Kako zaštititi podatke firme od gubitka

Laptop je star pet godina i svi to znaju. Na njemu je jedan Excel fajl koji se zove nešto kao „evidencija-novo-2.xlsx" i u tom fajlu je cijela firma: kupci, brojevi telefona, šta je kome rađeno, ko šta duguje. Kad neko treba podatak, dođe do tog stola. Kad si ti na terenu, čeka se da se vratiš.

Onda jedno jutro laptop ne upali. Ili se prolije kafa. Ili ga neko odnese iz kancelarije zajedno s torbom. Tek u tom trenutku se prvi put naglas izgovori pitanje koje niko nikad nije postavio: a gdje je kopija.

Postoji i tiša verzija istog problema. Radnik koji odlazi iz firme, a mjesecima je imao pristup svemu — cijelu bazu kupaca, cijene, marže. Niko mu to nije ni ograničavao, jer je jednostavno bilo lakše dati pristup nego se baviti time.

Podaci koji ne žive na jednom uređaju

Prva promjena je jednostavna: podaci prestaju biti vezani za komad hardvera. Omni radi u pregledaču — na telefonu, tabletu ili računaru — a podaci stoje u oblaku, isti sa svakog uređaja. Možeš ga dodati na početni ekran kao ikonu, pa se otvara kao aplikacija.

Praktično to znači da laptop koji crkne više nije događaj za firmu nego kvar na jednom uređaju. Uzmeš drugi, prijaviš se, sve je tu. Znači i da kolega u radionici, ti na terenu i ured gledate isto stanje u istom trenutku, bez slanja fajlova naprijed-nazad i bez tri verzije istine.

Isto važi i za dokumente. Faktura ostaje u programu zauvijek, pa se kopija može izdati ponovo bilo kad — ne zavisi od toga je li se sačuvao PDF na nečijem desktopu.

Ne mora svako vidjeti sve

Druga promjena je pristup. U Omniju postoje četiri uloge — vlasnik, admin, ured i radnik — i biraš koje tabove koji radnik vidi. Član tima se poziva iz same aplikacije, s privremenom lozinkom, a kad neko ode iz firme, njegov nalog se deaktivira.

To nije nepovjerenje nego higijena. Majstoru trebaju nalozi, termini i predmeti na kojima radi. Ne trebaju mu marže, ukupna zarada firme ni kompletan pregled naplate. Kad su prava sužena na ono što je stvarno potrebno, mnogo je manje prilika i za grešku i za nesporazum.

Uz to ide dnevnik izmjena: trajan zapis o tome ko je šta i kad napravio, izmijenio ili obrisao. On neće spriječiti grešku — ali kad se ujutro ispostavi da nešto nije kako je bilo sinoć, ne raspravlja se napamet. Pogleda se zapis. To je razlika između „ko je ovo dirao" i pitanja koje ima odgovor.

Kopija koju držiš ti

Treća stvar je backup. U postavkama postoji izvoz, odnosno backup podataka, a skladište se izvozi i u Excel. Preporuka je dosadna ali korisna: uzmi kopiju s vremena na vrijeme i drži je kod sebe. Ne zato što očekuješ problem, nego zato što podaci firme trebaju postojati na više od jednog mjesta — i zato što tako ostaju tvoji, bez obzira na sve.

Šta Omni tu ne radi

Pošteno, da znaš unaprijed: Omni traži internet vezu i ne radi offline. To je cijena toga što su podaci u oblaku i svuda isti — detaljnije smo objasnili u tekstu o tome kako to izgleda kad si na terenu.

Nema ni veza s bankama ni s drugim programima, nema fiskalizacije, i ne šalje ništa mailom niti SMS-om umjesto tebe. Sigurnost pristupa ostaje i tvoja odgovornost: lozinka koja se ne dijeli, deaktivacija člana isti dan kad ode, i telefon koji se zaključava.

Ovo su male stvari koje se primijete tek kad zatrebaju. Ne desi se ništa dramatično — jednostavno više ne postoji dan u kojem cijela firma stane zato što jedan uređaj ne radi, i ne postoji odlazak radnika poslije kojeg ne znaš šta je odneseno.

Vrijedi jednako za auto servis, električara ili salon — baza kupaca, historija i naplata jednako su vrijedne u svakoj od tih firmi, a jednako se lako i gube. Šta sve ulazi u jednu cijenu, piše na stranici s cijenama.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.