Kako pratiti više poslova odjednom u maloj firmi

Srijeda, 10:15. U radionici je pet poslova. Jedan čeka dio koji stiže sutra. Jedan je gotov od jučer, ali kupac nije zvan pa auto zauzima kanal. Jedan je jutros primljen i niko ga još nije ni pogledao. Dva su u radu, na različitim ljudima.

Telefon zvoni. Kupac pita je li njegovo gotovo. Ti ne znaš, pa ideš do radionice pitati majstora. Majstor kaže da je gotovo ono drugo, ne to. Dok se vratiš do pulta, zvoni opet.

Do podneva si tri puta prošao isti krug, a nijedan posao nije pomaknut naprijed zbog tebe. To nije problem organizacije ljudi. To je problem što stanje poslova postoji samo u glavama, i to u tri različite glave.

Pet poslova nije problem, pet faza jeste

Kad se pogleda pošteno, u svakoj radionici posao prolazi kroz iste faze: primljen, čeka dio ili čeka odobrenje kupca, u radu, gotov, naplaćen. Pet poslova u isto vrijeme ne opterećuje nikoga ako je za svaki jasno u kojoj je fazi. Opterećuje kad su svih pet u istoj hrpi papira i svaki put se moraju prebrojati iznova.

Zato prvo pravilo nije „radi brže" nego: svaki posao ima svoje mjesto i svoju oznaku dokle je stigao.

U Omniju to nosi radni nalog. Svaki nalog je vezan za kupca i za predmet — vozilo, uređaj ili objekat — i nosi status koji mijenjaš kako posao ide naprijed. Kad neko za pultom otvori listu naloga, vidi svih pet odjednom i ne mora zvati nikoga. Kad kupac zove, ukucaš prezime ili registraciju u pretragu i za par sekundi imaš odgovor.

Sitnica koja mnogo znači: status mijenja onaj ko radi posao, sa svog telefona, u trenutku kad se stvarno desilo. Ako se status upisuje uveče, po sjećanju, opet si na početku.

Kalendar po radniku umjesto dogovora ujutro

Druga polovina reda je vrijeme. Nalozi kažu u kojoj je posao fazi, ali ne kažu ko ga radi i kada.

Kalendar termina se gleda po danu ili po sedmici, i termini se dodjeljuju po radniku. Cijela ekipa ga vidi sa svog telefona, pa ujutro nema pregovaranja ko uzima šta — raspored je isti za sve. Iz samog termina se otvara nalog, tako da posao koji je jučer bio dogovor danas postaje zapis, bez prekucavanja.

Ako dijelite ekipu po ulogama, to prati i ono što ko vidi. Postoje četiri uloge — vlasnik, admin, ured i radnik — i biraš koje tabove koji radnik vidi. Majstoru ne treba pregled zarade da bi znao šta radi danas.

Šta se prvo završava

Kad je sve vidljivo, ostaje odluka. Redoslijed koji se u praksi drži:

Prvo ono kojem fali jedan potez. Posao koji je gotov a nije naplaćen ili nije javljeno kupcu ne treba sat vremena, treba pet minuta, a oslobađa prostor i donosi pare. Takvi se rješavaju prije nego se otvori bilo šta novo.

Drugo ono što blokira druge. Auto koji zauzima kanal ili uređaj koji stoji na jedinom stolu ide ispred posla koji može čekati na polici.

Treće ono što čeka nekoga izvana. Ako se čeka dio ili odgovor kupca, to nije tvoj posao trenutno — provjeri i ostavi. Ne troši dan na ono što ne zavisi od tebe.

Tek onda novo. Novi posao je najzavodljiviji jer je čist i jasan, ali dodaje šestu stavku u hrpu koju već ne stižeš.

Uz to, jednom sedmično pogledaj otvorene stavke: ko duguje, koliko i kad je dospijeće. Poslovi koji su „gotovi" a nisu plaćeni i dalje su otvoreni poslovi.

Šta Omni tu ne radi

Program ne javlja ništa nikome. Nema mailova ni SMS-ova, pa radnik neće dobiti obavještenje da mu je dodijeljen termin — vidi ga kad otvori kalendar, a kupca zoveš sam. Nema online zakazivanja niti portala gdje bi kupac pratio svoj nalog.

Nema ni evidencije radnih sati, šihterice ni obračuna plata; to ostaje knjigovodstvu. Nema GPS praćenja ni putnih naloga za ekipe na terenu. Nema aplikacije u App Storeu ni na Play-u — otvara se u pregledaču, s tim da se može dodati na početni ekran telefona kao ikona. I traži internet vezu.

Nazivi se mijenjaju po djelatnosti koju izabereš pri registraciji: kod molera, keramičara i parketara se predmet zove objekat, kod servisa mobitela uređaj, a u salonima se posao zove termin. Kalendar i statusi rade isto.

Pet poslova odjednom je normalan dan. Nenormalno je što ih moraš držati u glavi. Pogledaj kako to izgleda za klima servise ili koliko košta.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.