Kako preći sa sveske na program bez prekucavanja

Sveska ti je puna, a ti je i dalje nosiš

Stoji pored kase, ćoškovi su ižvakani, prve stranice su od prošle jeseni, negdje na sredini je zalijepljen račun za dijelove. U njoj je svaki posao iz zadnjih godinu dana.

I to je razlog zašto još nisi prešao na program. Ne cijena i ne računar, nego jedna rečenica: „Morao bih prekucavati cijelu svesku, a nemam sedmicu dana za to.“

Ne moraš. U Omniju se staro ne prebacuje. Kreneš od posla koji ti sutra dođe, kupci se upisuju usput dok radiš, a fajlom uvoziš samo popise koje ionako već imaš u tabeli. Ispod je to po koracima, s imenima ekrana i dugmadi kakva stvarno stoje u programu.

Staru svesku ne prekucavaš

Sveska ostaje sveska. Staviš je u ladicu ili na policu iznad stola i od danas je to arhiva. Kad te neko za pola godine pita nešto od prošle godine, otvoriš svesku, kao i do sada. Ništa nisi izgubio.

Program kreće od nule. Prvi posao koji upišeš u njega je onaj koji ti je danas na stolu.

Zvuči presimplificirano, ali razmisli šta ti stvarno treba iz stare sveske. Ne treba ti sve. Trebaju ti kupci koji se vraćaju, i to samo oni koji se stvarno vraćaju. A oni će se javiti sami, jer se zato tako i zovu. Kad se javi, tada ga upišeš. Za tri mjeseca u programu ti je većina ljudi koje zoveš svojim kupcima, a nisi sjeo nijedno veče da prekucavaš.

Prvih petnaest minuta, ne cijela smjena

Registracija traži naziv firme ili obrta, djelatnost s liste od petnaest ponuđenih — auto servis, klima servis, servis bijele tehnike, vodoinstalater, električar, staklar, frizerski salon, teretana, servis mobitela i tako redom, a ko se ne nađe na spisku bira Ostalo — pa adresu na kojoj će ti dashboard živjeti, ime, telefon, e-poštu i lozinku. Kartica se ne traži.

Prvo što uradiš unutra jesu Postavke, i to jednom. Naziv, JIB, PDV broj ako ga imaš, žiro račun, adresa, mjesto, telefon, e-pošta i logo. To ide na svaku fakturu koju ćeš ikad izdati, pa se isplati odvojiti tih deset minuta odmah. Tu je i PDV: stopa je 17%, prekidač je po dokumentu i podrazumijevano isključen, pa ko nije u sistemu dobije dokument na kojem piše da je bez PDV-a.

Na Početnoj te čeka kartica „Prvi koraci“ sa četiri stavke: dodaj prvog kupca, napravi prvi radni nalog, zakaži prvi termin u kalendaru, izdaj prvu fakturu. Kvačice se pale iz tvojih stvarnih podataka, ne iz toga što si negdje kliknuo „razumijem“. Kad odradiš sve, kartica sama nestane, a ako ti smeta ranije, ima X. Pored nje stoji dugme „Pokreni vodič“, koje te provede kroz ekrane i pokaže gdje je šta.

Baza se puni dok radiš, ne prije nego počneš

Ovo je dio koji ljudi ne očekuju.

Ne moraš unaprijed unijeti kupce da bi mogao otvoriti nalog. Kreneš od naloga: u formi „Novi radni nalog“ stoji broj koji program predlaže, polje za kupca, polje za vozilo ili uređaj, kilometraža, majstor i opis prijavljenog problema. Kod polja za kupca, u istoj toj formi, imaš „Novi kupac“ — otvori se prozorčić, upišeš ime i telefon i nastavljaš dalje. Isto vrijedi za vozilo. Kad snimiš, nalog se otvori i tek tada na njega dugmetom „Dodaj stavku“ slažeš radove iz Kataloga usluga i dijelove sa skladišta. Kad je posao gotov, dugme „Generiši fakturu“ od tog naloga napravi fakturu, predračun ili ponudu, sa stavkama koje već stoje.

Znači redoslijed nije „prvo unesi sve, pa onda radi“. Redoslijed je: radi, a unos se desi usput.

Kupac ima ime ili naziv firme s JIB-om, telefon, e-poštu, adresu, mjesto i napomenu. Ništa od toga nije obavezno osim onoga što ti treba. Ako imaš samo ime i broj telefona, upiši ime i broj telefona.

Fajl uvoziš samo tamo gdje za to postoji dugme

Ako artikle, kupce ili cjenovnik već vodiš u Excelu, tu ima prečica. Dugme „Uvezi iz Excela“ stoji na četiri liste — Kupci, Skladište, Katalog usluga i Vozila — i prima .xlsx, .csv i .tsv. Prvi red su nazivi kolona, a nazivi ne moraju biti tačno naši: šifra, sifra, code i kataloški broj se čitaju isto. Redoslijed kolona nije bitan, a ako ne znaš kako da složiš tabelu, u istom prozorčiću je „Preuzmi predložak“.

Ništa se ne upisuje odmah. Prvo dobiješ pregled red po red: koje su kolone prepoznate, koliko je redova novo, koliko ih već postoji i koji imaju grešku, s brojem reda kakav vidiš u Excelu. Biraš hoćeš li postojeće preskočiti ili ažurirati, pa tek onda potvrdiš. Redove s greškom skineš dugmetom „Greške u CSV“, popraviš ih i ponoviš uvoz. Ako si promašio fajl, „Poništi uvoz“ vrati stanje kakvo je bilo, i to dugme stoji naredna 24 sata.

Naloge i dokumente ne ubacuješ fajlom. I to je u redu, jer njih ionako ne prekucavaš. Ako ti treba više detalja baš o uvozu, ima poseban tekst o uvozu iz Excela, a kako izgleda prvih sat vremena u Omniju piše na drugom mjestu.

U suprotnom smjeru stoji „Izvezi u Excel“ na listama Kupci, Skladište, Radni nalozi, Dokumenti i Troškovi, i izvozi tačno ono što u tom trenutku vidiš. U Postavkama, pod Backup podataka, dugme „Izvezi sve“ spusti cijelu bazu u jedan fajl. Podaci su tvoji i izlaze kad god hoćeš.

Kad ćeš prestati otvarati svesku

Otprilike druge sedmice, i to neprimjetno.

Zove kupac, ti ukucaš prezime u pretragu gore i izađe kupac, vozilo, nalog i dokument odjednom. Tražiš i po registraciji, po VIN-u ili po broju naloga. Sljedeći put mu radiš isti posao kao prošli, pa otvoriš stari nalog i klikneš „Kopiraj u novi radni nalog“ umjesto da kucaš ispočetka. Dio koji si uzeo sa skladišta siđe sa stanja čim ga upišeš u nalog, bez posebnog otpisa. Krajem mjeseca otvoriš Izvještaje i vidiš promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu, uz poređenje s prethodnim, jednako dugim periodom.

Sveska za to vrijeme stoji na polici. Otvorit ćeš je možda tri-četiri puta, uvijek zbog nečeg starog. Poslije ni to.

Šta ovo ne rješava

Da ne kupuješ naslijepo. Omni ne šalje kupcima ni e-poštu ni SMS i nema automatske podsjetnike — broj je na klik, ali zoveš sam. Nije fiskalna kasa, ne radi e-fakture i nije knjigovodstvo: PDV prijavu i KIF/KUF i dalje radi knjigovođa. Nema ulazne fakture od dobavljača. I traži internet, offline ne radi. Vodi evidenciju i izdaje dokumente, i to je posao za koji je pravljen.

Sveska ostaje gdje jeste. Ti samo prvi posao koji ti sutra dođe upiši u program umjesto na papir, i vidi kako ti sjeda.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.