Kako pripremiti firmu za sezonu

Prvi pravi topao dan, negdje oko dvadesetog maja. Do podne devet poziva i svih devet isto pitanje: možete li danas klimu. Freona ima još za dva-tri auta, filtera nema u veličini koja ti najviše treba, a dvojica iz ekipe su planirala odmor baš u julu jer si im u martu rekao „dogovorićemo se".

Sezona se ne gubi u julu nego u maju, dok još ima vremena da se stvari poslože. Isto vrijedi obrnuto, grijanje se ne priprema kad padne prvi snijeg nego u septembru. Priprema traje jedno popodne i u Omniju se svodi na četiri ekrana: Skladište, Katalog usluga, Kalendar i Godišnji odmori.

Skladište: ono što nestane trećeg dana

Prvi posao nije cijelo skladište nego desetak-petnaest artikala koje sezona pojede. Otvoriš Skladište i svakom od njih upišeš minimum, onaj broj ispod kojeg ne smiješ pasti.

Kad stanje padne ispod te granice, artikal se broji u kućicu Niska zaliha na vrhu ekrana, a ispod naslova ti piše koliko ih je ukupno ispod minimuma. To je razlika između „nema filtera" u utorak ujutro i „za tri dana nestaje filtera" u petak, kad još stigneš naručiti.

Ako ti spisak već stoji u nekoj tabeli, ne prekucavaš ga: dugme Uvezi iz Excela prima .xlsx i .csv. Dok si tu, upiši i nabavnu i prodajnu cijenu. Skladište onda pokazuje dvije vrijednosti zalihe, jednu po nabavnim i jednu po prodajnim cijenama, pa je maj pravi trenutak da vidiš gdje ti je prodajna ostala na prošlogodišnjoj, a nabavna u međuvremenu otišla gore.

Cjenovnik prije nego krene juriš

Kad počne gužva, cijene se izgovaraju napamet i onda se popuste. Katalog usluga je ekran gdje jednom upišeš šta koliko košta, a odmah ti pokaže koliko usluga ima cijenu, a koliko ih je ostalo na nuli.

Poslije toga, kad neko piše radni nalog ili dokument, stavku bira iz padajuće liste umjesto da je kuca. Program sam povuče šifru, naziv i cijenu, a kod dijelova u istom redu piše i „Stanje: 4 kom". Mlađi radnik tako naplati isto kao i ti, jer ne pogađa. Kad je posao gotov, na nalogu stoji dugme Generiši fakturu, pa se sezona ne završava tako što je auto otišao a račun ostao „za sutra". Kako se cjenovnik uopšte sastavlja, ima u tekstu cjenovnik usluga.

Kalendar i ekipa, dogovoreni u maju

Kalendar ima tri prikaza: Sedmica, Dan i Tabela. U dnevnom prikazu svaki majstor ima svoju kolonu, pa termin upisuješ tako što povučeš preko njegove kolone i izabereš vrijeme. Postoji i filter Nedodijeljeno, za ono što je primljeno a još nije nikome dato, tako da ti termin ne ostane visjeti. Cijela ekipa gleda isti kalendar sa svog telefona, pa ne moraš svakom posebno javljati gdje ide poslije podne. Kad posao stvarno počne, na terminu klikneš Pretvori u nalog i kupac, uređaj i majstor se prenesu sami.

Godišnji odmori se vode na svom ekranu, s brojkama koliko ih je trenutno na odmoru i koliko odmora je nadolazeće, pa u maju vidiš crno na bijelo da ti u prvoj sedmici jula fale dvojica, dok se to još da promijeniti. Ako uzimaš sezonca, na ekranu Korisnici mu napraviš nalog: program ispiše privremenu lozinku, ti mu je predaš, a on je poslije mijenja sam. Uz to biraš koje tabove vidi. Čovjek koji mijenja filtere ne mora gledati izvještaje i troškove. Detaljnije o odmorima ima ovdje: evidencija godišnjih odmora.

Šta program neće uraditi umjesto tebe

Da znaš kako to radi pred sezonu. Kupac ti može sam poslati zahtjev za termin preko javnog linka iz Postavki, a potvrđuješ ga ti — poziv i dalje prima čovjek, a program pamti šta je dogovoreno. Niska zaliha je podsjetnik tebi: narudžbenicu praviš ti, a narudžba je i dalje tvoj telefonski poziv, pa nema robe koja je naručena bez tvog znanja. Sezoncu lozinku predaješ iz ruke u ruku, a radnik svoj raspored vidi kad otvori kalendar. Traži internet vezu.

Redoslijed za to jedno popodne

Prvo minimumi na artiklima koje trošiš svaki dan. Pa cijene u katalogu, da se ne izgovaraju napamet. Pa kalendar u koji svi gledaju. Pa odmori dogovoreni prije nego što ih neko sam sebi odobri. To je cijela priprema, a sve ostalo se dodaje usput dok sezona traje.

Isti raspored radi za klima servise, vodoinstalatere i svaku drugu djelatnost s dvije jasne sezone. Nazivi se prilagode djelatnosti koju izabereš pri registraciji, pa se kod klima servisa predmet zove uređaj, a kod vodoinstalatera objekat. Kalendar, katalog, skladište, fakture i otvorene stavke rade isto u svim slučajevima.

Kad sezona prođe i telefon utihne, javlja se drugi problem, šta raditi u mrtvim sedmicama. O tome ima poseban tekst: kad nema posla. A ako gledaš koliko sve to košta, cijena je ista za sve funkcije, bez modula i doplata.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.