Kako dati radniku pristup bez uvida u zaradu

Jedna lozinka za sve, i onda počne problem

Firma naraste s tebe na tebe i još dvojicu. Trebaju ući u program, pa napraviš jedan nalog i lozinku podijeliš svima. Sad majstor koji na terenu mijenja pločice ulazi istim nalogom kao i ti, i vidi tačno ono što vidiš ti: promet, zaradu, ko koliko duguje, koliko si dao za materijal. Smeta ti, ali ne znaš kako drukčije, pa ostane tako, ili mu uopšte ne daš pristup pa te zove za svaki termin.

U Omniju svaki radnik dobije svoj nalog, a ti biraš koje tabove taj čovjek vidi kad se prijavi. Evo kako se to podesi, korak po korak.

Svako svoj nalog, i zato se zna ko je šta uradio

Naloge praviš na stranici Korisnici. Gore stoje četiri brojke — koliko imaš korisnika, koliko ih je aktivnih, koliko administratora i koliko radnika — a ispod je spisak naloga s emailom, imenom, ulogom, statusom i datumom kad je nalog napravljen.

Kad svako ima svoje, u Dnevniku izmjena vidiš ko je otvorio nalog, ko je promijenio cijenu artikla, ko je snimio uplatu i ko je nešto obrisao. Sa zajedničkim loginom to je nemoguće, jer je sve „uradio nalog firme“. Kako to izgleda kad podatak nestane.

Dodavati radnike, mijenjati im ulogu, resetovati lozinku i deaktivirati ih može samo vlasnik ili direktor. Kod ostalih tih dugmadi nema.

Četiri uloge i šta koja može

Ulogu biraš kad praviš nalog, a možeš je i kasnije promijeniti iz spiska, padajućim izbornikom u redu tog radnika.

Vlasnik vidi sve i može sve. Tu ulogu drži onaj čija je firma, i samo vlasnik može drugom dati ulogu vlasnika.

Direktor takođe ima pun pristup svim tabovima i upravljanju timom. Ovo je za nekog kome vjeruješ kao sebi, poslovođu ili partnera. Direktoru se tabovi i ne biraju, jer ih ionako sve vidi.

Kancelarija je za onog ko radi papire: fakture, naplatu, kupce. Ovdje već biraš šta smije, ne dobija sve automatski.

Radnik je onaj na terenu ili za stolom, a zove se onako kako se zove u tvom zanatu: Mehaničar u auto servisu, Serviser u servisu bijele tehnike, Majstor kod vodoinstalatera i električara, Frizer i Kozmetičar u salonu, Trener u teretani. Po zadanom su mu otvoreni samo Kalendar i Radni nalozi. Ne vidi zaradu, ne vidi troškove, ne vidi koliko je firma naplatila. Na samom nalogu nema ni dugme za fakturu, niti mijenja status i dodijeljenog majstora — otvori nalog, upiše šta je uradio i koje je dijelove ugradio, i tu mu pristup staje.

Za automehaničare i svaku ekipu koja radi po terenu to je cijela poenta: mehaničar treba da zna kod koga ide danas i koji je dio ugradio, a ne kolika je marža na tom dijelu.

Tabovi: ti biraš ko šta vidi

Kad praviš nalog za kancelariju ili radnika, ispod uloge stoji spisak tabova. Svaki je jedno dugme koje uključiš ili isključiš klikom, a korisnik vidi samo ono što je uključeno.

Spisak se sam prilagodi tvojoj djelatnosti. Auto servis nudi Vozila i Radne naloge, salon umjesto Radnih naloga nudi Termine i nema Vozila, teretana ni jedno ni drugo. Tabove koje tvoja djelatnost nema, program ti i ne prikazuje.

Kad izabereš ulogu, Omni odmah ponudi razuman skup: radniku uključi Kalendar i Radne naloge. Ti onda dodaješ ili skidaš po svom. Hoćeš da majstor provjeri ima li dijela na zalihi? Uključiš Skladište i katalog. Ne želiš da iko osim tebe vidi Izvještaje? Ostaviš ga isključenim. Pored spiska stoje prečice „sve“ i „ništa“ i brojka koliko si ih uključio od koliko ih ima — u auto servisu radnik po zadanom kreće sa 2 od 16 — da vidiš koliko toga taj čovjek zapravo dobija.

Dijeliti možeš Početnu, Kalendar, Radne naloge, Kupce, Vozila, Skladište i katalog, Omni AI, Dokumente, Otvorene stavke, Troškove, Izvještaje, Godišnje odmore, Dnevnik izmjena, Korisnike, Postavke i Pretplatu. Ono što ne uključiš, radnik u svom meniju uopšte ne vidi. Bar jedan tab mora ostati uključen, inače nalog ne možeš snimiti.

Jedno da znaš unaprijed: tabove biraš kad praviš nalog. Ako se kasnije predomisliš oko toga šta neko vidi, mijenja mu se uloga, ne pojedinačni tabovi.

Privremena lozinka i kako radnik uđe

Kad popuniš ime, email i ulogu, Omni odmah generiše privremenu lozinku od dvanaest znakova. U njoj nema onoga što se miješa u čitanju — nema nule ni velikog O, nema jedinice ni malog L — da je možeš pročitati radniku preko telefona bez greške. Ako ti se ne sviđa, dugmetom pored generišeš novu.

Pokaže se samo jednom, u trenutku kad napraviš nalog, uz dugme Kopiraj koje uzme i email i lozinku. Poslije se ne može ponovo vidjeti, samo resetovati. To je namjerno, jer lozinka koja stoji zapisana negdje u programu više nije lozinka.

Radnik se prijavi tim emailom i lozinkom, a svoju može promijeniti sam preko „Zaboravljena lozinka“ na ekranu za prijavu. Ako je zaboravi ili misliš da je procurila, na njegovom redu klikneš Lozinka i Omni napravi novu privremenu.

Kad neko ode iz firme, ne brišeš nalog nego klikneš Deaktiviraj. Taj se čovjek više ne može prijaviti, a sve što je do tada uradio ostaje zapisano pod njegovim imenom. Ako se vrati, aktiviraš ga nazad. Šta firmi ostane kad radnik ode.

Kako radnik ulazi u tim

Radnika dodaješ ti, i pristup mu predaješ iz ruke u ruku: proslijediš mu email i privremenu lozinku, usmeno ili porukom, kako ti odgovara. To je jedan ručni korak po radniku, i to jednom — a zauzvrat nema pozivnice koja je otišla na pogrešnu adresu ni pristupa koji je neko dobio a da ti nisi znao. Jedino što izađe iz programa je link za novu lozinku, i to tek kad ga čovjek sam zatraži na ekranu za prijavu.

Uloge govore ko šta smije vidjeti i mijenjati; plate i evidenciju radnog vremena vodi knjigovođa. Odsutnost pratiš kroz Godišnje odmore, gdje upišeš ko je i kada van radnje.

Probaj s jednim čovjekom

Napravi nalog za jednog iz ekipe, ostavi mu ulogu radnika i zadane tabove. Prijavi se kao on na svom telefonu i pogledaj šta vidi: kratak meni, samo posao za danas, i nigdje tvojih brojki. Broj naloga ne mijenja račun, cijena je ista kako god vas bilo, i to piše na stranici s cijenom.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.