Šta je radni nalog i kako ga voditi u maloj firmi

Papir koji se izgubi između prijema i naplate

Auto dođe ujutro, kupac ispriča šta ne valja, ti klimneš i kreneš raditi. Negdje na komad papira zapišeš ime, tablicu i „mijenja se pumpa goriva plus filter“. Do popodneva taj papir je zamašćen, ispod njega je drugi, a kad treba naplatiti više se ne sjećaš jesi li stavio jedan filter ili dva i po kojoj cijeni.

Radni nalog je tu da se to ne dešava. To je jedan zapis o jednom poslu: ko je kupac, na čemu se radi, koji su dijelovi ušli, koje usluge su odrađene, ko je radio i koliko sve to košta. Ako ga vodiš uredno, na kraju posla ne moraš ništa rekonstruisati. Otvoriš nalog, vidiš stavke i iz njega napraviš fakturu. Ako ga vodiš na papiru, svaki nalog je mala istraga.

Šta radni nalog sadrži

Bez obzira vodiš li ga u svesci ili u programu, dobar radni nalog ima pet stvari.

Broj. Da se na njega možeš pozvati. „Onaj crveni Golf“ nije broj, „RN-142/2026“ jeste.

Kupca i predmet. Ko je naručio i na čemu se radi. Kod servisa je to vozilo s tablicom, kod majstora objekat ili aparat.

Stavke. Dijelovi i rad, svaki sa svojom količinom i cijenom. Ovo je srce naloga, jer iz stavki izlazi iznos.

Status. Gdje je posao. Tek primljen, u radu, gotov, ili već fakturisan.

Ko radi. Koji majstor je zadužen, da kasnije znaš i ko je radio i koliko je taj napravio.

Sve ostalo su detalji koji zavise od struke: kilometraža i VIN kod auta, opis prijavljenog kvara, zabilješka o tome šta je na kraju urađeno.

Kako radni nalog izgleda u Omniju

U Omniju otvoriš novi radni nalog tako što izabereš kupca i, kod servisnih djelatnosti, vozilo. Bez kupca nalog ne ide dalje, to je namjerno, jer nalog bez imena je isti onaj papir koji se gubi. Ako kupca još nemaš u bazi, dodaš ga tu na licu mjesta, ne moraš prekidati posao.

Broj se popuni sam, sljedeći iz brojača, pa nema duplih brojeva ni preskočenih. Ako vodiš svoju numeraciju, možeš upisati svoj broj umjesto ponuđenog.

Na samom nalogu dodaješ stavke, dugme „Dodaj stavku“. Svaka stavka je ili dio ili usluga. Dio biraš iz skladišta, usluga iz cjenovnika, a možeš unijeti i ručno nešto što nije u katalogu. Količinu i cijenu mijenjaš direktno u tabeli, klikneš na broj i prekucaš. Ispod svega stoji ukupan iznos, bez PDV-a, i podijeljen na dijelove i usluge posebno, da odmah vidiš koliko je otišlo na robu a koliko na rad.

Status biraš iz padajuće liste: otvoren, u radu, završen, fakturisan. Kad ga prebaciš na „završen“, Omni zapamti kad se to desilo. To je korisno kasnije, kad hoćeš vidjeti koliko je posao stvarno trajao.

Zašto dio sam silazi sa skladišta

Ovo je razlika koju sveska ne može. Kad na radni nalog dodaš dio iz skladišta, taj komad u istom trenutku silazi sa stanja. Ne uveče kad zatvaraš, ne kad naplatiš, nego odmah kad si ga stavio na nalog.

Sve se knjiži kao razlika, pa ne možeš pogriješiti. Ako promijeniš količinu s dva na tri, skine se još jedan komad. Ako s tri na dva, jedan se vrati na policu. Ako obrišeš stavku s naloga, sve što je skinula se vraća. Čak i ako cijeli nalog obrišeš, dijelovi koje je uzeo vraćaju se na zalihe, da ti manjak ne ostane neobjašnjen.

Zbog toga ti skladište uvijek pokazuje stvarno stanje, a ne stanje od zadnjeg popisa. Kad neki dio padne ispod minimuma koji si mu postavio, Omni ti javi. Više o toj strani ima u tekstu o skladištu koje samo javi kad nešto fali.

Usput, ako na nalogu upišeš cijenu dijela drukčiju od one u katalogu, Omni ažurira katalog na tu novu cijenu. Sljedeći put ti se nudi ona posljednja koju si stvarno naplatio.

Iz naloga izlazi faktura, jednim klikom

Kad je posao gotov, ne prekucavaš ništa. Na nalogu stoji dugme „Generiši fakturu“. Klikneš, izabereš tip dokumenta — faktura, predračun ili ponuda — i odlučiš hoćeš li dodati PDV ili ne. PDV je čekboks, radi sa ili bez, kako tebi treba. Dokument se napravi sa svim stavkama s naloga i status naloga pređe u „fakturisan“.

Bitno je kako su ta dva povezana poslije. Faktura ostaje vezana za nalog, i stavke se uređuju samo na nalogu. Ako naknadno dodaš dio ili promijeniš količinu, faktura to prati sama. Nemaš situaciju da nalog kaže jedno a faktura drugo.

Ako se isti posao ponavlja — isti kupac, ista usluga — ne kucaš ga iznova. Dugme „Kopiraj u novi radni nalog“ napravi svježi nalog s istim stavkama, s novim brojem i današnjim datumom. Kopija je novi posao, pa i dijelove ponovo skida sa skladišta, tačno kao da si ih otkucao.

Termin koji postane nalog

Ako radiš na zakazivanje, u kalendaru upišeš termin, a kad kupac dođe, na tom terminu klikneš „Pretvori u nalog“. Termin postane radni nalog i dalje radiš normalno. Ono što Omni ne radi: nema online zakazivanja za kupce i ne šalje im podsjetnike, ni SMS ni mail. Kalendar je za tebe i tvoje ljude, ne za mušterije.

Ko šta smije

Uloge u timu određuju ko šta vidi i mijenja na nalogu. Majstor može otvoriti nalog i upisati zabilješku o urađenom, ali ne dira cijene, status ni fakturisanje. Vlasnik, direktor i kancelarija rade sve. Tako serviser na dizalici može zabilježiti šta je uradio, a da mu iznos i naplata ostanu van dohvata.

Počni od jednog naloga

Ne moraš prebacivati godine unazad. Sljedeći auto koji dođe otvori kao radni nalog u Omniju umjesto na papiru. Dodaj dijelove iz skladišta, upiši rad, i kad završiš klikni na fakturu. Za pet minuta vidiš razliku između zapisa koji radi za tebe i papira koji tražiš po fioci.

Omni je napravljen prvo za servise, pa su vozilo, kilometraža i majstori ugrađeni u svaki ekran. Ako vodiš automehaničarski servis, radni nalog je tačno ono oko čega je sve ostalo posloženo.

Košta 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno i ne treba kartica. Otvori nalog i napravi jedan radni nalog da vidiš kako ti leži.