Kako napraviti ponudu za firmu sa stavkama i PDV-om

Pola pet je, tek si spustio alat poslije ugradnje klime kad zazvoni nepoznat broj. Šefica nabavke iz veće firme: imaju dvanaest klima uređaja po uredima i traže redovan servis prije sezone. Cijenu znaš napamet i izdiktiraš je dok telefon pridržavaš ramenom. „Zvuči dobro", kaže ona. „Samo nam pošaljite ponudu, sa stavkama i iskazanim PDV-om, ide u dokumentaciju."

Poruku s cijenom poslao bi za trideset sekundi, ali ovo nije to. Ovo je trenutak kad mali servis treba izgledati kao firma, a ti nemaš dva sata za Word. U Omniju je ponuda dokument kao i faktura, s brojem i zaglavljem, i složiš je za nekoliko minuta. Evo redom kako.

Ponuda korak po korak

Otvoriš ekran Dokumenti, klikneš Novi dokument i za vrstu izabereš Ponuda. Kupca biraš iz baze ili ga dodaš na licu mjesta, dugmetom Novi kupac: za pravno lice ideš naziv firme, JIB, telefon, adresa i mjesto, a ime osobe koja je zvala upišeš u napomenu, da poslije znaš s kim si pričao.

Zatim stavke. Usluge koje stalno radiš upišeš jednom u Katalog usluga, s cijenom, i od tada ih na dokumentu biraš iz liste umjesto da ih prekucavaš: „servis klima uređaja", količina 12, cijena po uređaju, pa izlazak kao zasebna stavka. Ako u ponudu ulazi i materijal, artikal povučeš iz Skladišta i šifra, naziv i cijena se popune sami. Sama ponuda pritom ne dira zalihu; roba silazi sa stanja tek kad je upišeš u radni nalog.

PDV je prekidač na samom dokumentu, Dodaj PDV, sa stopom 17 koja već stoji upisana. Podrazumijevano je isključen, pa firma koja nije u sistemu PDV-a šalje ponudu na kojoj piše „Bez PDV-a" i tu nema nesporazuma. Ako jesi u sistemu, uključiš prekidač i program ispiše osnovicu, PDV i ukupno. Račun je na programu, ne na tebi i kalkulatoru u pola noći.

Broj ponude dodjeljuje program: PON-5/2026, po godini i bez duplikata. Ne moraš se prisjećati jesi li „05" već potrošio u martu. Podatke svoje firme uneseš jednom, u Postavkama, pod Podaci firme: naziv, JIB, PDV broj, žiro račun, adresa, telefon i logotip. Od tada stoje u zaglavlju svakog dokumenta.

Na kraju ide dugme Štampaj / PDF. Dokument izgleda isto svaki put, s brojem, datumom, stavkama i iznosom, dakle kao dokument, a ne kao poruka.

Zašto to uopšte odlučuje posao

Firme upoređuju, i to na papiru. Tvoja cijena, ma kako dobra, stane u red pored dvije ponude koje imaju zaglavlje, uredne stavke, iznos bez PDV-a, PDV i ukupno. Šefici nabavke je lakše pravdati izbor ponuđača čija ponuda liči na dokument nego onoga čija liči na poruku. Ako je tvoja jedina stigla kao poruka, ispao si iz igre prije nego što je iko išta sabirao.

A pošto sve radi u pregledaču, i na telefonu jednako kao na računaru, ponudu možeš složiti isti dan, i s terena, dok je razgovor još svjež. To je pola prednosti u poslu koji ide na tri ponude, a više o tome ima u tekstu ponuda isti dan.

Tri mjeseca kasnije, kad zovne računovodstvo

Ponuda ostaje u programu. Kad zatraže kopiju za arhivu, otvoriš dokument i izdaš PDF ponovo, bez kopanja po folderima i pogađanja je li prava ona „final" ili „final-2". Kod kupca stoji cijela historija: sve ponude, predračuni, fakture i nalozi na jednom mjestu, a globalnom pretragom, Cmd/Ctrl+K, nađeš firmu ili broj dokumenta za par sekundi.

Ako ista firma sljedeće godine traži isto, ne kucaš iznova. Na starom dokumentu stoji dugme Kopiraj u novu ponudu, koje prepiše sve stavke u novi dokument, s novim brojem i današnjim datumom, pa samo prepraviš cijene.

Kad posao krene, otvoriš radni nalog na tog kupca, upišeš radove i dijelove, a završen nalog jednim potezom pretvoriš u fakturu. Tako ponuda, nalog i faktura ostanu vezani za istu firmu, umjesto rasuti po porukama, sveskama i Wordu. Ako ista firma traži predračun prije plaćanja, to je isti tok, samo druga vrsta dokumenta.

Dokle ide Omni u ovom poslu

Omni ti daje uredan dokument, ostatak postupka je i dalje tvoj. Ponudu šalješ sam — preuzmeš PDF pa ga pošalješ mailom ili Viberom, kako već komuniciraš s tim kupcem, ili mu daš Connect link na kojem je otvori bez prijave i odobri.

Javne nabavke Omni ne pokriva: bez portala, rokova i tenderske dokumentacije. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijava i KIF/KUF ostaju knjigovođi, kao i do sada.

Šta se mijenja

Ne cijena koju daješ, nego to koliko dugo traje da je pretočiš u nešto što se može priložiti uz dokumentaciju. Umjesto dva sata u Wordu i strepnje oko broja i PDV-a, ponuda nastane između dva posla, a nađeš je i za tri mjeseca. Kako sve to izgleda kad sezona klima krene, ima u tekstu o klima servisu prije sezone.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.