Zakazivanje termina kad vas radi troje

Sveska zna samo ono što je jedna ruka upisala

Koleginica upiše „Amira 14h“ dok si ti pod farbom. Ti to ne vidiš dok ne dođeš do pulta, a kad dođeš, ne piše koja Amira, ni šta radi, ni koliko traje. Dvije osobe, isti dan, dva reda koja se ne slažu. Dok radiš sam, sveska drži; čim vas je troje, puca.

U Omniju termini stoje po firmi, a ne po korisniku, pa ih vidi svako ko se prijavi, s pulta i s telefona. Evo kako taj kalendar radi i, na kraju, šta ne radi.

Kalendar, kolona po radniku

Otvoriš Kalendar. Gore stoje dugmad s imenima ekipe — tu su oni kojima si dao ulogu radnika, kako se već zove u tvom zanatu: frizer, kozmetičar, majstor, trener. Klikneš na jedno ime i ostane samo njegov dan, klikneš Svi i vidiš cijelu ekipu odjednom.

Imaš tri pogleda. Sedmica ti pokaže šest dana odjednom, od ponedjeljka do subote, i tu planiraš. Dan te spusti na jedan dan s kolonom po radniku, gdje se odmah vidi ko je pun a ko slobodan; termini koje nisi nikome dodijelio stoje u svojoj koloni sa strane. Tabela slaže termine u kolone po statusu, pa karticu prevučeš iz Zakazano u Završeno bez otvaranja termina.

Novi termin praviš tako što povučeš mišem ili prstom preko mreže, od početka do kraja posla. Izbor se hvata na petnaest minuta i odmah iskoči oblačić da upišeš šta je to. Kratak klik na prazno polje daje termin od sat vremena.

Trajanje, a ne samo sat

Svaki termin ima početak i kraj, oboje obavezno. To je razlog zašto ti se dan ne skupi na papiru: šišanje je pola sata, farba dva i po, tretman lica sat vremena, i kalendar to nacrta u pravoj visini. Rupu od sat i po vidiš prije nego je propustiš, a ne poslije.

Na termin možeš zakačiti osobu iz Kupaca, ali ne moraš — polje je označeno kao opciono i u njemu piše „Bez povezane osobe, slobodan termin“, pa termin može biti i samo blokirano vrijeme, pauza ili dostava. Kad povežeš osobu, na njenoj kartici pod Kupcima stoji šta je kod tebe radila i šta je ostalo neplaćeno.

Postojeći termin mijenjaš tako što ga otvoriš i promijeniš vrijeme, radnika ili status. Povlačenje po mreži pravi nove termine, ne pomjera postojeće — to je jedno mjesto gdje ćeš kliknuti dvaput umjesto jednom.

Status, uključujući „Nije se pojavio“

Svaki termin ima status: zakazano, u toku, završeno, otkazano i Nije se pojavio.

Ovo zadnje je sitnica koja se isplati tek za tri mjeseca. Sveska pamti da je neko trebao doći, ali ne pamti da nije došao. Poslije imaš osjećaj da ti stalno otkazuju u zadnji čas, a dokaz nemaš. Kad svaki nedolazak označiš, za tri mjeseca tačno znaš ko ti troši mjesta, i ne nagađaš.

Iz termina u nalog, pa u račun

Kad osoba dođe i posao se odradi, iz istog termina praviš radni nalog dugmetom Pretvori u nalog. Dugme se pojavi samo na terminu koji ima povezanu osobu, jer nalog bez kupca nema kome pripasti. Kupac i predmet pređu sami, pa ime ne kucaš drugi put.

Nalog dalje ide u fakturu, predračun ili ponudu, s PDV-om ili bez, kako ti treba, a numeracija se vodi sama i bez duplikata. Ako držiš potrošni materijal na Skladištu, ono što staviš na nalog skida se sa zalihe, pa boje i ampule ne broji niko napamet.

Tako termin, posao i račun stoje u jednoj liniji, umjesto da svaki živi na svom papiriću.

Kalendar možeš i odštampati, dugme Štampaj sedmicu, cijela sedmica na jednom A4 položeno, kad treba raspored na zidu ili u ruci radnika koji ne gleda telefon.

Šta ovaj kalendar radi, a šta ne

Ovdje bih volio da su drugi ovako jasni, pa sam prvi.

Kupac ti može sam poslati zahtjev za termin. U Postavkama uključiš javni link, staviš ga u Instagram bio ili na vizitku, i kupac na njemu vidi koja su vremena slobodna — ali ne i čija su zauzeta, ni ime ni usluga ni majstor. Izabere početak i pošalje zahtjev. Ono što se ne dešava jeste da ti se sam upiše u kalendar: termin potvrđuješ ti, jer ti znaš koliko taj posao stvarno traje. To je namjerno, i to je razlika između javnog linka i automata koji ti puni dan mimo tebe.

Omni ne šalje podsjetnike, ni SMS ni mail. Poruku šalješ ti, sa svog telefona, uz nacrt koji prije toga pročitaš i izmijeniš.

I treće, kalendar ti pokazuje ko je pun i gdje su rupe, ali te ne zaustavlja ako dva termina staviš jedan preko drugog. To je namjerno: dvije stolice, dva radnika, isto vrijeme je normalan dan u salonu, i program na to nema šta prigovarati.

Šta uz kalendar ide u istom programu

Katalog usluga s cijenama, kartica kupca s historijom, fakture, predračuni i ponude, skladište potrošnog materijala, članarine s uplatama i dolascima za teretane, tim s ulogama gdje ti biraš koji radnik koje tabove vidi, i izvještaji: promet, naplaćeno, za naplatu, troškovi i zarada. Zarada je naplaćeno minus troškovi, dakle stvarna cifra, a ne fakturisano.

Radi u pregledniku, bez instalacije, na telefonu, tabletu i računaru. Podaci su u oblaku pa su isti s pulta i od kuće. Traži internet, offline ne radi.

Kako to izgleda po djelatnosti, imaš na stranicama za frizere, za kozmetiku i za teretane.

Provjeri na jednom radnom danu

Unesi radnike, katalog usluga i termine za sutra, pa pogledaj taj dan kad ga svi vide odjednom. Do petka znaš je li ti sjelo, a to je jedina provjera koja stvarno nešto kaže.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.