju, a šta ti

Poziv je tvoj i telefon je tvoj — Omni ti kaže koga zvati i s čim početi razgovor, a to je cijela razlika između mučnog i normalnog poziva. Na kartici kupca stoji i nacrt poruke koji pročitaš i izmijeniš prije nego se pošalje, pa ti ni prvi red ne pada na pamet iz čista mira.

Ako hoćeš da se dio termina javlja sam od sebe, u Postavkama uključiš javni link za zahtjeve za termin i staviš ga u Instagram bio — kupac izabere slobodno vrijeme i pošalje zahtjev, a ti ga potvrdiš. Više o tome u tekstu kako zadržati kupca.

Sve četiri stvari staju u tri dana: naplata jedan dan, skladište jedan dan, cjenovnik jedno popodne, pozivi kad god uhvatiš vremena. Kad se gužva vrati, ništa od toga nećeš stići, a firma će raditi po cijenama i zalihama koje si posložio dok je bilo mirno.

Ako zatišje najavljuje sezonu koja tek dolazi, isti dani su prilika i za pripremu — spisak stoji u tekstu o pripremi firme za sezonu.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.