Priprema firme za sezonu: šta srediti prije juriša

Prvi pravi topao dan, negdje oko dvadesetog maja. Do podne si imao devet poziva i svih devet je isto pitanje: možete li danas klimu. Prošle sedmice telefon nije zvonio tri dana zaredom.

Onda krene ono što svaka sezona donese. Freona ima još za dva-tri auta. Filtera nema u veličini koja ti najviše treba. Dvojica iz ekipe su planirala odmor baš u julu, jer si im u martu rekao „dogovorićemo se". Cjenovnik ti je od prošle godine, a dijelovi su u međuvremenu poskupjeli.

Sezona se ne gubi u julu. Gubi se u maju, dok još ima vremena da se stvari poslože. Isto vrijedi i obrnuto — grijanje se ne priprema kad padne prvi snijeg, nego u septembru.

Zalihe: ono što nestane trećeg dana

Prvi posao je spisak onoga što ti sezona pojede. To nije cijelo skladište, nego desetak-petnaest artikala koje trošiš svaki dan dok traje juriš.

U Omniju svakom artiklu možeš postaviti minimum. Kad stanje padne ispod tog broja, artikal dobije oznaku niske zalihe i vidiš ga bez traženja po policama. Ako ti je spisak već u nekoj tabeli, uvezeš ga preko CSV-a i ne kucaš ručno.

Dok si tu, upiši i nabavnu i prodajnu cijenu. Program ti onda pokaže maržu po komadu i vrijednost cijele zalihe. Prije sezone je pravi trenutak da vidiš da na jednom artiklu zarađuješ dvije marke, a mislio si da zarađuješ deset.

Cjenovnik prije nego krene juriš

Kad počne gužva, cijene se izgovaraju napamet i onda se popuste. Katalog usluga je mjesto gdje jednom upišeš šta koliko košta, i te se stavke same nude dok pišeš radni nalog ili dokument.

To donosi dvije stvari. Prvo, mlađi radnik naplati isto kao i ti, jer ne pogađa. Drugo, nalog se jednim potezom pretvara u fakturu, pa se posao ne završava tako što auto ode a račun ostane „za sutra".

Kalendar i ekipa, dogovoreni unaprijed

Termine upisuješ u kalendar po danu ili sedmici, i to po radniku — vidi se ko je čime zauzet. Cijela ekipa gleda isti kalendar sa svog telefona, pa ne moraš svakom posebno javljati gdje ide poslije podne. Iz termina se otvara radni nalog kad posao stvarno počne.

Godišnji odmori se vode u programu, pa u maju vidiš crno na bijelo da ti u prvoj sedmici jula fale dvojica, dok se to još da promijeniti. Novog sezonca pozoveš u aplikaciju, dobije privremenu lozinku, a ti biraš koje tabove vidi — ne mora čovjek koji mijenja filtere gledati izvještaje i troškove.

Šta program neće uraditi umjesto tebe

Da ne bude iznenađenja u julu. Omni nema online zakazivanje ni portal gdje se kupac sam upisuje u termin; poziv i dalje prima čovjek, a program pamti šta je dogovoreno. Nema ni automatskog naručivanja niti veze s dobavljačima — oznaka niske zalihe je podsjetnik tebi, narudžba je i dalje tvoj telefonski poziv. I ne šalje ni SMS ni mail nikome.

Još jedna napomena. Skrojen raspored postoji za dvadeset jednu djelatnost, među njima klima servisi, vodoinstalateri, bijela tehnika, auto servis, saloni i teretane. Vulkanizer, koji ima jednako jasne dvije sezone, ima svoju stavku na toj listi: vozilo nosi dimenziju i tip guma i polje za depo, pa u martu znaš gdje ti stoji čiji komplet. Kalendar, cjenovnik, skladište, fakture, naplata i troškovi rade isto u svim slučajevima.

Priprema traje jedno popodne i uglavnom se svodi na četiri stvari: minimumi na artiklima koje trošiš, cijene koje su tačne, kalendar u koji svi gledaju i odmori dogovoreni prije nego što ih neko sam sebi odobri.

Kad sezona prođe i telefon utihne, javlja se drugi problem — šta raditi u mrtvim sedmicama. O tome ima poseban tekst: kad nema posla.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.