Kako preći sa sveske na program bez prekucavanja

Sveska ti je puna, a ti je i dalje nosiš

Sveska stoji pored kase. Ćoškovi su ižvakani, prve stranice su od prošle jeseni, negdje na sredini je zalijepljen račun za dijelove. U njoj je svaki posao koji si uradio u zadnjih godinu dana.

I to je razlog zašto još nisi prešao na program. Ne cijena. Ne to što ne znaš raditi na računaru. Nego jedna rečenica koju sam sebi kažeš svaki put kad otvoriš neku stranicu s cijenama: „Ma neću sad, morao bih prekucavati cijelu svesku, a nemam sedmicu dana za to.“

Ta rečenica je pogrešna, i to je jedina stvar koju ovaj tekst hoće da ti kaže.

Staru svesku ne prekucavaš. Nikad.

Sveska ostaje sveska. Staviš je u ladicu ili na policu iznad stola i to je od danas arhiva. Kad te neko za pola godine pita nešto od prošle godine, otvoriš svesku, kao i do sada. Ništa nisi izgubio.

Program kreće od nula. Prvi posao koji upišeš u njega je posao koji ti je danas na stolu.

Zvuči presimplificirano, ali probaj razmisliti šta ti stvarno treba iz stare sveske. Ne treba ti sve. Trebaju ti kupci koji se vraćaju, i to samo oni koji se stvarno vraćaju. A oni će se javiti sami, jer se zato i zovu tako. Kad se javi, tada ga upišeš. Za tri mjeseca u programu ti je devedeset posto ljudi koje zoveš svojim kupcima, a nisi sjeo nijedno veče da prekucavaš.

Prvi dan: petnaest minuta, ne cijela smjena

Kad se registruješ, upišeš naziv firme, biraš djelatnost s liste — auto servis, klima servis, bijela tehnika, vodoinstalater, električar, salon, staklar, teretana ili ostalo — i to je to. Kartica se ne traži, sedam dana ide besplatno.

Prvo što uradiš unutra jesu Postavke, i to jednom u životu. Naziv, JIB, PDV broj ako ga imaš, žiro račun, adresa, mjesto, telefon, mail, logo. To ide na svaku fakturu koju ćeš ikad izdati, pa se isplati odvojiti tih deset minuta odmah.

Na Početnoj te čeka kartica „Prvi koraci“ s tri-četiri stavke: dodaj prvog kupca, napravi prvi nalog, izdaj prvu fakturu. Nije ukras — kvačice se pale iz tvojih stvarnih podataka, ne iz toga što si negdje kliknuo „razumijem“. Kad odradiš sve, kartica sama nestane. Ako ti smeta, ima X i više se ne pojavljuje. Tu je i dugme „Pokreni vodič“, koje te provede kroz ekrane i pokaže gdje je šta.

Baza se puni dok radiš, ne prije nego počneš

Ovo je dio koji ljudi ne očekuju.

Ne moraš unijeti kupce da bi mogao napraviti nalog. Kreneš od naloga. Kad dođeš do polja za kupca, u istoj toj formi imaš „Novi kupac“, otvori se prozorčić, upišeš ime i telefon i nastavljaš dalje. Isto vrijedi i za auto ili uređaj — praviš ga tu gdje ti zatreba, ne dan ranije na nekom drugom ekranu.

Znači redoslijed nije „prvo unesi sve, pa onda radi“. Redoslijed je: radi, a unos se desi usput.

Kupac ima ime ili naziv firme s JIB-om, telefon, mail, adresu, mjesto i napomenu. Ništa od toga nije obavezno osim onoga što ti treba. Ako imaš samo ime i broj telefona, upiši ime i broj telefona. Program neće stati i tražiti ti da popuniš osam polja da bi te pustio dalje.

Skladište je jedino mjesto gdje se isplati fajl

Ako artikle vodiš u Excelu ili ti je dobavljač dao spisak, tu ima prečica. Na Skladištu postoji dugme „Uvezi datoteku“ i prima CSV, TXT ili TSV. Fajl mora imati prvi red sa nazivima kolona, a imena mogu biti i naša i engleska: šifra ili code, naziv ili name, cijena ili price, količina ili kolicina, pa kategorija, jedinica, minimum i dobavljač. Red koji nema i šifru i naziv se preskoči, a kad završi, javi ti koliko je artikala uvezeno.

Dvije stvari da znaš unaprijed, da ne budeš iznenađen.

Prvo, uvoz ne unosi nabavnu cijenu, jer te kolone nema. To znači da će ti sažetak „Vrijednost (nabavna)“ na Skladištu pokazivati nulu dok nabavne ne upišeš ručno kroz artikle. Prodajna se uveze, nabavna ne.

Drugo, uvoz iz fajla postoji samo za skladište. Kupce, naloge i dokumente ne možeš ubaciti fajlom. I to je u redu, jer njih ionako ne prekucavaš — vidi gore.

Za sve u suprotnom smjeru postoji „Izvezi u Excel“ na listama Kupci, Skladište, Radni nalozi, Dokumenti i Troškovi. Podaci su tvoji i izlaze kad god hoćeš, a u Postavkama možeš povući i kompletan backup.

Kad ćeš prestati otvarati svesku

Otprilike druge sedmice, i to se desi neprimjetno.

Zove kupac, ti ukucaš prezime u pretragu gore i izađe ti kupac, auto, nalog i faktura odjednom. Možeš tražiti i po registraciji ili broju naloga, samo tada dobiješ ono na šta se broj odnosi. Sljedeći put mu praviš isti posao kao prošli, otvoriš stari nalog i klikneš „Kopiraj u novi radni nalog“ umjesto da sve kucaš ispočetka. Dio koji si uzeo iz skladišta siđe sa stanja čim ga upišeš u nalog, bez posebnog otpisa. Krajem mjeseca otvoriš Izvještaje i vidiš promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu, uz poređenje s prethodnim, jednako dugim periodom.

Za to vrijeme sveska i dalje stoji na polici. Otvorit ćeš je možda tri-četiri puta, uvijek zbog nečeg starog. Poslije ni to.

Šta ovo ne rješava

Da ne kupuješ naslijepo. Omni ne šalje kupcima ni mail ni SMS i nema podsjetnike — broj telefona ti je na klik, ali zoveš sam. Nije fiskalna kasa, ne radi e-fakture i nije knjigovodstvo. Nema online rezervacija ni barkod skenera. Vodi evidenciju i izdaje dokumente, i to je posao za koji je pravljen.

Cijena je 39.99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi.

Uzmi sedam dana besplatno, bez kartice. Sveska ostaje gdje jeste. Ti samo prvi posao koji ti sutra dođe upiši u program umjesto na papir, i vidi kako ti sjeda.