Kako napraviti inventuru bez rekonstrukcije godine

Trideseti decembar, nedjelja, pola pet poslije podne. Radionica je zatvorena, a ti si unutra s blokom i tabelom koju je neko davno nazvao „SKLADISTE final KONACNO". Filteri ulja: tabela kaže četrnaest, na polici ih devet. Do devet navečer prešao si pola skladišta, brojke se ne slažu skoro nigdje, a sutra knjigovođa čeka popisnu listu.

Problem nije brojanje. Problem je što dvanaest mjeseci nigdje nije pisalo šta je ušlo i šta izašlo, pa popis nije provjera nego rekonstrukcija cijele godine. U Omniju se to okreće naopako: zaliha se vodi kroz godinu, a na dan popisa samo porediš policu s ekranom.

Kroz godinu: svaka promjena je jedno kretanje

U Skladištu svaki artikal ima trenutnu zalihu, a svaka promjena se upisuje kao kretanje. U padajućem izborniku su tri vrste: Ulaz (+), Izlaz (−) i Prilagođavanje (±). Uz svako ide količina i napomena, i sve ostaje zabilježeno s datumom.

U praksi je to nekoliko sekundi posla. Stigne roba od dobavljača — upišeš Ulaz. Ugradiš filter — upišeš Izlaz i u napomenu staviš na koji je nalog otišao. Kad se u decembru zapitaš gdje je pet filtera, ne nagađaš: na artiklu stoji spisak „Posljednja kretanja" s kolonama Datum, Tip, Količina i Napomena, pa vidiš kad su izašli i uz šta.

Ako hoćeš da ti decembar bude još kraći, jednom mjesečno prođi samo ono što se najbrže troši — filtere, ulja, potrošni materijal. Deset artikala, deset minuta. Manjak koji uhvatiš u martu još se dade objasniti; onaj koji nađeš u decembru je samo brojka bez priče.

Uz artikal stoji i ono što tabela nikad nije znala. Minimum: upišeš granicu i lista označi artikal čim zaliha padne na nju, prije nego što kupac čeka dio kojeg nema. Nabavna i prodajna cijena: u zaglavlju Skladišta stoje Vrijednost (nabavna) i Vrijednost (prodajna), pa krajem godine ne procjenjuješ koliko roba na polici vrijedi. Jedinica: kom, L, kg, m, m², m' ili set, tako da isto skladište pokriva i automehaničara s filterima i majstora koji vodi kabal na metre.

Prva inventura je zadnji popis „po starom"

Prelazak zaboli jednom. Prebrojiš police kako si i dosad, popis složiš u Excelu, pa u Skladištu klikneš „Uvezi iz Excela". Kolone su Šifra, Naziv, Kategorija, Jedinica, Zaliha, Minimum, Nabavna cijena, Prodajna cijena i Dobavljač, a prepoznaju se i uobičajene varijante naziva. Prije upisa vidiš pregled — koje su kolone prepoznate, koliko je redova novo, koliko ih već postoji — i biraš hoćeš li postojeće preskočiti ili ažurirati. Tek onda klikneš Uvezi. Od tog dana polica i tabela prestaju živjeti odvojene živote.

Na dan popisa: poređenje umjesto rekonstrukcije

Kad se stanje vodilo cijelu godinu, zadnji vikend u decembru izgleda drukčije. Prođeš police s telefonom u ruci — Omni radi u pregledniku, laptop ne moraš nositi među police — i porediš stvarno stanje s onim u programu. Kod većine artikala se poklopi i ideš dalje.

Gdje se razlikuje, upišeš Prilagođavanje (±) i u napomenu razlog: „popis 31.12., manjak 2 kom". Razlika je time zabilježena trajno i s objašnjenjem, a ne progutana u prepravljenoj ćeliji koju za mjesec dana niko neće umjeti pročitati. Kad se sakupi nekoliko takvih, iz napomena se vidi i gdje curi: artikal koji stalno fali obično znači da se izlazi ne upisuju, a ne da neko krade.

Ako u skladište ulazi više ljudi, svako kretanje ulazi i u Dnevnik izmjena, pa piše ko je šta upisao i kada. To ne služi traženju krivca nego pronalaženju rupe: obično se ispostavi da jedan čovjek uredno vodi ulaze, a niko ne vodi izlaze.

Na kraju iz Skladišta izvezeš popisnu listu. U fajlu su Šifra, Naziv, Kategorija, Jedinica, Zaliha, Minimum, Nabavna cijena, Prodajna cijena, Vrijednost zalihe, Dobavljač i oznaka „Ispod minimuma", a na dnu red UKUPNO s vrijednošću zalihe. To je lista iz koje knjigovođa stvarno nešto vidi.

Kako popis izgleda u Omniju

Popis radiš kroz Prilagođavanje i izvoz liste — bez popisne komisije, nultog stanja i zaključavanja skladišta dok se broji. Za malu firmu je to i cijela poenta: brojiš uz posao, ne umjesto posla.

Robu zavodiš prijemom po narudžbenici ili ručnim ulazom, a račun dobavljača ide knjigovođi, koji knjiži i inventurne razlike. Programu treba internet; ako je skladište u podrumu bez signala, prebrojiš na papir pa upišeš kad izađeš.

Mijenja se jedna stvar, ali ona sve nosi: u decembru brojiš da bi provjerio, a ne da bi se sjetio. Usput dobiješ i odgovor na pitanje koje si dosad procjenjivao — koliko roba na polici stvarno vrijedi.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.