Kako voditi termine i materijal u kozmetičkom salonu

Utorak, 16:40

Klijentica sjedi, lampa radi, ti završavaš izgradnju. Zvoni telefon i pita ima li mjesta u petak popodne. U glavi prelistaš petak, čini ti se da je oko pet slobodno, kažeš „dođi" i vratiš se na nokte. U petak u pet dođu dvije žene i obje su sigurne da su se dogovorile s tobom. Isto veče otvoriš gel i vidiš da je zadnji.

Omni je poslovni program za kozmetičke studije i pokriva baš te dvije rupe: raspored koji ne živi u glavi i materijal koji se skida sa stanja onda kad ionako nešto upisuješ. Evo kojim redom to ide, ekran po ekran.

Dan ti stoji na početnom ekranu

Početna kod kozmetičkog studija nije tabela nego raspored dana. Na vrhu ti stoje četiri brojke: termini danas i koliko ih je završeno, promet danas, za naplatu i novi klijenti ovaj mjesec. Ispod je spisak termina za danas, s vremenom, klijenticom i radnicom kod koje dolazi.

Kalendar ide po kozmetičarki: u dnevnom prikazu svaka ima svoju kolonu. Termin slažeš prevlačenjem po mreži, pa se petak popodne vidi kao popunjen ili prazan prostor, a ne kao rečenica koje se moraš sjetiti. Kad telefon zvoni dok radiš, otvoriš kalendar na telefonu i vidiš petak prije nego kažeš „dođi".

Termin nosi usluge i materijal

Kod kozmetike se ekran radnih naloga zove Termini. Tu, na samom terminu, stoje usluge, materijal, cijena i napomena o tretmanu.

Usluge biraš iz Kataloga usluga, s cijenama: manikir, gel lak, tretman lica, depilacija, trajna šminka. Upišeš ih jednom i dalje ih samo biraš.

Materijal je u Skladištu. Kad artikal iz skladišta dodaš na termin, količina se skida sa stanja u tom trenutku, dok ti je klijentica još u stolici. Dva detalja vrijedi znati unaprijed. Prvo, sam upis u kalendar ne dira stanje, on drži raspored. Drugo, skida se samo ono što izabereš iz skladišta; ako naziv otkucaš rukom, program ne zna šta je to i stanje ostaje isto.

Svakom artiklu upišeš minimum. Kad gel, clear ili paketić trepavica padne ispod njega, lista te upozori, prije nego ti zadnja bočica ostane u ruci u petak popodne. Prvi popis ne moraš kucati red po red, ubaciš ga iz CSV-a ili Excela.

Klijentica ima karticu, ne samo termin

Pod Klijenti stoji kartica sa svime: telefon, svi termini, izdate fakture i ponude i koliko je ostalo za naplatu. Tako znaš ko ti je stalna mušterija, a ko je svratio jednom prije godinu dana.

Račun iz termina

Iz termina jednim potezom izlazi faktura s istim stavkama. PDV od 17 posto je prekidač na samom dokumentu i podrazumijevano je isključen, pa ako studio nije u sistemu PDV-a, na računu piše „Bez PDV-a". Numeraciju vodi program, po godini, FAK-3/2026, i brojeve dodjeljuje sam, bez duplikata. Predračune i ponude praviš na istom ekranu, Dokumenti. Sve se štampa i preuzima kao PDF.

Šta je na kraju mjeseca ostalo

Ovo je pitanje zbog kojeg se materijal uopšte i evidentira. Gel, clear, četkice, trepavice — nijedna stavka nije skupa, pa ih niko ni ne upisuje. Ali kupuješ ih u martu, trošiš do juna, a u julu ne znaš je li mjesec bio dobar ili si samo trošila ono što je već plaćeno.

Izvještaji razdvajaju promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu, uz trend prometa po mjesecima, učinak radnica i spiskove najtraženijih usluga i materijala. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, nikad kao fakturisano minus troškovi, pa se razlika između prometa i zarade vidi na jednom ekranu. Troškove upisuješ po kategorijama — najam, plate, režije, marketing, dobavljač, ostalo — pa vidiš i koja ti kategorija odnese najviše.

Otvorene stavke pokazuju ko duguje i koliko dana kasni, ako ti neki račun ostane nenaplaćen. U Korisnicima biraš kojim tabovima koja radnica ima pristup, a Dnevnik izmjena pamti ko je šta promijenio. Radi u pregledniku, bez instalacije, na telefonu, tabletu i računaru, a podaci su u oblaku, pa raspored vidiš i iz studija i od kuće.

Prvih pola sata

Uvedeš radnice pod Korisnici. Upišeš usluge s cijenama u Katalog usluga. Ubaciš materijal u Skladište i svakom artiklu daš minimum. Onda u Kalendar unesi termine za sutra i pogledaj kako ti izgleda petak. Za to ti ne treba ni pola sata, ni kartica.

Kako studio radi u Omniju

Klijentica ti može sama poslati zahtjev za termin: u Postavkama uključiš javni link i staviš ga u Instagram bio. Ona vidi koja su vremena slobodna — ali ne i čija su zauzeta — izabere i pošalje zahtjev, a ti ga potvrdiš, jer ti znaš koliko taj tretman stvarno traje.

Podsjetnike šalješ ti, iz svog telefona, uz nacrt poruke koji pročitaš prije nego ode. Sljedeći dolazak upisuješ dok je klijentica još tu, što je i najsigurniji trenutak. Galerije „prije i poslije“ nema — Omni drži termine, potrošni materijal i naplatu, a slike ostaju tamo gdje ih ionako pokazuješ. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijavu radi knjigovođa.

Kako to izgleda baš za kozmetiku, tu je Omni za kozmetičke salone. Frizerski salon ima svoj tekst.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.