Skladište koje samo javi kad nešto fali

Utorak, pola devet

Auto je na dizalici, kupac čeka u čekaonici, posao je od pola sata. Odeš po filter i na polici nema ništa. Znaš da su bila tri. Nisi ih ti potrošio, ali negdje jesu otišla.

Zoveš dobavljača, filter stiže sutra ujutro. Kupac ide kući s autom koji nije završen i dolazi ponovo. Ti si izgubio termin, on je izgubio dan, a niko nije ništa pogriješio. Jednostavno se nije primijetilo da je zaliha pala.

To je najskuplja vrsta nereda, jer se ne vidi dok ne zatreba. Sveska ti neće reći da si ostao bez nečega. Ni Excel neće, osim ako ga svaki dan ne otvoriš i pogledaš.

Minimum je cijeli trik

U Omniju svaki artikal ima dva broja koja te zanimaju: trenutnu zalihu i minimum. Minimum upisuješ ti, po osjećaju, jednom. Za filtere koje trošiš svaki dan staviš pet. Za nešto što se troši dvaput godišnje staviš jedan ili ne staviš ništa.

Kad zaliha padne na taj broj ili ispod njega, artikal se sam označi. Na listi Skladište dobije žutu oznaku i trokutić, a u zaglavlju piše koliko ih je ukupno ispod minimuma. Na početnoj strani dashboarda, ispod brojki, stoji žuta traka „Niska zaliha“ s imenom svakog artikla i brojem u zagradi, recimo „Filter ulja (2/5)“. Vidiš je čim se ujutro prijaviš, bez da išta tražiš.

Ako minimum ostaviš na nuli, Omni šuti. To je namjerno, jer nema smisla da te program gnjavi za stvari koje držiš na komad.

Ono što ti Omni neće uraditi: neće naručiti dio, neće poslati mail dobavljaču, neće ti javiti porukom na telefon. Javi ti kad si u programu, i to je sve što radi. Ostalo je i dalje tvoj poziv dobavljaču.

Roba se skida kad odeš po nju

Drugi dio priče je kako uopšte broj u skladištu ostane tačan.

Najčešći način je kroz radni nalog. Kad na nalog dodaš dio iz kataloga, taj komad u istom trenutku silazi sa stanja. Ne uveče, ne kad se nalog zatvori, nego odmah. Ako se predomisliš i skineš stavku s naloga, komad se vrati. Ako promijeniš količinu s dva na tri, skine se još jedan; ako s tri na dva, jedan se vrati. Uvijek se knjiži samo razlika, tako da ne možeš dvaput skinuti istu robu tako što si se dvaput predomislio.

Usput, ako na nalogu upišeš cijenu drukčiju od one u katalogu, Omni ažurira katalog na tu novu cijenu, pa ti se sljedeći put nudi ona posljednja koju si stvarno naplatio.

Drugi način je ručno, iz samog skladišta. Pored svakog artikla stoji dugme „Kretanje“. Tu upišeš ulaz kad ti stigne roba od dobavljača, izlaz kad si nešto potrošio bez naloga, ili prilagođavanje kad si popisao policu i broj se ne slaže. Uz svako kretanje ide napomena, i sve to ostaje zapisano. U istom prozoru vidiš posljednjih dvanaest kretanja tog artikla, s datumom, tipom, količinom i napomenom.

To je ono što ti kasnije odgovara na pitanje „gdje su otišla tri filtera“. Ne pamćenjem, nego listom.

Dugme „Skini sa zaliha“ i zašto nije automatsko

Ne prođe svaki komad robe kroz radni nalog. Neko dođe, kupi dva filtera, ti mu napišeš račun i on ode. Nema naloga, nema posla, samo prodaja.

Ranije je to bila rupa. Račun je izašao, roba je fizički otišla, a skladište je i dalje mislilo da su filteri tu. Sad na dokumentu koji nije vezan za radni nalog, a ima stavke iz skladišta, stoji dugme „Skini sa zaliha“. Klikneš, Omni ti pokaže tačno koje stavke i u kojoj količini skida, potvrdiš, i stanje se umanji.

Zašto se to ne dešava samo od sebe? Zato što dokument i roba nisu ista stvar. Ponuda nije prodaja. Predračun nije prodaja. Ni faktura ne znači uvijek da je roba istog dana izašla s police. Kad bi program skidao robu čim se dokument napiše, svaka ponuda koja nije prošla praznila bi ti skladište, a ti bi to otkrio mjesec dana kasnije s brojevima koje više ne možeš rekonstruisati.

Zato je to izričit potez. Ti znaš kad je roba stvarno otišla, program ne zna.

Ista logika stoji iza još dvije stvari. Skida se cijela lista odjednom, bez biranja pojedinih redova, jer bi djelimično skidanje značilo da dokument i skladište stalno moraju da se dogovaraju. I dok je roba vani, stavke tog dokumenta su zaključane. Na vrhu piše da je roba skinuta, i ako pokušaš mijenjati stavke Omni te zaustavi i kaže da robu prvo vratiš. Postoji dugme „Vrati na zalihe“, koje vraća tačno ono što je skinuto, po zapisu koji je napravljen u trenutku skidanja, čak i ako se cijena artikla u međuvremenu promijenila.

Ako je dokument nastao iz radnog naloga, dugme se uopšte ne pojavljuje, jer je nalog robu već skinuo. Dvaput se ne skida.

Šta još ima na toj strani

Na vrhu skladišta stoje četiri broja: koliko imaš artikala, vrijednost zalihe po nabavnoj cijeni, vrijednost po prodajnoj, i koliko ih je ispod minimuma. Pretraga ide po šifri, nazivu i kategoriji. Kolone se sortiraju klikom na zaglavlje.

Artikal ima šifru, naziv, kategoriju, jedinicu mjere (kom, L, kg, m, m², m', set), dobavljača, nabavnu i prodajnu cijenu. Cijene se unose bez PDV-a i Omni ti odmah pokaže maržu po komadu.

Postojeći spisak ne moraš prekucavati. Dugme „Uvezi datoteku“ prima CSV s zaglavljem, a kolone prepoznaje po imenu, pa nazovi ih šifra, naziv, cijena, količina i tako redom. „Izvezi u Excel“ ti izvuče spisak koji trenutno gledaš, s vrijednošću po artiklu i ukupnim zbirom na dnu.

Čega nema, da znaš unaprijed: nema barkod skenera, nema automatskog naručivanja, nema veze s dobavljačevim cjenovnikom. Dobavljač je polje u koje upišeš ime, ništa više.

Probaj na svom skladištu

Uzmi deset artikala koje najčešće trošiš, upiši im minimum i radi normalno dvije sedmice. Vidjećeš razliku prvi put kad ti Omni javi za filter dok ga još ima na polici, a ne kad je auto već na dizalici.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno i ne treba kartica.