Firma raste, a papirologija raste brže

Prije dvije godine bili ste dvojica i sve je stajalo u glavi. Danas vas je pet, poslova je duplo više, a ti si prvi put u životu subotom u uredu. Ranije si fakture ispisao dok se kombi hladi; sada za njih ode cijelo veče, jer prije svake moraš nekoga pitati šta je tačno urađeno. To nije tvoja neorganizovanost nego matematika: broj poslova se udvostručio, a broj predaja informacije porastao je mnogo brže. Svaka predaja je prilika da nešto ispadne — zaboravljen dio, nenaplaćen sat, faktura koja nikad nije izdata jer je nalog ostao u kombiju.

Dio te administracije prestane rasti čim posao ide kroz program, jer ga tad radi program a ne čovjek. Omni je taj program: radi u pregledniku, na telefonu i računaru, bez instalacije, s podacima u oblaku. Evo šta ti skida s vrata i kojim redom to prebaciti.

Prvo naloge, pa tek onda fakture

Većina počne od faktura jer tamo boli. Boli, ali uzrok je jedan korak ranije: posao je urađen i niko ga nije zapisao dok je bio svjež.

Zato prvo ide ekran Radni nalozi, i to kod radnika, ne kod tebe. Čovjek s terena otvori nalog na svom telefonu, izabere kupca iz Kupaca, izabere predmet — vozilo, uređaj ili objekat, kako se već zove u tvojoj djelatnosti — upiše kvar i šta je uradio, doda dijelove sa zalihe i postavi status. Broj naloga dodjeljuje program: RN-1/2026, po godini, bez duplikata. Petkom više ne pitaš nikoga ništa, otvoriš nalog i tamo piše.

Kad je posao gotov, nalog se jednim potezom pretvara u fakturu, sa svim stavkama rada i ugrađenih dijelova. Broj opet ide sam (FAK-3/2026). PDV 17% je prekidač po dokumentu i podrazumijevano je isključen, pa ko nije u sistemu PDV-a dobije dokument na kojem piše „Bez PDV-a". Dokument odštampaš ili sačuvaš kao PDF i tu je kraj. Fakture tako više ne pojedu veče.

Pet stvari koje s pet ljudi rade same

Otvorene stavke. Uplate se vežu za dokument, pa na jednom spisku vidiš ko duguje, koliko i koliko dana kasni. Djelimične uplate su normalna stvar: kupac da 300 od 800, uplatu upišeš, faktura ostane otvorena s ostatkom. Kad je dužnika petnaest umjesto tri, taj spisak zamjenjuje pamćenje.

Kupci. Svaki kupac ima karticu s historijom — svi njegovi nalozi, dokumenti, dugovanja i predmeti. Niko ne mora zvati kolegu da pita šta je bilo prošli put. Ovo je jedina stavka koja postaje vrednija što vas je više.

Korisnici. Uloge su vlasnik, direktor, kancelarija i onaj ko radi posao, a taj zadnji nosi naziv tvoje djelatnosti — Mehaničar u auto servisu, Majstor kod vodoinstalatera, Frizer u salonu. Novog čovjeka dodaš u Korisnicima, dobije privremenu lozinku, a ti biraš koje tabove vidi. Podrazumijevano onaj ko radi po nalozima vidi samo Kalendar i Radne naloge, pa ne mora gledati zaradu firme da bi zatvorio posao. Ko ode, deaktivira se.

Dnevnik izmjena. Piše ko je šta unio, izmijenio ili obrisao. Ne zato što ne vjeruješ ljudima, nego zato što se s pet ljudi pitanje „ko je ovo mijenjao" postavi samo od sebe, i bolje da ima odgovor nego raspravu.

Kalendar i Godišnji odmori. Termine slažeš prevlačenjem po mreži, cijela ekipa ih vidi sa svog telefona, a termin se pretvara u radni nalog. Ko je kad odsutan stoji na jednom ekranu, pa ne obećavaš posao za sedmicu u kojoj ti fali čovjek.

Na kraju mjeseca Izvještaji daju promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu, aging dugovanja, učinak po članu tima i trend po mjesecima. Zarada se računa gotovinski: naplaćeno minus troškovi, a ne fakturisano minus troškovi. Grublja brojka, ali tačna.

Šta i dalje traži tebe

Cjenovnik neko mora održavati; kad poskupe dijelovi, program to ne zna. Troškove neko mora unositi u Troškove — bez njih izvještaj o zaradi pokazuje samo lijepu polovinu računa. Skladište prati zalihu i upozori kad nešto padne ispod minimuma, ali ne popisuje umjesto tebe; početni popis ubaciš iz CSV-a ili Excela, dalje ga održavaš rukom. Uplate takođe neko upisuje, jer veze s bankom nema.

I pošteno, jer se to obično sazna prekasno. Omni ne šalje e-poštu ni poruke iz programa, pa ni fakture mailom — PDF pošalješ sam. Nema masovnog slanja ni automatskih opomena. Nema fiskalizaciju ni e-fakturu. Nema ulazne fakture ni reklamacije. Ne radi PDV prijavu, KIF/KUF, plate ni glavnu knjigu, to ostaje knjigovođi. I traži internet, offline ne radi. Ako ti je u glavi bila slika u kojoj program vodi firmu dok ti radiš, ta slika ne postoji.

Kad je vrijeme za drugog čovjeka u uredu

Znak nije „osjećam se pretrpano". Znak je ovaj: administrativni posao se počne odgađati za poslije radnog vremena i tamo ostane duže od dvije sedmice. Fakture koje čekaju veče, troškovi koji se unose jednom mjesečno u komadu, zvanje dužnika koje se stalno pomjera za sutra. Drugi znak: za pitanje koliko nam ljudi duguje treba ti više od dva minuta.

Prije nego što zaposliš, provjeri jednu stvar — je li posla previše, ili se informacija i dalje prenosi usmeno. Ako je ovo drugo, prvo prebaci naloge u program pa mjeri ponovo. Često ispadne da ti ne treba čovjek u uredu, nego da majstori zatvaraju svoje naloge s terena, isti dan, sa svog telefona. Ako ipak treba, uloga kancelarija postoji tačno za to: dokumenti, naplata, kupci, kalendar i troškovi, dok izvještaji firme ostaju kod tebe. Dodavanje ljudi ne mijenja cijenu, jer se plaća po firmi, a ne po korisniku; detalji su na stranici cijene.

Ako tek uvodiš program, ovako izgleda prvi mjesec. Ako si trenutno sam pa računaš unaprijed, tu vrijede druga pravila.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.