Zakazivanje termina dok držiš telefon u ruci

Utorak, dvadeset do jedanaest. Jedna mušterija je pod farbom, druga sjedi i čeka, a telefon zvoni na pultu. Zove treća: ima li mjesta u petak ujutro.

Sad imaš tri izbora i nijedan nije dobar. Pustiš da zvoni pa zoveš nazad kad se sjetiš, a ne sjetiš se. Kažeš „javi se poslije podne" i izgubiš je kod onog ko se javio odmah. Ili skineš rukavice, odeš do pulta, otvoriš kalendar i tražiš rupu u petak, dok ti farba radi svoje.

U servisu je ista scena, samo s drugim rekvizitima. Auto je na dizalici, ruke masne, čovjek pita može li sutra ujutro na mali servis.

Rečenica umjesto obrasca

Na stranici Omni AI ne otvaraš obrazac s poljima nego napišeš rečenicu onako kako bi je i rekao: „zakaži Marića u petak u 10 na servis".

Nazad ne dobiješ zakazan termin nego karticu „Termin za potvrdu". Na njoj piše datum i sat od kada do kada, šta se radi, koji kupac i koji majstor. Ispod je dugme „Zakaži termin". Dok ga ne klikneš, u kalendaru nema ničega.

Zvuči kao sitnica, ali razlika je u tome koliko dugo držiš telefon. Otvoriti kalendar, naći dan, naći slobodno mjesto, upisati kupca i uslugu — to je nekoliko koraka i obje ruke. Rečenica i jedan klik su, dok si u poslu, druga vrsta radnje.

Ako trajanje ne kažeš, uzima se sat vremena. Ako kažeš datum a ne kažeš sat, ne zakazuje se tiho u ponoć nego te pita u koliko sati. Ako kupca nema u imeniku, ne izmišlja ga nego traži tačan naziv, a ako ime odgovara većem broju ljudi iz imenika, ne bira nasumice nego traži da preciziraš.

Zašto termin nastaje tek klikom

Ovo nije opreznost nego pravilo koje vrijedi kroz cijeli Omni AI: model ne upisuje ništa sam, nikad, ni u jednom toku. Isto je i s nacrtom ponude ili fakture — vidiš cijeli dokument s iznosima i PDV-om, ali dokument nastaje tek kad klikneš „Napravi ponudu".

Razlog je praktičan. Ti u ekran gledaš dvije sekunde, jednim okom, s folijom u ruci. Ako je rečenica krivo shvaćena — pogrešan dan, pogrešan Marić — to treba vidjeti prije nego termin uđe u kalendar koji gleda cijela ekipa. Kartica postoji da ta provjera traje te dvije sekunde, umjesto da se stvar otkrije u petak u deset, kad čovjek dođe.

Tri upozorenja koja ćeš stvarno vidjeti

Kartica ne pokazuje samo šta je razumjela. Kaže i šta joj je sumnjivo. Bitno: upozorenje ne obara nacrt, dugme ostaje tu. Ti odlučuješ.

Termin je u prošlosti. Dešava se češće nego što zvuči. Kažeš „u utorak" u srijedu, ili se zabuniš u datumu jer ti je u glavi prošla sedmica. Umjesto da termin nestane negdje iza tebe u kalendaru, na kartici stoji da je iza tebe.

U to vrijeme već postoji termin. Kartica ti kaže koliko ih je, ali te ne zaustavlja. To je namjerno i zaključano: dvije stolice i dva radnika u isto vrijeme su normalan radni dan, a ne greška. Program koji bi na to odbio zakazivanje smetao bi ti svaki dan. Ovako imaš podatak, a odluku ostavljaš sebi.

Majstor nije prepoznat. Ako ime ne odgovara nijednom aktivnom radniku, ili odgovara dvojici — dva Adisa u ekipi nisu rijetkost — termin ostaje nedodijeljen umjesto da se pogađa. Nedodijeljen termin je istinit i vidiš ga odmah. Pogrešno dodijeljen je gori od nikakvog, jer izgleda tačno.

Ko od ekipe to smije

Prva granica nije alat nego uloga. Omni AI stoji na raspolaganju vlasniku, direktoru i kancelariji. Mehaničaru ne radi, koliko god tabova imao na ekranu, pa ono što on zakazuje i dalje zakazuje kroz sam kalendar.

Kome radi, tome se alati filtriraju po pravima prije nego model uopšte sazna da postoje, i provjeravaju se ponovo pri izvršenju. Kancelarija ima kupce, dokumente i naplatu, ali ne i izvještaje — pa radnik koji na ekranu nema Izvještaje do zarade ne može doći ni pitanjem. Termin rečenicom tako zakazuje onaj kome je kalendar otvoren, a time mu se ne otvara ništa drugo.

Šta odlazi vani, a šta ne

Prema modelu idu zbirne brojke i imena kupaca i artikala. Telefon, adresa, e-pošta i JIB nikad. Opis termina se namjerno izbacuje, jer kod frizera i kozmetičara u opisu zna stajati bilješka o klijentu koja nikoga izvan salona ne treba zanimati.

Razgovori se čuvaju na tvom uređaju, server ih ne pamti. Tekst pitanja se ne bilježi ni u dnevnik, upravo zato što u njemu često stoji ime kupca.

Šta Omni tu ne radi

Ne diktiraš — rečenicu kucaš, glasovnog unosa nema. AI ne upisuje ništa sam, ni ovdje ni igdje drugo, pa ako klik izostane, termina nema. Kupcu se ne javlja niko osim tebe: Omni ne šalje poruke kupcima sam, nema masovnog slanja ni automatskih opomena, tako da potvrdu „vidimo se u petak u deset" i dalje šalješ ručno, ako je šalješ. I pitanja imaju granicu — 300 mjesečno po firmi, otprilike deset dnevno za cijelu ekipu. Sam Omni AI radi na aktivnoj pretplati, ne u probnom periodu.

Kad je rečenica brža, a kad kalendar

Rečenica dobija kad si usred posla i termin je jednostavan: jedan kupac, jedan sat, jedna usluga. Kalendar dobija kad slažeš cijelu sedmicu unaprijed ili premještaš pet termina jer je neko otkazao. Tu ti treba pogled na dan i kolone po radniku, ne razgovor.

Zato ovo nije zamjena za kalendar nego prečica do njega. Kako izgleda sam kalendar — dan po radniku, trajanje, statusi i prelazak termina u nalog — pisali smo posebno u tekstu o programu za zakazivanje termina, a po djelatnosti to imaš na stranici za frizere i za automehaničare.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.