Program za zakazivanje termina: kalendar koji vide svi

Program za zakazivanje termina, a ne sveska na pultu

Kad tražiš program za zakazivanje termina, obično tražiš jednu stvar: da cijela ekipa gleda isti raspored, a ne da jedan zna ko dolazi u dva. Sveska to ne može, jer je sveska na jednom mjestu i u jednoj glavi. Kalendar koji svi vide s telefona može, i to je zapravo cijela razlika.

Ovaj tekst ti pošteno kaže i šta taj kalendar radi i šta ne radi, da ne kupuješ nešto očekujući funkciju koje nema.

Zašto sveska puca čim vas je dvoje

Dok radiš sam, sveska drži. Termin upišeš, termin pročitaš, sve je u tvojoj ruci. Problem počinje kad vas je dvoje ili troje.

Koleginica upiše „Amira 14h“ dok si ti pod farbom. Ti to ne vidiš dok ne dođeš do pulta. Kad dođeš, ne piše koja Amira, ni šta radi, ni koliko traje. Isti dan, dvije osobe, dva reda teksta koja se ne slažu.

U salonu, kozmetičkom studiju ili teretani to nije rijetkost, to je svaki dan. Više ljudi radi u isto vrijeme, u istoj sobi, i svako popunjava svoj dio dana. Program za zakazivanje termina koji ti nudi jednu zajedničku kolonu za cijelu firmu nije pravljen za taj posao. Treba ti raspored po radniku, gdje svako vidi svoju kolonu i tuđu, s telefona, u istom trenutku.

Kalendar koji vide svi, dan po radniku

Ovako to izgleda u Omniju. Termini se ne drže po korisniku nego po firmi, tako da ih vidi svako ko se prijavi. Gore stoje čipovi s imenima radnika, klikneš na jedno ime i ostane samo njegov dan. Klikneš „Svi“ i vidiš cijelu ekipu odjednom.

Imaš tri pogleda. Sedmica ti pokaže šest dana odjednom, od ponedjeljka do subote. Dan te spusti na jedan dan, s kolonom po radniku, gdje se lijepo vidi ko je slobodan a ko pun. Tabela je spisak termina za sedmicu, kad ti treba pregled bez satnice.

Svaki termin ima početak i kraj, dakle trajanje, ne samo sat. To je razlog zašto ti se dan ne skupi. Šišanje je pola sata, farba dva i po, tretman lica sat vremena, i kalendar to nacrta u pravoj visini. Vidiš rupu od sat i po prije nego je propustiš.

Na termin zakačiš osobu iz kartice kupaca ako hoćeš, ali ne moraš. Termin može biti i slobodan, bez povezane osobe, kad samo blokiraš vrijeme. Kad povežeš kupca, s termina imaš i njegovu historiju, ko je bila i šta je zadnji put radila.

Status termina, i zašto ćeš ga voljeti za tri mjeseca

Svaki termin ima status: zakazano, u toku, završeno, otkazano i „nije se pojavio“. Ovo zadnje je sitnica koja ti kasnije vrijedi najviše.

Sveska pamti da je neko trebao doći. Ne pamti da nije došao. Poslije tri mjeseca imaš osjećaj da ti neko stalno otkazuje u zadnji čas, ali dokaz nemaš. Kad svaki nedolazak označiš, za tri mjeseca tačno znaš ko ti troši mjesta, a ne nagađaš.

Iz termina u radni nalog, bez prekucavanja

Termin nije kraj priče. Kad osoba dođe i posao se odradi, iz tog istog termina napraviš radni nalog jednim klikom, dugme „Pretvori u nalog“. Prenese se kupac i sve što si vezao, pa ne prekucavaš ime i uslugu po drugi put.

Radni nalog dalje ide u fakturu ili predračun, sa PDV-om ili bez, kako ti treba. Numeracija se vodi sama, bez duplikata. Ako firma drži i potrošni materijal na skladištu, dijelovi koje staviš na nalog skidaju se sa zaliha. Tako termin, posao i račun stoje u jednoj liniji, umjesto da svaki živi na svom papiriću.

Kalendar možeš i odštampati, cijelu sedmicu na A4, kad ti treba raspored na zidu ili u ruci radnika koji ne gleda telefon.

Šta ovaj program NE radi, da znaš unaprijed

Ovdje bih volio da drugi budu ovako jasni, pa sam prvi. Omni nema online zakazivanje za kupce. Nema stranicu ni sajt gdje ti se mušterija sama upiše u kalendar. Termine upisuje ekipa, ne kupac.

Omni nema SMS ni mail podsjetnike. Ne šalje poruku „vaš termin je sutra u 14h“, ne šalje potvrdu, ne šalje opomenu. Ako ti taj podsjetnik treba, to je drugi program i bolje da to znaš danas nego poslije mjesec dana.

I još jedno, pošteno: kalendar ti pokazuje ko je popunjen i gdje su rupe, ali te ne zaustavlja ako dva termina staviš jedan preko drugog. To je namjerno, jer u salonu i studiju se često legitimno radi paralelno, dvije stolice, dva radnika, isto vrijeme. Program ti ne prigovara na nešto što je normalan radni dan.

Ako ti online booking motor sa sajta jeste glavni razlog kupovine, Omni nije to. Ako ti je glavni razlog zajednički kalendar koji cijela ekipa vidi s telefona, s trajanjem, statusom i prelaskom u nalog, onda jeste.

Za koga je ovo

Za salone, kozmetičke studije i teretane, tamo gdje više ljudi radi paralelno i gdje jedna sveska na pultu ne može opslužiti tri smjene. Detaljnije kako to izgleda po djelatnosti imaš na stranici za frizere, za kozmetiku i za teretane.

Osim kalendara, u istom programu ti je cjenovnik usluga na jednom mjestu, kartica kupca s historijom, fakture i predračuni, skladište potrošnog materijala, tim s ulogama gdje ti biraš koji radnik koje tabove vidi, i izvještaji: promet, naplaćeno, za naplatu, troškovi i zarada. Zarada je naplaćeno minus troškovi, ne fakturisano, dakle stvarna cifra a ne obećanje.

Radi na telefonu, tabletu i računaru, podaci su u oblaku, izvoz i backup su ti u Postavkama.

Probaj na jednom radnom danu

Najbrža provjera je da uneseš svoje radnike, cjenovnik i jedan pravi radni dan, pa gledaš kako ti dan izgleda kad ga svi vide odjednom. Do petka znaš je li ti sjelo.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi, ne po radniku. Prvih 7 dana je besplatno i ne treba kartica. Unesi jedan dan termina i vidi razliku između sveske i kalendara koji drži cijelu ekipu.