Kako izabrati program za auto servis

Petak, pola pet. Golf je na dizalici, kupac stoji sa strane i pita: „Jesmo li mi ovom autu mijenjali pumpu goriva, ili je to bio onaj prvi?“

Otvaraš svesku. Listaš unazad. Nalozi su pisani rukom, tri različita rukopisa, jedan je na poleđini fakture. Nađeš nešto slično od prije dvije godine, ali nisi siguran je li to baš taj auto, jer je registracija u međuvremenu promijenjena.

Na kraju nađeš. Trebalo je sedam minuta i kupac je sve vrijeme gledao.

Većina servisa ne krene tražiti program zbog faktura. Krene zbog ovog trenutka.

Vozilo je centar, a ne kupac

Ovo je jedina stvar koja auto servis razlikuje od ostalih zanata i mjesto gdje pukne većina univerzalnih programa za fakturisanje.

U fakturisanju je centar kupac. U servisu nije. Jedan kupac ima tri auta. Jedan auto pređe na novog vlasnika i ostane isti auto. Registracija se mijenja, VIN se ne mijenja. Kilometraža nije jedan podatak, nego niz podataka kroz vrijeme.

Kad program vozilo tretira kao tekstualno polje u nalogu, recimo „Golf 5, O64-K-740“, izgubio si sve što ti treba. Ne možeš otvoriti taj auto i vidjeti svih jedanaest servisa redom. Ne možeš tražiti po VIN-u kad je registracija promijenjena. Ne možeš znati kolika je bila kilometraža na zadnjoj zamjeni ulja, jer nigdje ne piše.

To je prvo pitanje za svakog ponuđača, prije cijene: je li vozilo zaseban zapis ili polje u nalogu?

Checklist koji nosiš kod bilo kog ponuđača

Ovo nije lista funkcija jednog programa. Ovo je ono što auto servis treba, bez obzira ko ti prodaje.

• Vozilo kao zapis. Marka, model, godina, registracija, VIN, kilometraža, gorivo. Otvoriš auto i vidiš sve naloge na njemu.
• Kilometraža na svakom nalogu. Ne na vozilu, nego na nalogu. Tako dobiješ historiju, a ne zadnje stanje.
• Nalog s dijelovima i radom odvojeno. Kupac hoće znati koliko je dio, a koliko rad.
• Nalog postaje faktura bez prekucavanja. Ako moraš ponovo kucati stavke u Word, nisi ništa dobio.
• Skladište povezano s nalogom. Filter koji si stavio na auto mora sići sa stanja sam.
• Numerisanje bez duplikata. Dvije fakture s istim brojem su problem koji se otkrije tri mjeseca kasnije.
• Više mehaničara. Ko je radio šta i koliko je ko uradio ovaj mjesec.
• Radi na telefonu. U radionici nisi za računarom, ruke su ti masne, a auto je pred tobom.

Ako program pada na prve dvije stavke, ostalo ne moraš ni gledati.

Gdje sveska i Excel puknu baš u servisu

Sveska radi dok si sam i dok pamtiš. Problem nije uredonst, nego četiri konkretne stvari.

Pretraga. Kupac zove i ti imaš samo registraciju. U svesci nema Ctrl+F. Zoveš ga nazad za pola sata.

Excel je redovi, a auto nije red. Napraviš tabelu po fakturama ili po kupcima. Auto koji je bio tri puta kod tebe u dvije godine je onda tri reda na tri različita mjesta, i to samo ako si svaki put isto ukucao registraciju. Nisi.

Kilometraža se ne da rekonstruisati. Da znaš kad ide sljedeća zamjena ulja, treba ti datum zadnje i kilometraža na njoj. To je spoj dva reda iz dvije tabele koji radiš ručno, za svaki auto, svaki put kad neko pita.

Stanje dijelova laže. Ugradio si tri filtera i nisi ih skinuo sa stanja, jer si bio pod autom. Na kraju mjeseca Excel kaže dvanaest, u regalu ih je devet.

Gdje tu stoji Omni

Omni je pravljen prvo za auto servis, pa je onda proširen na druge zanate. Vozilo je zaseban zapis: marka, model, godina, registracija, VIN, kilometraža i gorivo. Otvoriš auto i vidiš sve naloge s kilometražom na kojoj su rađeni, zadnju zamjenu ulja i na kojim kilometrima ide sljedeća. Nalog ima dijelove i rad, pa se pretvara u fakturu, predračun ili ponudu, s PDV-om ili bez njega, bez prekucavanja i bez duplih brojeva. Dijelovi silaze sa stanja i skladište javi kad nešto padne ispod minimuma. Izvještaji ti kažu promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu, ko od mehaničara koliko radi i ko ti duguje i koliko dana kasni. Radi na telefonu, tabletu i računaru.

Omni vodi evidenciju i izdaje dokumente. Nije fiskalna kasa, ne radi e-fakture i ne šalje račune mailom — da znaš šta dobijaš, a šta ne.

Cijena je 39.99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas je. Sedam dana besplatno, bez kartice.

Ako hoćeš detaljno šta Omni radi baš za automehaničare, to je na stranici za automehaničare. Ako si na ovom tekstu prepoznao svoju svesku, uzmi sedam dana i unesi pet auta koji dolaze ove sedmice. Dotle ćeš znati.