Kako napraviti inventuru u maloj firmi bez haosa

Trideseti decembar, nedjelja, pola pet poslije podne. Radionica je zatvorena, ali ti si unutra — s blokom, olovkom i prošlogodišnjom Excel tabelom koju je neko nekad nazvao „SKLADISTE final KONACNO". Inventura. Ona obaveza koju cijelu godinu guraš pred sebe, dok ne ostane zadnji vikend u decembru.

Prva polica, filteri ulja. Tabela kaže četrnaest komada. Brojiš: devet. Gdje je pet filtera? Možda su ugrađeni na nekom nalogu pa niko nije zapisao. Možda ih je kolega uzeo uz „vratiću". Možda su prodani na brzinu preko pulta. Ne znaš — i nemaš odakle saznati, jer se o zalihi zadnji put nešto pisalo na prošloj inventuri.

Ideš dalje. Antifriz: tabela kaže šest, na polici osam. Višak je na svoj način gori od manjka — znači da neki ulaz nikad nije zaveden, pa ni nabavna vrijednost s kojom računaš ne vrijedi ništa. Do devet navečer prešao si pola skladišta i brojke se ne slažu skoro nigdje. Sutra je zadnji dan u godini, knjigovođa čeka popisnu listu, a ti sjediš među policama i pokušavaš iz glave rekonstruisati godinu dana posla.

Zašto se polica i papir nikad ne slažu

Problem nije brojanje. Brojanje je dosadno, ali jednostavno. Problem je sve što se dešavalo između dvije inventure: dijelovi su ulazili, izlazili, ugrađivali se, vraćali — a niko to nije stigao zapisati, jer usred posla nema vremena otvarati tabelu na laptopu koji je ionako u kancelariji.

Godišnja inventura tako prestaje biti provjera i postaje rekonstrukcija: pokušavaš u jednom danu sastaviti ono što se raspadalo dvanaest mjeseci. To ne može uspjeti, pa na kraju „štimaš" tabelu da se nekako poklopi — i sljedeću godinu počneš od jednako netačnog stanja.

U Omniju inventura počinje mnogo prije popisa

U Omniju skladište živi cijelu godinu, ne samo zadnjeg vikenda u decembru. Svaki artikal ima trenutnu zalihu, a svaka promjena se vodi kao kretanje — ulaz, izlaz ili prilagođavanje — s napomenom i trajnom historijom. Stigne roba od dobavljača: zavedeš ulaz. Ugradiš dio: zavedeš izlaz i u napomeni upišeš na šta je otišao. Kad se u decembru zapitaš gdje je pet filtera, ne nagađaš — otvoriš historiju kretanja tog artikla i vidiš kad je i uz šta izašao.

Usput dobiješ i ono što Excel tabela nikad nije znala. Postaviš minimum po artiklu, pa program žutom oznakom pokaže da je zaliha niska — prije nego što kupac čeka dio kojeg nema. Uz nabavnu i prodajnu cijenu vidiš maržu po komadu i, bitno za kraj godine, vrijednost cijele zalihe po nabavnoj i po prodajnoj cijeni. Jedinice mjere biraš po potrebi — komad, litar, kilogram, metar, set — pa isto skladište pokriva i automehaničara s filterima i majstora koji vodi kablove na metre.

A prva inventura u Omniju? To je zadnji popis „po starom": prebrojiš police, stanje ubaciš odjednom kroz uvoz CSV fajla, i od tog dana polica i tabela prestaju živjeti odvojene živote.

Na dan popisa: poređenje, ne rekonstrukcija

Kad se stanje vodilo cijelu godinu, popis na kraju godine izgleda ovako: prođeš police s telefonom u ruci — Omni radi u pregledaču, pa ne moraš nositi laptop među police — i porediš stvarno stanje s onim u programu. Tamo gdje se razlikuje, uneseš prilagođavanje s napomenom, recimo „popis 31.12., manjak 2 kom". Razlika je zabilježena trajno i s razlogom, a ne progutana u prepravljenoj ćeliji tabele.

Na kraju izvezeš stanje skladišta u Excel i knjigovođi pošalješ popisnu listu iz koje se stvarno nešto vidi.

Da znaš unaprijed i šta Omni tu ne radi: nema barkod skenera, police i dalje brojiš rukama i očima. I ne radi knjigovodstvo umjesto knjigovođe — PDV prijave, bilansi i knjiženje inventurnih razlika ostaju njegov posao. Omni mijenja ono prije toga: da mu pošalješ tačne brojke, a ne procjenu sastavljenu u nedjelju navečer.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi u skladištu i radionici. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.