Kako voditi evidenciju troškova u maloj firmi

Kraj mjeseca. Otvoriš izvod iz banke i brojka je manja nego što si očekivao: fakturisao si solidno, radilo se cijeli mjesec, a razlika se negdje izgubila. Gorivo si plaćao karticom, materijal dijelom kešom, usput alat, najam, poneka sitnica, a računi su u pretincu auta, u novčaniku i u džepu radne jakne. Tabela koju si počeo u januaru stala je negdje u martu, pa i cijene dižeš i radnika primaš po osjećaju, a ne po brojci.

U Omniju evidencija troškova nije projekat. Otvoriš Troškove, klikneš Dodaj trošak i upišeš četiri stvari: datum, kategoriju, iznos i napomenu. To je pola minute, s telefona, dok si još kod kase.

Unos: četiri polja i gotovo

Kategorije su gotove i kratke: Najam, Plate, Režije, Dobavljač, Marketing i Ostalo. U napomenu ide ono po čemu ćeš trošak poslije prepoznati, tipa „račun za struju, juli" ili „gume, veleprodaja"; polje je opciono, ali se isplati. Omni radi u pregledaču, na telefonu isto kao na računaru, pa trošak uneseš na licu mjesta. Ono „unijeću večeras" ne postoji, jer je do večeras račun već nestao.

Na vrhu ekrana biraš mjesec i za taj mjesec odmah vidiš tri stvari: ukupno troškova, koliko je stavki i koja je kategorija najveća. Ispod toga stoji zbir razbijen po kategorijama, a lista ima datum, kategoriju, iznos i napomenu. Dugme Izvezi u Excel izvuče odabrani mjesec u tabelu kad knjigovođi zatreba.

Cijeli tok stane u tri koraka:

1. Platiš i uneseš odmah, dok si još kod kase.
2. Fakture i uplate ionako vodiš u Omniju, pa se prihodna strana puni sama.
3. Krajem mjeseca ne sabiraš ništa nego otvoriš Izvještaje.

Troškove unose vlasnik i admin, a ko uopšte otvara taj ekran određuješ u Korisnicima, po tabovima, pa ne mora svako gledati finansije. U Dnevniku izmjena piše ko je šta unio, izmijenio i obrisao, što riješi raspravu o tome otkud stavka od 400 KM koje se niko ne sjeća.

Zašto kategorije, a ne jedna hrpa

Kad je sve na jednoj hrpi, mjesečni zbir ti kaže samo da si potrošio puno. Kad su troškovi razvrstani, vidiš da Dobavljač raste treći mjesec zaredom, da Režije skaču zimi, a da Najam stoji na svome. To je razlika između „skupo je" i „skupo je ovdje", i tek s tim znaš gdje ima smisla nešto mijenjati.

Zarada se izračuna sama

Troškovi u Omniju ne stoje sami. Fakture, uplate i naplatu ionako vodiš u istom programu, pa Izvještaji imaju obje strane računa i ne moraš ništa sabirati.

Tamo su brojke razdvojene: Promet je ono što si fakturisao, Naplaćeno ono što je stvarno plaćeno, Za naplatu ono što ti još duguju. Zarada je naplaćeno minus troškovi, dakle od novca koji je stvarno stigao oduzme se ono što je stvarno izašlo. Tako i piše ispod same brojke na kartici.

Zvuči očigledno, ali većina malih firmi gleda samo prvu brojku. Uzmimo primjer: fakturisao si 9.000 KM i mjesec djeluje sjajno. Onda vidiš da je naplaćeno 7.200, a da su troškovi odnijeli 4.800, pa od sjajnog mjeseca ostane 2.400 KM. Zašto se promet i zarada ne smiju miješati i kakve odluke padaju kad se pomiješaju, raspisano je u posebnom tekstu.

Trend po mjesecima pokaže i ono što jedan mjesec ne može: sezonu, mjesec u kojem troškovi redovno skoče, stalan razmak između fakturisanog i naplaćenog. A pošto Omni vodi i Otvorene stavke, iza brojke za naplatu tačno znaš koji kupci stoje, koliko dana kasne i kad im dospijeva.

Ako ti je lakše pitati nego kliktati, uz aktivnu pretplatu ide i Omni AI: pitaš svojim riječima koliko je otišlo na troškove ovaj mjesec ili ko duguje najviše. Brojku ne piše model nego alat, isti kod koji računa i Izvještaje, pa se dva ekrana ne mogu razići. U probnih 7 dana Omni AI ne radi.

Šta ova evidencija jeste

Ovo je evidencija troškova, ne knjigovodstvo — i baš zato unos staje u pola minute. Trošak uneseš sam, bez čekanja da banka proknjiži izvod, pa je slika mjeseca tačna onog dana kad ti treba, a ne petnaestog sljedećeg.

Kategorija Plate je trošak koji si upisao, a ne obračun: PDV prijavu, KIF i KUF, plate i radne sate radi knjigovođa. Fiskalni račun izdaje kasa. Programu treba internet.

Troškovi su pola priče

Popis troškova možeš voditi i u svesci. Razlika je što u Omniju stoje uz fakture, naloge i uplate, pa se zarada računa bez ijednog tvog sabiranja, svaki dan, a ne jednom godišnje kod knjigovođe. Sve ulazi u jednu cijenu, a pri registraciji izabereš djelatnost pa se nazivi ekrana prilagode tvom poslu, bio to auto servis, salon ili teretana.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.