Kako voditi klima servis kad krene sezona

Do polovine maja radiš montaže po dogovoru, jedna danas, dvije sutra. Onda dođe prvi vikend od 33 stepena i za tri dana ti se skupi četrdeset poziva. Jedan traži da dođeš danas ako ikako može, drugi zove treći put jer si mu lani mijenjao neki dio pa ne zna koji. Ti stojiš na krovu s bušilicom i pokušavaš se sjetiti koji je kupac imao Gree, a koji Vivax.

U Omniju taj podatak ne držiš u glavi. Svaki uređaj ima svoj karton pod kupcem, a termin, nalog, dijelovi i faktura izlaze jedno iz drugog. Radi s telefona, na krovu, i bolje ga je postaviti u martu nego u julu.

Uređaj kao karton, ne kao rečenica u nalogu

Kad pri registraciji izabereš klima servis, program prekrsti nazive: predmet nije Vozilo nego Uređaj, radnik je Serviser, a na svakom uređaju stoje polja koja ti stvarno trebaju — proizvođač, model, tip uređaja (zidna, kasetna, kanalna, podna, multi-split), serijski broj, tip freona (R32, R410A, R22, R290), snaga u BTU i lokacija montaže. Lokacija je kod klime pola posla: „vanjska na terasi, treći sprat, bez lifta" mijenja i cijenu i to koga šalješ.

Uređaj stoji pod kupcem, ne pod adresom, pa isti čovjek uredno ima tri jedinice — dnevni boravak, spavaća, kancelarija — i program zna koja je koja. Kad kaže „lani ste mi nešto radili", otvoriš njegov karton i vidiš šta, kad i ko. Serijski broj ti je tu kad ideš po garanciju kod uvoznika: ne zoveš kupca da slika naljepnicu na vanjskoj jedinici i ne gubiš pola dana. Uređaj po serijskom broju nađeš i pretragom, prečicom Ctrl/Cmd+K.

Sezona, korak po korak

1. Poziv. Nađeš kupca pretragom ili otvoriš novog, s telefonom i adresom.
2. Termin. U Kalendaru prevučeš izlazak na dan i sat, u kolonu tog servisera. Pogled Dan ili Sedmica, čipovi po radniku. Ekipa svoje termine vidi s telefona, ne zoveš ih da pitaš gdje su.
3. Nalog. Iz termina otvoriš radni nalog. Montaža i kvar idu istim nalogom. Broj dodjeljuje program: RN-1/2026, po godini, bez preskakanja.
4. Dijelovi i rad. Bakarnu cijev po metru, freon i nosače dodaješ sa zaliha iz Skladišta, pa stanje silazi samo; punjenje, čišćenje i izlazak na teren biraš iz Kataloga usluga, gdje si cijenu upisao jednom. Kad freon ili nosači padnu ispod minimuma koji si zadao, program ih označi — usred jula to je razlika između izlaska i vraćanja praznih ruku.
5. Faktura. Nalog jednim potezom postane faktura i stavke prelaze same, ne prepisuješ ih. PDV od 17% je prekidač na dokumentu; ako nisi u sistemu PDV-a, kupcu piše „Bez PDV-a". Broj ide sam, FAK-3/2026, bez duplikata i onda kad dvojica fakturišu istog dana. PDF preuzmeš ili odštampaš.
6. Uplata. Upišeš koliko je leglo, može i djelimično. Ostatak sam stoji pod Otvorenim stavkama, s iznosom i brojem dana kašnjenja.

Ovo je bitno baš u julu. Kad radiš dvanaest sati i imaš dva momka na terenu, naveče niko ne prepisuje naloge. Zato se fakture ne guraju za „poslije sezone", nego izađu isti dan, s krova.

Ko se vraća na godišnje pranje

Klima servis živi od ponovljenog posla, a tu sveska pukne najgore: nemaš spisak, pa nemaš koga zvati. Omni to broji po vremenu. Na Početnoj stoji kartica „Za servis — uređaji kojima je vrijeme": uređaji kod kojih je od zadnjeg naloga prošlo dvanaest mjeseci, s vlasnikom, datumom posljednjeg servisa, razlogom i dugmetom Pozovi koje otvara telefon. U martu je to spisak, u julu bi bio propuštena para.

Šta znaš kad sezona prođe

Izvještaji razdvajaju ono što se u svesci pomiješa: promet je šta si fakturisao, naplaćeno je šta je stvarno leglo, za naplatu je šta te čeka. Zarada je naplaćeno minus troškovi, ne fakturisano minus troškovi, jer to nije ista para i u septembru se ta razlika osjeti. Uz to ide i koji je serviser koliko odradio i trend po mjesecima. Troškove upisuješ po kategorijama. Vlasnik bira koje ekrane koji radnik vidi, a Dnevnik izmjena pamti ko je šta i kad mijenjao.

Šta Omni radi pred sezonu, a šta ti

Omni ti pokaže spisak uređaja za pranje i kupaca kojima je interval prošao — telefon okrećeš ti, uz nacrt poruke koji pročitaš i izmijeniš prije nego ode. Ako hoćeš da ti se dio kupaca javi sam, u Postavkama uključiš javni link za zahtjev za termin i staviš ga u Instagram bio.

Fakturu kupcu daješ kao PDF ili Connect linkom na kojem je otvori bez prijave. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijavu i KIF/KUF radi knjigovođa. Traži internet.

Postavi ga u martu

Registracija traje par minuta i ne traži karticu. Odabereš djelatnost i program već zna da se predmet zove Uređaj. Postojeći popis robe ubaciš dugmetom Uvezi iz Excela umjesto da ga kucaš, a onda upiši dva-tri uređaja stalnih kupaca i jedan nalog — vidjet ćeš do kraja sedmice je li ti sjelo. Kako to izgleda za tvoj zanat piše na stranici Omni za klima servise, a zašto promet i zarada nisu isto, u tekstu promet nije zarada.

U julu nećeš stići ni telefon napuniti.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.