Previše posla i ne stižeš — kako se organizovati

Deset do devet je, sredina jula. Na dizalici je Golf kojem mijenjaš kvačilo, pored njega Passat koji od jučer čeka dio. Telefon zvoni treći put za deset minuta, čovjek bi servis klime prije puta na more, „samo na brzinu". Dok mu objašnjavaš da danas nikako, u dvorište ulazi gospođa kojoj si prošle sedmice rekao da se javi u utorak, a ti se tog razgovora ne sjećaš.

Nemaš previše posla, sezona je i dobro je da ga ima. Problem je što red o tom poslu stoji na jednom mjestu, u tvojoj glavi, pa kad si ti u kanalu, i red je u kanalu s tobom. U Omniju red stoji na dva ekrana koja vidi cijela ekipa: Radni nalozi i Kalendar.

Nalog nosi stanje posla, umjesto tebe

Svaki posao dobije radni nalog s automatskim brojem, RN-27/2026, vezan za kupca i za vozilo. Na nalogu su opis posla, stavke rada i dijelova, mehaničar koji radi i status: Otvoren, U radu, Završen ili Fakturisan.

To u toku dana mijenja četiri stvari.

Kad mušterija nazove „je l' moje gotovo", ne ideš u radionicu provjeriti očima. Pritisneš Cmd/Ctrl+K, ukucaš prezime ili broj naloga, otvoriš nalog i pročitaš status. Deset sekundi, s mjesta na kojem stojiš, a isto to može i onaj ko se javi na telefon umjesto tebe.

Kad radnik pita koji auto ide sljedeći, odgovor ne visi o tvom pamćenju. Na vrhu ekrana Radni nalozi stoje brojači otvorenih, onih u radu i završenih, ispod njih filteri po statusu i pretraga po broju, kupcu i vozilu. Vidi se šta je otvoreno, šta je u radu i šta je već fakturisano.

Kad se čeka dio, nalog za to vozilo ostaje otvoren, a u opisu piše šta se čeka. Za tri dana, kad kutija stigne, ne pogađaš čija je, jer taj nalog i dalje stoji na spisku otvorenih. Dijelove koje imaš biraš iz Skladišta, pa se zaliha skida sama, a artikal ostaje zapisan na tom nalogu.

I posljednje, ono što u sezoni najviše boli. Stavke se upisuju dok se radi, a gotov nalog jednim potezom pretvoriš u fakturu. Onaj posao koji je urađen a nikad naplaćen prestane postojati kao kategorija, jer više ne ovisi o papiriću koji je završio ispod drugih papirića.

Kalendar u koji možeš gledati dok pričaš telefonom

Drugi dio reda su termini. Kalendar ima tri prikaza: Sedmica, Dan i Tabela. U dnevnom prikazu svaki mehaničar ima svoju kolonu, pa se odmah vidi ko je čime zauzet; iznad svih prikaza stoje pilule s imenima, pa jednim klikom gledaš samo jednog čovjeka. Termin praviš tako što povučeš mišem preko kolone u satima koji ti trebaju, a klikom na postojeći termin otvaraš ga i mijenjaš vrijeme, majstora ili status.

Kad zazvoni onaj „samo na brzinu" poziv, ne odgovaraš napamet i ne obećavaš na sluh. Pogledaš sedmicu i daš čovjeku stvaran termin: četvrtak u dva, kod Adisa. Dva posla paralelno nisu haos nego dva termina kod dva mehaničara, i to se vidi na ekranu prije nego što neko dođe u dvorište. Kad dan dođe, u terminu klikneš Pretvori u nalog, pa jutro ne počinje pitanjem ko šta danas radi. Prikaz Tabela drži iste termine kao kartice u kolonama Zakazano, U toku, Završeno, Otkazano i Nije se pojavio, a karticu prevlačiš iz kolone u kolonu kako dan ide.

Pošto su podaci u oblaku, isti kalendar gledaš na računaru u uredu i na telefonu u kanalu, a i radnik ga vidi sa svog telefona, s pravima koja mu ti odrediš na ekranu Korisnici.

Uz to, u julu vrijedi i sitnica koja spasi jedan neugodan poziv: odsustva se upisuju na ekranu Godišnji odmori, a na Početnoj ti kartica javi ko je trenutno na odmoru i ko kreće u narednih sedam dana. Pogledaš je ujutro, prije nego što nekome obećaš četvrtak.

Uveče, umjesto rekonstrukcije dana

Onih pola sata s papirićima zamijeni jedan pogled. Na Izvještajima vidiš promet, naplaćeno, za naplatu i zaradu, a na ekranu Otvorene stavke ko duguje, koliko i koliko dana kasni. Ne sjedaš da se sjetiš šta je bilo danas, jer je to već zapisano dok si radio.

Šta Omni preuzima, a šta ostaje na tebi

Omni drži red na tvojoj strani pulta, a odluke ostavlja tebi: ti napraviš termin, ti dodijeliš mehaničara — program ne raspoređuje ljude umjesto tebe, jer ne zna ko ti je danas brz a ko čeka dio.

Telefon i dalje zvoni kod tebe, ali dio poziva možeš skinuti: u Postavkama uključiš javni link za zahtjeve za termin, pa ti kupac pošalje zahtjev umjesto da zove dok si pod autom. Potvrđuješ ga ti.

Narudžbenicu napišeš u programu, a dobavljača zoveš telefonom — Omni mu ništa ne šalje iza tvojih leđa. I traži internet, jer su podaci u oblaku pa su isti s telefona i s računara.

Šta se stvarno mijenja

Ne to da ćeš stići više. Stići ćeš otprilike isto, ali nećeš izgubiti obećani rok, neće ti proći nenaplaćen posao i nećeš uveče rekonstruisati dan, jer stanje posla stoji van tvoje glave. Kako to izgleda kad se preklopi pet-šest poslova odjednom, opisano je u tekstu kako pratiti više poslova odjednom, a stranica za automehaničare pokazuje isti tok s vozilom kao predmetom naloga.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.