Kako pratiti više poslova odjednom

Srijeda, 10:15. U radionici je pet poslova. Jedan čeka dio koji stiže sutra, jedan je gotov od jučer ali kupac nije zvan pa auto zauzima kanal, jedan je jutros primljen i niko ga još nije ni pogledao, dva su u radu na različitim ljudima. Telefon zvoni, kupac pita je li njegovo gotovo. Ne znaš, pa ideš do radionice pitati majstora, a dok se vratiš do pulta zvoni opet.

To nije problem organizacije ljudi. To je problem što stanje poslova postoji samo u glavama, i to u tri različite glave. U Omniju stanje stoji na jednom mjestu, a ovako se do njega dolazi.

Svaki posao ima svoj status

Pet poslova odjednom ne opterećuje nikoga ako je za svaki jasno dokle je stigao. Opterećuje kad su svih pet u istoj hrpi papira pa se svaki put moraju prebrojati iznova.

U Omniju to nosi radni nalog. Svaki nalog je vezan za kupca i za predmet, vozilo ili uređaj ili objekat, i nosi jedan od četiri statusa: Otvoren, U radu, Završen, Fakturisan. Iznad liste stoje dugmad Svi statusi, Otvoreni, U radu, Završeni i Fakturisani, pa jednim klikom vidiš samo završene, ili samo one u radu.

Time se javljanje na telefon svede na nekoliko sekundi. Ukucaš prezime ili registraciju u polje pretrage i u redu liste vidiš broj naloga, datum, kupca, predmet, opis posla i status. Ko radi i koji su dijelovi upisani stoji unutra, jedan klik dalje. Ne ideš do radionice i ne prekidaš majstora.

Jedna sitnica odlučuje hoće li ovo raditi: status mijenja onaj ko radi posao, sa svog telefona, u trenutku kad se stvarno desilo. Ako se statusi upisuju uveče, po sjećanju, opet si tamo gdje si bio.

Kalendar po radniku umjesto dogovaranja ujutro

Nalozi kažu u kojoj je posao fazi, ali ne kažu ko ga radi i kada. To je Kalendar, a ima tri prikaza.

Sedmica daje pregled cijele sedmice. Dan je onaj koji tražiš kad je gužva: tu svaki majstor ima svoju kolonu, pa termin upisuješ tako što povučeš preko njegove kolone i izabereš vrijeme, a postojeći termin otvaraš klikom i mijenjaš mu vrijeme ili majstora. Postoji i filter Nedodijeljeno, pa ti ne ostane visjeti posao koji je primljen a nikad zakazan. Treći prikaz, Tabela, slaže termine u kolone po njihovom statusu — Zakazano, U toku, Završeno, Otkazano, Nije se pojavio — i tu karticu prevlačiš iz kolone u kolonu.

Cijela ekipa gleda isti kalendar sa svog telefona, pa ujutro nema pregovaranja ko uzima šta, raspored je isti za sve. Kad posao stvarno počne, na terminu klikneš Pretvori u nalog i kupac, predmet i majstor se prenesu sami.

Uz to ide i ono ko šta vidi. Uloge su Vlasnik, Direktor, Kancelarija i Mehaničar, a za svakog čovjeka posebno biraš koje tabove otvara. Mehaničaru podrazumijevano stoje samo Kalendar i Radni nalozi — pregled zarade mu ne treba da bi znao šta radi danas.

Šta se prvo završava

Kad je sve vidljivo, ostaje odluka. Redoslijed koji se u praksi drži:

Prvo ono kojem fali jedan potez. Posao koji je završen a nije fakturisan ne traži sat vremena nego pet minuta, a oslobađa prostor i donosi pare. Dugme Završeni na listi naloga ti tačno te izvuče.

Drugo ono što blokira druge. Auto koji zauzima kanal ili uređaj koji stoji na jedinom stolu ide ispred posla koji može čekati na polici.

Treće ono što čeka nekoga izvana. Ako se čeka dio ili odgovor kupca, to trenutno nije tvoj posao, provjeriš i ostaviš.

Tek onda novo. Novi posao je najzavodljiviji jer je čist i jasan, ali dodaje šestu stavku u hrpu koju već ne stižeš.

Jednom sedmično otvori i Otvorene stavke, spisak neplaćenih i djelimično plaćenih faktura, s kolonom dospijeća i brojkom koliko dana kasni najstarija. Poslovi koji su gotovi a nisu plaćeni i dalje su otvoreni poslovi, samo su se preselili s kanala na tvoj račun.

Ko šta vidi, i gdje su granice

Radnik svoj termin vidi kad otvori kalendar — program mu ne šalje obavještenje. Kupca zoveš ti, a ako hoćeš da on prati svoj posao bez zvanja, pošalješ mu Connect link na kojem vidi status naloga i svoju fakturu, bez prijave. Zahtjev za termin ti kupac može poslati sam, ako u Postavkama uključiš javni link za to.

Radne sate, šihtericu i plate vodi knjigovodstvo. Nema GPS praćenja ni putnih naloga za ekipe na terenu — Omni prati posao, ne čovjeka. Otvara se u pregledniku na telefonu, tabletu i računaru, ikona se može staviti na ekran telefona, pa nema aplikacije koju ekipa mora skidati sa Storea; internet vezu traži.

Nazivi se prilagode djelatnosti koju izabereš pri registraciji, pa se kod vodoinstalatera i električara predmet zove objekat, a kod servisa mobitela uređaj. Kalendar i statusi rade isto u svim slučajevima.

Pet poslova odjednom je normalan dan i tu nema šta da se popravlja. Nenormalno je što ih moraš držati u glavi. Pogledaj kako to izgleda za klima servise ili koliko košta.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.