Cjenovnik usluga: kako ga napraviti i držati ažurnim

Cjenovnik koji stane u jednu glavu

Pitaju te koliko košta zamjena slavine. Ti kažeš „trideset“, ali zastaneš na pola sekunde jer nisi siguran je li to bila tvoja cijena od prošle godine ili od jučer. Dođe drugi kupac, ista usluga, ti kažeš „trideset pet“, jer je taj dan bio takav. Niko to ne primijeti, ni ti, dok neko ne uporedi dva računa.

Cjenovnik usluga koji postoji samo u tvojoj glavi radi tako. Nije zapisan nigdje, mijenja se po raspoloženju, a kad te neko drugi u firmi treba zamijeniti, ne zna po čemu da naplati. Ovaj tekst je o tome kako da cjenovnik usluga jednom napraviš, držiš ažurnim, i da ti se cijena sama povuče na račun umjesto da je svaki put prekucavaš.

Šta ide u cjenovnik usluga

Cjenovnik usluga je spisak onoga što radiš, sa cijenom uz svaku stavku. Kod većine malih firmi tu su dvije vrste stavki.

Prvo, usluge. Rad koji naplaćuješ: izlazak na teren, zamjena slavine, mali servis, šišanje, manikir. To je vrijeme i znanje, nema zaliha iza toga.

Drugo, artikli. Dijelovi i materijal koji ugrađuješ ili prodaješ: filter, slavina, boja za kosu, gel za nokte. Iza njih stoji nabavka i stanje na skladištu.

U Omniju su to dvije stranice. Usluge su na stranici Katalog usluga, artikli su u Skladištu. Razlog je jednostavan: artikl ima zalihu koja se troši, usluga nema. Ali oba čine tvoj cjenovnik i oba se isto povlače na račun.

Cijena bez PDV-a i marža koju odmah vidiš

Kad u Skladištu dodaješ artikl, upisuješ nabavnu i prodajnu cijenu, i obje se unose bez PDV-a. Čim upišeš obje, Omni ti ispod polja pokaže maržu po komadu, doslovno cifru u KM, prodajna minus nabavna. Ako filter kupuješ za 12, a prodaješ za 18, piše ti „6,00 KM“. Ne moraš računati u glavi ni provjeravati zarađuješ li uopšte na tom komadu.

To je sitnica koja ti čuva novac. Većina cjenovnika je nastala tako što je neko davno stavio cijenu i nikad je nije provjerio, a dobavljač je u međuvremenu podigao svoju. Kad ti marža stoji pred očima svaki put kad diraš artikl, takva rupa se vidi odmah.

Usluge nemaju nabavnu cijenu, pa kod njih upisuješ samo cijenu. Na stranici Katalog usluga gore stoje četiri broja: koliko usluga imaš, koliko ih ima cijenu, koliko ih je bez cijene, i prosječna cijena. One bez cijene su žuto označene, da ti ne ostanu zaboravljene i da ih ne naplaćuješ na pamet.

Kako napraviti cjenovnik u Omniju

Ako počinješ od nule, radiš ovako. U Katalogu usluga klikneš „Nova usluga“, upišeš naziv i cijenu, i to je to. Šifru ti Omni sam predloži, redom USL-001, USL-002, pa ne moraš razmišljati o numeraciji. Za artikle ideš u Skladište i dodaješ šifru, naziv, jedinicu, nabavnu i prodajnu cijenu, i minimum ako želiš da te program upozori kad zaliha padne.

Ako već imaš spisak u Excelu, ne moraš ga prekucavati. Skladište ima dugme „Uvezi datoteku“ koje prima CSV s zaglavljem, a kolone prepoznaje po imenu, pa ih nazovi šifra, naziv, cijena i tako redom. Uvezeš cijelu listu odjednom.

Cijenu mijenjaš kad se promijeni. U Katalogu usluga uz svaku uslugu stoji dugme „Cijena“ koje otvori mali prozor samo za taj broj, promijeniš ga i snimiš, gotovo za pet sekundi. Cijeli artikl uređuješ kroz „Uredi“. Brisanje usluge može vlasnik ili direktor, a postojeći računi ostaju netaknuti, ne mijenja se ništa unazad.

Cijena se povuče na nalog, ne prekucavaš je

Ovo je dio zbog kojeg cjenovnik uopšte ima smisla držati u programu.

Kad praviš radni nalog, dodaješ stavku i biraš „Iz skladišta / kataloga“. Prebaciš na Uslugu ili Dio, kreneš kucati naziv, i Omni ti iz cjenovnika ponudi stavke. Izabereš i cijena se povuče sama. Ne kucaš je, ne pamtiš je, ne griješiš u nuli. Radni nalog se poslije pretvara u fakturu jednim potezom, sa svim stavkama i cijenama koje su već tu.

Na samoj fakturi, predračunu ili ponudi artikle iz skladišta biraš iz padajuće liste na kojoj vidiš i trenutno stanje i cijenu, pa se cijena opet povuče sama. Tu se skladište i naplata drže za ruke.

Postoji i mala pametna stvar. Ako na nalogu artiklu upišeš cijenu drukčiju od one u cjenovniku, Omni ažurira cjenovnik na tu novu cijenu. Sljedeći put ti se nudi ona posljednja koju si stvarno naplatio, pa cjenovnik ostaje ažuran sam od sebe, bez da se vraćaš u Skladište.

PDV: sa ili bez, kako ti treba

Cijene u cjenovniku su bez PDV-a, i to je namjerno. Na dokumentu stoji obično polje „Dodaj PDV“. Ako ga uključiš, Omni doda PDV na osnovicu i pokaže oboje odvojeno. Ako ga isključiš, računa bez PDV-a. Isti cjenovnik radi u oba slučaja, ne držiš dvije verzije cijena.

To znači da ne moraš unaprijed odlučiti jesi li „u PDV-u“ ili nisi. Čovjek koji izdaje račune bez PDV-a i onaj koji ih izdaje s PDV-om koriste isti cjenovnik, razlika je jedan klik po dokumentu.

Šta Omni ne radi, da znaš unaprijed

Da ne bude iznenađenja. Omni nema barkod skener, pa artikle ne dodaješ pikanjem, nego biranjem iz liste. Nema veze s dobavljačevim cjenovnikom, dobavljač je polje u koje sam upišeš ime. Ne šalje cjenovnik kupcu i ne objavljuje ga nigdje na internetu, to je tvoja interna lista za brzu i tačnu naplatu. I ne postavlja ti cijene, to je tvoja odluka, Omni ih samo drži uredno i povlači na pravo mjesto.

Počni od deset usluga

Ne moraš unijeti sve odjednom. Uzmi deset usluga koje najčešće radiš, upiši im cijenu, dodaj petnaest artikala koje najviše trošiš, i radi normalno sedmicu dana. Vidjećeš razliku prvi put kad na nalog dodaš uslugu i cijena iskoči sama, umjesto da se sjećaš je li bilo trideset ili trideset pet.

Ako vodiš servis ili zanat, kako to izgleda za tvoju djelatnost vidiš na stranicama poput Omni za vodoinstalatere ili za frizerske salone.

Omni je program za male uslužne firme u BiH, 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno i ne treba kartica. Otvori nalog i unesi svoj cjenovnik, pa vidi kako se cijena sama povlači na račun.