Kako voditi termine i pazar u brijačnici

Subota, pola devet ujutru. Tri stolice, tri brijača i šest ljudi uz zid. Dvojica su se najavila sinoć porukom, jedan je zvao u sedam, ostali su samo došli. Oko podne dođe čovjek koji tvrdi da je naručen za pola dvanaest — možda i jeste, neko ga je upisao na papir koji sad stoji ispod mašinice.

Raspored koji vide sve tri stolice

Frizerski salon je jedna od djelatnosti za koje Omni ima skrojenu Početnu. Djelatnost biraš pri registraciji, pa te umjesto spiska radnih naloga dočeka ekran okrenut terminima: kartice Termini danas, Promet danas, Za naplatu i Novi klijenti, a ispod njih Raspored za danas, red po red, s vremenom, imenom i frizerom. Kako to izgleda, vidiš i na stranici za frizerske salone.

Kalendar ide po radniku: tri stolice su tri kolone u dnevnom pregledu, svaka u svojoj boji. Termin upisuješ prevlačenjem po mreži — povučeš od pola deset do deset u koloni brijača koji radi, u naslov upišeš uslugu, izabereš klijenta i snimiš. Klijent nije obavezan, pa i slobodan termin bez imena ima svoje mjesto. Status ide od Zakazano i U toku do Završeno, Otkazano i Nije se pojavio, a to zadnje je u salonu podatak koji vrijedi. Svi gledaju isti raspored sa svog telefona, pa papir ispod mašinice više ne odlučuje ništa.

Od termina do računa

Šišanje traje dvadeset minuta i naplata mora biti kraća od toga. U Rasporedu za danas uz svaki termin stoji dugme Naplati: otvara novu fakturu s već upisanim klijentom. Ako ti treba i zapis o poslu, u samom terminu postoji Pretvori u nalog — dobiješ nalog na koji dodaješ usluge i materijal, a onda ga dugmetom Generiši dokument iz naloga pretvaraš u fakturu.

Cijene stoje u Katalogu usluga: šišanje muško, šišanje dječije, oblikovanje brade, pranje i feniranje, farbanje, svaka usluga sa svojom cijenom. Cijena je onda ista bez obzira ko je za kojom stolicom, pa nema računanja napamet ni pitanja koliko se ovo obično naplati.

PDV je prekidač na samom dokumentu i podrazumijevano je isključen. Ako nisi u sistemu PDV-a, ne diraš ništa i na računu piše „Bez PDV-a". Broj dodjeljuje program, po godini i po svom nizu za svaku vrstu dokumenta, pa se dvije oznake ne mogu poklopiti ni kad dvoje izdaje u isto vrijeme. Dugme Štampaj / PDF daje papir ili fajl, a dokument ostaje u programu — ako neko dođe za tri mjeseca po kopiju, nađeš je za pola minute.

Stalne mušterije koje ne moraš pamtiti

U salonu se kartoteka zove Klijenti. Svaki stalni ima svoju karticu: kontakt, njegovi termini, njegove fakture i ponude, i šta je plaćeno a šta nije. Vidiš kad je bio zadnji put i šta je rađeno, pa razmak između dolazaka postaje podatak, a ne procjena. Pretraga radi kroz cijeli program — Ctrl ili Cmd + K, ukucaš dio imena i tu si.

Ko dolazi svake druge sedmice ima historiju ispod svog imena — svaki dolazak, šta je rađeno i po kojoj cijeni. Kartica s bodovima u Omniju ne postoji; zašto smo je preskočili i šta radi umjesto nje, piše u tekstu da li maloj firmi treba program vjernosti.

Kako brijačnica radi u Omniju

Za salon je ovo najvažnija stavka, pa da je kažemo odmah. Mušterija ti može sama poslati zahtjev za termin: u Postavkama uključiš javni link i staviš ga na Instagram ili vizitku. Ona vidi koja su vremena slobodna — ali ne i čija su zauzeta — izabere i pošalje zahtjev, a ti ga potvrdiš. Termine i dalje primaš i telefonom, porukom i uživo; javni link je samo još jedan ulaz, ne zamjena.

Podsjetnike šalješ ti, iz svog telefona, uz nacrt poruke koji pročitaš prije nego ode — pa nema poruke koja je otišla tvojim imenom a da je nisi vidio.

Račun kupcu daješ kao PDF ili Connect linkom. Fiskalni račun izdaje kasa, a plate i šihtericu vodi knjigovođa. Programu treba internet, jer je raspored isti na svakom telefonu u salonu.

Više stolica, jedan spisak ko je šta dirao

Ako u salonu radi više ljudi, svakog dodaješ pod Korisnici. Upišeš mu email i privremenu lozinku, koju mu proslijediš sam, i klikom biraš koje tabove vidi: brijač može gledati samo Kalendar i termine, bez Izvještaja i Troškova. Kad neko ode, radnik se deaktivira, a termini i nalozi koje je radio ostaju. Sve izmjene idu u Dnevnik izmjena — kreirano, izmijenjeno, obrisano, ko i kada — što u salonu s više smjena zatvori dosta rasprava prije nego počnu. Postoji i stranica Godišnji odmori: kvota dana po radniku, iskorišteno, preostalo, i ko je trenutno odsutan.

Koliko je subota stvarno bila dobra

Izvještaji sabiraju promet, koliko je naplaćeno i koliko stoji za naplatu, s trendom za izabrani period i tabelama Top kupci i Top usluge. Rang lista radnika se računa iz naloga, pa se vidi koja stolica koliko donese ako termine pretvaraš u naloge i na njima stoji ko je radio.

Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, ne kao fakturisano. Troškove upisuješ s datumom, iznosom i kategorijom — Najam, Režije, Plate, Dobavljač, Marketing, Ostalo — i gledaš ih po mjesecu, uz karticu koja pokazuje najveću kategoriju. Poslije tri-četiri mjeseca prestaje nagađanje koja je subota bila bolja i koliko od pazara zaista ostane.

Sve radi u pregledaču, bez instalacije, na telefonu, tabletu i računaru. Podaci su u oblaku, isti iz salona i od kuće. Registracija traje par minuta, a sve funkcije su u jednoj cijeni, bez modula i doplata.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.