Šta je radni nalog i kako ga voditi u maloj firmi

Papir koji se izgubi između prijema i naplate

Auto dođe ujutro, kupac ispriča šta ne valja, ti klimneš i kreneš raditi. Na komad papira zapišeš ime, tablicu i „mijenja se pumpa goriva plus filter“. Do popodneva je taj papir zamašćen, ispod njega je drugi, a kad dođe naplata više se ne sjećaš jesi li ugradio jedan filter ili dva i po kojoj cijeni.

Radni nalog postoji da se to ne dešava: jedan posao, jedan zapis. Ko je kupac, na čemu se radi, koji su dijelovi ušli, ko je radio i koliko sve to košta. U Omniju je taj nalog i početak i kraj posla — dijelovi koje na njega staviš silaze sa zaliha u istom trenutku, a kad je posao gotov, iz naloga jednim klikom nastaje faktura sa svim stavkama. Ostatak teksta je o tome kako se to radi, ekran po ekran.

Pet stvari koje svaki nalog mora imati

Broj. Da se na njega možeš pozvati. „Onaj crveni Golf“ nije broj, „RN-1/2026“ jeste. Polje za broj u Omniju stoji prazno, a ispod njega piše koji je sljedeći iz brojača. Ostaviš li ga prazno, program dodijeli taj broj sam, po godini i bez duplikata, pa i kad dvoje ljudi otvore novi nalog u istoj sekundi. Ako vodiš svoju numeraciju, upišeš svoj broj, na primjer 168/2026.

Kupac i predmet. Ko je naručio i na čemu se radi. Kod servisa je predmet vozilo, s tablicom, markom i VIN-om, a kilometražu upisuješ na samom nalogu. Dok kupac nije izabran, dugme za kreiranje stoji ugašeno, i to je namjerno: nalog bez imena je isti onaj papir koji se gubi. Ako kupca još nemaš u bazi, iz iste liste otvoriš „Novi kupac“ i ne prekidaš posao.

Stavke. Dijelovi i rad, svaki sa svojom količinom i cijenom. Iz stavki izlazi iznos, pa je to srce naloga.

Status. Otvoren, U radu, Završen, Fakturisan. Kad ga prebaciš na „Završen“, Omni zapamti trenutak i ispiše ga uz status, pa kasnije vidiš kada je posao stvarno zatvoren.

Ko radi. Koji mehaničar je zadužen, da poslije znaš i ko je radio i koliko je taj napravio.

Kako se nalog puni

Stavke dodaješ dugmetom „Dodaj stavku“. Prvo biraš vrstu, Dio ili Usluga, pa izvor: „Iz skladišta / kataloga“ ili „Ručni unos“. Kad biraš iz skladišta, u listi uz svaki artikal piše i trenutno stanje i cijena, a čim ga izabereš, cijena se sama upiše. Količinu i cijenu poslije mijenjaš direktno u tabeli, klikneš na broj i prekucaš ga.

Uz polje cijene stoji natuknica iz tvoje vlastite historije: „Ovom kupcu zadnji put“ pa iznos, a pored njega dugme „uzmi“ koje ga prepiše u polje. Ako je ista stavka rađena više puta, piše i koliko puta i u kojem rasponu. Kad iznos koji kucaš znatno odudara od prošlog, ispod stoji upozorenje da provjeriš.

Ispod tabele stoji ukupan iznos, a u kartici „Procjena“ sa strane isti iznos je razdvojen na dijelove i usluge, da odmah vidiš koliko je otišlo na robu a koliko na rad. Ako artiklu na nalogu upišeš cijenu drukčiju od one u katalogu, Omni ažurira katalog na tu novu, pa ti se sljedeći put nudi ona koju si stvarno naplatio.

Zašto dio sam silazi sa skladišta

Ovo je razlika koju sveska ne može. Kad na nalog dodaš dio iz skladišta, taj komad u istom trenutku silazi sa stanja. Ne uveče kad zatvaraš, ne kad naplatiš.

Sve se knjiži kao razlika, pa ne možeš pogriješiti. Promijeniš količinu s dva na tri, skine se još jedan komad. S tri na dva, jedan se vrati na policu. Obrišeš stavku, vraća se sve što je ona skinula. Obrišeš cijeli nalog, i dijelovi se vraćaju na zalihe, da ti manjak ne ostane neobjašnjen. Nalog koji je već pretvoren u dokument ne da se obrisati dok se ne obriše taj dokument, i program ti to kaže naglas.

Zbog toga skladište pokazuje stvarno stanje, a ne stanje od zadnjeg popisa. Kad artikal padne na minimum koji si mu upisao, na Početnoj te dočeka blok „Ispod minimuma“ s tim artiklima. Više o toj strani ima u tekstu o skladištu koje samo javi kad nešto fali.

Iz naloga izlazi faktura, jednim klikom

Kad je posao gotov, ne prekucavaš ništa. Na nalogu stoji dugme „Generiši fakturu“. Klikneš, izabereš tip dokumenta — faktura, predračun ili ponuda — i odlučiš hoćeš li dodati PDV. PDV je prekidač po dokumentu i podrazumijevano je isključen; ko nije u sistemu PDV-a, tome na dokumentu piše „Bez PDV-a“. Dokument nastane sa svim stavkama s naloga, status naloga pređe u „Fakturisan“, a dugme se pretvori u „Otvori fakturu“ s njenim brojem.

Bitno je kako su ta dva povezana poslije. Stavke se uređuju samo na nalogu, a faktura ih prati sama. Nemaš situaciju da nalog kaže jedno a faktura drugo.

Ako se isti posao ponavlja, ne kucaš ga iznova. Dugme „Kopiraj u novi radni nalog“ napravi svjež nalog s istim stavkama, novim brojem i današnjim datumom. Kopija je novi posao, pa dijelove ponovo skida sa zaliha, tačno kao da si ih otkucao.

Termin koji postane nalog, i ko šta smije

Ako radiš na zakazivanje, u kalendaru upišeš termin, a kad kupac dođe, na tom terminu klikneš „Pretvori u nalog“ i dalje radiš normalno.

Uloge određuju ko šta dira. Mehaničar otvori nalog i piše u polje „Komentar radionice“, ali su mu status, stavke, cijene i fakturisanje zaključani. Kancelarija radi i to, a brisanje naloga ostaje vlasniku i direktoru. Tako čovjek na dizalici bilježi šta je uradio, a iznos i naplata mu ostaju van dohvata. O podjeli prava ima poseban tekst, program za više radnika.

Ko šta vidi od naloga

Kalendar je za tebe i tvoje ljude. Kupcu ne ide ništa samo od sebe, ali mu možeš dati Connect link — na njemu prati status svog naloga i otvori svoju fakturu, bez prijave. Ako hoćeš i da ti sam pošalje zahtjev za termin, u Postavkama uključiš javni link za to.

Fakturu šalješ ti, PDF-om ili tim istim linkom. Fiskalni račun izdaje kasa, račun dobavljača ide mimo programa, i traži internet.

Počni od jednog naloga

Ne moraš prebacivati godine unazad. Sljedeći auto koji dođe otvori kao radni nalog umjesto na papiru. Dodaj dijelove iz skladišta, upiši rad, i kad završiš klikni na fakturu. Za pet minuta vidiš razliku između zapisa koji radi za tebe i papira koji tražiš po fioci.

Omni je prvo napravljen za servise, pa su vozilo, kilometraža i mehaničari ugrađeni u svaki ekran. Ako vodiš automehaničarski servis, radni nalog je tačno ono oko čega je sve ostalo posloženo.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.