Kako voditi evidenciju uređaja u servisu računara

U srijedu ujutro dolazi žena iz knjigovodstvenog biroa s tri laptopa u kesi. Jedan se gasi sam, drugom ne radi tastatura, treći je „spor". Trebaju joj do petka, a račun mora ići na firmu. Do podne stignu još dva računara od privatnih mušterija i jedan desktop koji čeka disk već deset dana. Sve to živi na papiriću zalijepljenom na kućište, u poruci u telefonu i u tvojoj glavi.

Omni je program u pregledniku koji taj papirić pretvara u radni nalog. Pri registraciji biraš djelatnost, a „Servis računara" je jedna od ponuđenih: posao se zove radni nalog, klijent je kupac, a mašina se vodi kao uređaj. Evo šta konkretno radiš.

Prijem: jedan uređaj, jedan nalog

Za svaki komad otvoriš uređaj na kartici kupca. Polja su ona koja ionako prepisuješ s naljepnice: Proizvođač, Model, tip uređaja (laptop, desktop, AiO, server, printer), serijski broj i Konfiguracija, ono „i5 / 16 GB / 512 GB NVMe". Kod firme je kupac firma, a tri laptopa su tri uređaja.

Onda otvoriš radni nalog i vežeš ga za kupca i za taj uređaj. Program mu sam dodijeli broj, RN-1/2026 pa dalje po godini. U opis kvara ide ono što je vlasnik rekao, u komentar servisa ono što si ti našao: testovi, backup, šta si mijenjao. Status pomjeraš kako posao ide. Kad žena iz biroa nazove i pita za onaj koji se gasi, ne tražiš kesu nego otvoriš nalog.

Rad dodaješ iz Kataloga usluga, gdje ti stoje dijagnostika, čišćenje i zamjena paste, reinstalacija, prenos podataka, zamjena diska. Ne kucaš cijenu iz glave i ne varira ti od naloga do naloga. Kad kupac pita „a šta je ovo ovdje", stavke na nalogu su ono što mu pokažeš.

Dijelovi sa zalihe, pa faktura

Dijelove uzimaš iz Skladišta: SSD-ovi, memorije, baterije, punjači, ventilatori. Uz svaku stavku stoji minimum, pa te program upozori kad zaliha padne ispod granice, i nabavna i prodajna cijena, pa vidiš koliko ti stvarno vrijedi ona fioka s diskovima. Svako kretanje, ulaz i izlaz, ostaje u historiji s napomenom. Prvi popis ne moraš kucati: uvezeš ga iz CSV-a ili Excela.

Kad je uređaj gotov, nalog se jednim potezom pretvara u fakturu. Stavke pređu same, ne prepisuješ ih. PDV je prekidač na dokumentu i podrazumijevano je isključen: ko nije u sistemu PDV-a, njemu na fakturi piše „Bez PDV-a", a ko jeste, uključi ga i ide 17 posto. Broj ide po godini bez duplikata, pa FAK-3/2026 postoji tačno jednom. Dokument štampaš ili preuzimaš kao PDF.

Ako se isti laptop vrati za pola godine, kartica uređaja pokazuje šta je već rađeno i koji je dio ugrađen, pa se razgovor o garanciji vodi na osnovu zapisa, a ne po sjećanju. Kad ti treba brzo, globalna pretraga na Ctrl ili Cmd plus K nalazi po modelu, serijskom broju i imenu kupca.

Ko duguje i koliko ti je ostalo

Firme rijetko plaćaju odmah. U Otvorenim stavkama stoji ko duguje, koliko i koliko dana kasni, a djelimične uplate upisuješ kako stižu, pa znaš da je od 900 KM leglo 500. Cijela historija tog kupca, svi nalozi i svi dokumenti, stoji na jednom mjestu, i kad se u martu javi njihovo knjigovodstvo da im fali račun iz oktobra, kopiju izdaš ponovo, identičnu.

Troškove unosiš po kategorijama: dijelovi, zakup, alat, licence. Izvještaji daju promet, naplaćeno, za naplatu i trend po mjesecima. Zarada je naplaćeno minus troškovi, ne fakturisano minus troškovi. Kod servisa koji radi s firmama ta razlika je najvažniji broj koji imaš, jer fakturisano i naplaćeno ne padaju u isti mjesec.

Otpremnicu od dobavljača ne moraš prekucavati. Omni AI joj uslikaš stranu ili učitaš PDF, a on izvuče stavke, količine i nabavne cijene i pokaže ti ih red po red. U skladište ne ulazi ništa dok ne potvrdiš. To traži aktivnu pretplatu i ne radi u probnih sedam dana.

Šta Omni izdaje, a šta knjigovođa

Omni izdaje dokumente i drži historiju po uređaju; knjigovodstvo ostaje knjigovođi — PDV prijava, KIF i KUF, bilansi i plate njegov su posao, a fiskalni račun izdaje kasa.

Fakturu kupcu šalješ ti: preuzmeš PDF pa pošalješ sa svog maila, ili mu daš Connect link na kojem je otvori bez prijave i prati status popravke. Dijelove biraš iz liste umjesto barkodom, račun dobavljača ide mimo programa, i traži internet vezu.

Ako uz računare primaš i telefone, pogledaj kako to izgleda kod servisa mobitela, a raspored napravljen za ovu djelatnost stoji na stranici servisi računara i laptopa. Šta sve ulazi u cijenu, piše na jednom mjestu.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.