Kako zaštititi podatke firme i ko ih smije vidjeti

Laptop je star pet godina i svi to znaju. Na njemu je jedan Excel fajl koji se zove nešto kao „evidencija-novo-2.xlsx", a u tom fajlu je cijela firma: kupci, telefoni, šta je kome rađeno, ko šta duguje. Kad neko treba podatak, dođe do tog stola; kad si ti na terenu, čeka se da se vratiš. Onda jedno jutro laptop ne upali, ili se prolije kafa, ili ga neko odnese zajedno s torbom — i tek tada se prvi put naglas izgovori pitanje gdje je kopija.

U Omniju tog fajla nema, i to razdvaja tri stvari koje su na laptopu bile jedna: gdje podaci stoje, ko im smije pristupiti i šta ostane zapisano kad se nešto promijeni.

Podaci ne žive na jednom uređaju

Omni radi u pregledniku — na telefonu, tabletu ili računaru — a podaci stoje u oblaku, isti sa svakog uređaja. Nema instalacije; možeš ga dodati na početni ekran telefona kao ikonu, pa se otvara kao aplikacija.

Praktično to znači da laptop koji crkne više nije događaj za firmu nego kvar na jednom uređaju. Uzmeš drugi, prijaviš se, sve je tu. Znači i da kolega u radionici, ti na terenu i kancelarija gledate isto stanje u istom trenutku, bez slanja fajlova naprijed-nazad i bez tri verzije istine. Faktura ostaje u programu i poslije godinu dana, pa kopija ne zavisi od toga je li se PDF sačuvao na nečijem desktopu. Šire o tome šta se dešava kad laptop crkne.

Ne mora svako vidjeti sve

Druga stvar je pristup, i radi se na ekranu Korisnici.

Klikneš Dodaj radnika, upišeš ime i e-poštu, izabereš ulogu — Vlasnik, Direktor, Kancelarija ili majstorska uloga, kojoj se naziv mijenja po djelatnosti, pa piše Mehaničar, Serviser, Frizer ili Majstor — i onda čekiraš tabove koje taj čovjek vidi. Direktor ima pun pristup; za ostale biraš, tab po tab: Radni nalozi da, Kalendar da, Izvještaji ne. Program napravi privremenu lozinku i pokaže je samo tada, jednom; poslije se ne može pročitati, samo resetovati.

Spisak korisnika ostaje mjesto gdje se to naknadno mijenja: ulogu biraš iz padajuće liste u njegovom redu, lozinku resetuješ dugmetom Lozinka, a člana gasiš dugmetom Deaktiviraj. Ime mu ostaje na starim radnim nalozima, ali tim korisničkim nalogom više niko ne ulazi u program. Izbor tabova se, za razliku od uloge, postavlja pri kreiranju naloga.

To nije nepovjerenje nego higijena. Majstoru trebaju Radni nalozi i Kalendar — to su i tabovi koje ta uloga dobija unaprijed. Ne trebaju mu nabavne cijene, ukupna zarada firme ni pregled naplate. Kad su prava sužena na ono što je stvarno potrebno, manje je prilike i za grešku i za nesporazum. Šta firma inače izgubi kad neko ode, pisali smo ovdje.

Zapis koji ne zavisi od pamćenja

Treće je Dnevnik izmjena: spisak toga ko je šta i kad napravio, izmijenio ili obrisao, koji ostaje u programu. Filtriraš po tipu zapisa i po korisniku, a iz reda se klikom otvara sam dokument, nalog ili kupac na koji se odnosi.

On neće spriječiti grešku. Ali kad ujutro ispadne da cijena nije ista kao sinoć, ne raspravlja se napamet nego se pogleda zapis. To je razlika između „ko je ovo dirao" i pitanja koje ima odgovor. Detaljnije: ko je obrisao podatak.

Kopija koju držiš ti

Četvrto je backup i traje minut. U Postavkama, u odjeljku Backup podataka, klikneš Izvezi sve i preuzmeš jedan JSON fajl s podacima firme: kupci, predmeti, nalozi, dokumenti, uplate, troškovi, zalihe, termini i godišnji odmori. Uz to, na listama Kupci, Dokumenti, Radni nalozi, Skladište i Troškovi postoji dugme Izvezi u Excel, koje izvozi ono što u tom trenutku vidiš na ekranu.

Preporuka je dosadna ali korisna: uzmi kopiju s vremena na vrijeme i drži je kod sebe. Ne zato što očekuješ problem, nego zato što podaci firme trebaju postojati na više od jednog mjesta — i zato što tako ostaju tvoji, bez obzira na sve.

Šta je na nama, a šta na tebi

Podaci su u oblaku i zato svuda isti — cijena toga je internet veza, o čemu smo detaljnije pisali u tekstu kako to izgleda kad si na terenu.

Izvoz cijele baze je dugme u Postavkama i tvoj je kad god ga zatražiš. Vraćanje iz tog fajla nije dugme, nego naš posao: javiš se i vraćamo bazu na trenutak prije greške. Sigurnost pristupa ostaje i tvoja odgovornost, i tu ti nijedan program ne može pomoći: lozinka koja se ne dijeli, deaktivacija člana isti dan kad ode, i telefon koji se zaključava.

Ovo su male stvari koje se primijete tek kad zatrebaju. Ne desi se ništa dramatično — jednostavno više ne postoji dan u kojem cijela firma stane zato što jedan uređaj ne radi, i ne postoji odlazak radnika poslije kojeg ne znaš šta je odneseno.

Vrijedi jednako za auto servis, električara ili salon — baza kupaca, historija i naplata jednako su vrijedne u svakoj od tih firmi, a jednako se lako i gube. Šta sve ulazi u jednu cijenu, piše na stranici s cijenama.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.