Kako voditi prijem aparata i dijelove u servisu

Ponedjeljak, deset ujutro

Na prijemu ti stoje četiri veš mašine, dva frižidera i sušilica koja je došla u petak. Na jednoj je selotejpom zalijepljen papirić: „ne centrifugira, Mujo". Broj telefona je pola izbrisan, serijskog broja nema nigdje. Zove čovjek čiji frižider stoji u ćošku već devet dana i pita je li stigao termostat, a ti gledaš u dva frižidera istog modela i pokušavaš se sjetiti za koji si od njih naručio dio.

Omni je poslovni program za servise bijele tehnike i rješava tačno te dvije stvari: aparat postaje zapis sa serijskim brojem, a dio se razdužuje sa skladišta u trenutku kad ode na nalog. Faktura i naplata idu iz istog tog naloga. Evo kako to izgleda, ekran po ekran.

Aparat je zapis, ne rečenica u nalogu

U Omniju aparat živi pod Uređaji, kao vlastita kartica. Polja su proizvođač, model, tip uređaja iz liste (veš mašina, sudo mašina, frižider, zamrzivač, šporet, sušilica, ostalo), serijski broj, garancija do i lokacija.

Time nestaje ona zbrka s prijema. Dva ista modela razlikuje samo serijski broj, i kad je on upisan, više ne nagađaš čiji je koji. Uređaj visi na kupcu, pa jedan kupac mirno ima tri aparata i tri odvojene priče. Kad te taj isti čovjek nazove za pet mjeseci, u pretragu ukucaš serijski broj, otvoriš karticu uređaja i vidiš sve naloge s njega. Pretraga hvata i ime kupca, broj naloga i broj fakture, prečica je Ctrl/Cmd + K.

Dio se skida u trenutku kad ode na nalog

Radni nalog otvaraš kad aparat uđe. Upišeš kvar, izabereš servisera i vežeš uređaj za nalog. Dijelove biraš iz Skladišta, uslugu iz Kataloga usluga. Čim dio koji si izabrao iz Skladišta staviš na nalog, količina se skida sa stanja: ne naknadno i ne u drugoj tabeli. Skineš li stavku s naloga, količina se istim putem vraća.

Ležajevi, pumpe i grijači se troše u serijama, pa svakom artiklu upišeš minimum. Kad padneš ispod, Skladište te samo upozori. Prvi popis ne moraš kucati red po red, ubaciš ga iz CSV-a ili Excela. Skladište vodi i nabavnu i prodajnu cijenu, pa vidiš i koliko vrijedi roba koja ti stoji na polici.

Nalog ima četiri statusa: Otvoren, U radu, Završen i Fakturisan. Jedno treba reći odmah, jer je za tebe važno: posebnog statusa „čeka dio" nema. Takav aparat držiš u statusu U radu i u opis naloga upišeš šta je naručeno i kada, a filter po statusu na spisku naloga ti pokaže sve što stoji.

Faktura i broj koji se ne ponavlja

Kad je aparat gotov, iz naloga jednim potezom izlazi faktura s istim stavkama, dijelovi i rad zajedno. PDV od 17 posto je prekidač na samom dokumentu i podrazumijevano je isključen, pa onome ko nije u sistemu PDV-a na fakturi piše „Bez PDV-a". Broj dodjeljuje program, po godini, FAK-3/2026, i brojač je atomičan, pa dva radnika koja snimaju u istoj sekundi dobiju različite brojeve.

To zadnje nije sitnica. I sveska i Excel ti mirno dozvole da isti broj upišeš dvaput ili da jedan preskočiš, a primijeti se tek kad zatreba, pa se onda ispravlja unazad kroz cijelu godinu. Predračune i ponude praviš na istom ekranu, Dokumenti. Sve se štampa i preuzima kao PDF.

Ko duguje i šta je ostalo

Otvorene stavke pokazuju broj dokumenta, dospijeće, koliko dana kasni, kupca i koliko je preostalo. Uplate upisuješ po dokumentu, pa faktura može stajati i kao djelimično plaćena.

Izvještaji su podijeljeni na Pregled, Prodaju, Tim i Naplatu i troškove: promet, naplaćeno, za naplatu, troškovi i zarada, trend prometa po mjesecima, učinak servisera i spiskovi Top kupci, Top dijelovi i Top usluge. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, nikad kao fakturisano minus troškovi, jer fakturisan iznos je obećanje, a ne novac.

U Korisnicima biraš kojim tabovima koji serviser ima pristup, a Dnevnik izmjena pamti ko je šta promijenio. Radi u pregledniku, bez instalacije, na telefonu, tabletu i računaru, što je bitno jer se prijem ne radi za stolom nego na vratima, s aparatom u rukama. Podaci su u oblaku, ne na jednom laptopu koji se kvari i krade.

Prvih pola sata

Uvedeš servisere pod Korisnici. Ubaciš dijelove u Skladište i upišeš minimume za ono što najviše ide. Otvoriš prvi uređaj koji ti danas stoji na prijemu, s pravim serijskim brojem, i iz njega prvi radni nalog. Ostatak posla je isti taj potez, ponovljen.

Šta Omni pokriva na prijemu

Omni ti drži prijem, dijelove, historiju po aparatu i naplatu. Kad je aparat gotov, broj kupca ti stoji na kartici pa zoveš sam — uz nacrt poruke koji pročitaš prije slanja — ili mu pošalješ Connect link na kojem sam vidi status i svoju fakturu.

Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijavu i KIF/KUF radi knjigovođa. Račun dobavljača i reklamacije prema njemu vode se mimo programa, i traži internet.

Ako hoćeš vidjeti kako to izgleda za servis, tu je Omni za servise bijele tehnike. Ako te muči dupli broj fakture, o tome ima poseban tekst.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.