Kako izabrati program za auto servis

Petak, pola pet. Golf je na dizalici, kupac stoji sa strane i pita: „Jesmo li mi ovom autu mijenjali pumpu goriva, ili je to bio onaj prvi?“

Otvaraš svesku. Listaš unazad. Nalozi su pisani rukom, tri različita rukopisa, jedan je na poleđini fakture. Nađeš nešto slično od prije dvije godine, ali nisi siguran je li to baš taj auto, jer je registracija u međuvremenu promijenjena. Na kraju nađeš. Trebalo je sedam minuta i kupac je sve vrijeme gledao.

Većina servisa ne krene tražiti program zbog faktura. Krene zbog ovog trenutka. Zato je prvo pitanje svakom ponuđaču, prije cijene: je li vozilo zaseban zapis ili tekstualno polje u nalogu? U Omniju je zaseban zapis. Ispod je checklist po kojem to provjeravaš kod bilo koga, pa onda tačno kako te iste stavke izgledaju u Omniju.

Vozilo je centar, a ne kupac

Ovo je jedina stvar koja auto servis razlikuje od ostalih zanata i mjesto gdje pukne većina univerzalnih programa za fakturisanje.

U fakturisanju je centar kupac. U servisu nije. Jedan kupac ima tri auta. Jedan auto pređe na novog vlasnika i ostane isti auto. Registracija se mijenja, VIN se ne mijenja. Kilometraža nije jedan podatak, nego niz podataka kroz vrijeme.

Kad program vozilo tretira kao tekstualno polje u nalogu, recimo „Golf 5, O64-K-740“, izgubio si sve što ti treba. Ne možeš otvoriti taj auto i vidjeti svih jedanaest servisa redom. Ne možeš tražiti po VIN-u kad je registracija promijenjena. Ne znaš kolika je bila kilometraža na zadnjoj zamjeni ulja, jer nigdje ne piše.

Checklist koji nosiš kod bilo kog ponuđača

Ovo nije lista funkcija jednog programa. Ovo je ono što auto servis treba, bez obzira ko ti prodaje.

• Vozilo kao zapis. Marka, model, godina, registracija, VIN, kilometraža, gorivo. Otvoriš auto i vidiš sve naloge na njemu.
• Kilometraža na svakom nalogu. Ne samo na vozilu, nego na nalogu. Tako dobiješ historiju, a ne zadnje stanje.
• Nalog s dijelovima i radom odvojeno. Kupac hoće znati koliko je dio, a koliko rad.
• Nalog postaje faktura bez prekucavanja. Ako moraš ponovo kucati stavke u Word, nisi ništa dobio.
• Skladište povezano s nalogom. Filter koji si stavio na auto mora sići sa stanja sam.
• Numerisanje bez duplikata. Dvije fakture s istim brojem su problem koji se otkrije tri mjeseca kasnije.
• Više mehaničara. Ko je radio šta i koliko je ko uradio ovaj mjesec.
• Radi na telefonu. U radionici nisi za računarom, ruke su ti masne, a auto je pred tobom.

Ako program pada na prve dvije stavke, ostalo ne moraš ni gledati.

Kako te stavke izgledaju u Omniju

Omni je prvo pravljen za auto servis, pa je onda proširen na druge zanate. Zato ide redom po istoj listi.

Vozilo. Na Vozilima praviš zapis s poljima Registracija, Marka, Model, Godina, VIN i broj šasije, Kilometraža i Gorivo. Otvoriš auto i na jednom ekranu stoje svi radni nalozi na njemu, s brojem, datumom, kilometražom, obavljenim radovima i statusom. Traži se i po registraciji i po VIN-u, pa promjena tablica ne prekida historiju.

Kilometraža i intervali. Kilometraža se upisuje na nalog, ne samo na vozilo. Iz toga na kartici vozila stoji odjeljak Servisni intervali: posljednja zamjena ulja s datumom i kilometražom, i na kojim kilometrima ide sljedeća. Vozila kojima je vrijeme skupe se u listu na Početnoj. Ako te zanima šire, o tome ima poseban tekst o servisnim intervalima.

Nalog. U formi „Novi radni nalog“ biraš kupca, vozilo, mehaničara, upišeš kilometražu i opis prijavljenog problema. Kupca i vozilo koje još nemaš praviš tu, dugmetom u samoj formi, ne dan ranije na drugom ekranu. Kad snimiš, nalog se otvori i tek tada mu dugmetom „Dodaj stavku“ dodaješ radove iz Kataloga usluga i dijelove sa skladišta. Dio silazi sa stanja čim ga upišeš, bez posebnog otpisa, a rad i dijelovi stoje odvojeno, pa kupac vidi koliko je koje.

Faktura. Kad je posao gotov, dugme „Generiši fakturu“ od naloga napravi fakturu, predračun ili ponudu. Stavke idu s njim, ne prekucavaš ništa, a izmjene na nalogu faktura prati sama. Broj dodjeljuje program, po godini, u obliku FAK-3/2026, i ne dupla se ni kad dvoje spašavaju u istoj sekundi. PDV od 17% je prekidač po dokumentu i podrazumijevano je isključen, pa ko nije u sistemu PDV-a dobije dokument na kojem to i piše. Sve se štampa i skida u PDF.

Skladište. Vidiš zalihu, nabavnu i prodajnu cijenu i vrijednost zalihe, a na vrhu stoji brojka Ispod minimuma i ti artikli su označeni u listi. Postojeći popis ne prekucavaš — dugme „Uvezi iz Excela“ prima .xlsx, .csv i .tsv, uz pregled red po red prije nego išta uđe u bazu i „Poništi uvoz“ ako si promašio fajl.

Tim i brojevi. Svaki radnik ima svoj nalog, a vlasnik bira koje tabove ko vidi; mehaničar podrazumijevano dobije Radne naloge i Kalendar. Izvještaji daju promet, naplaćeno, za naplatu, troškove i zaradu, produktivnost po mehaničaru i nenaplaćeno po starosti duga. Ko konkretno duguje i koliko dana kasni od dospijeća stoji na ekranu Otvorene stavke. Zarada je naplaćeno minus troškovi, ne fakturisano minus troškovi.

Telefon. Radi u pregledniku, bez instalacije, na telefonu i tabletu isto kao na računaru. Traži internet.

Gdje sveska i Excel puknu baš u servisu

Sveska radi dok si sam i dok pamtiš. Problem nije neurednost, nego tri konkretne stvari.

Pretraga. Kupac zove i ti imaš samo registraciju. U svesci nema Ctrl+F, pa ga zoveš nazad za pola sata.

Excel je redovi, a auto nije red. Napraviš tabelu po fakturama ili po kupcima. Auto koji je bio tri puta kod tebe u dvije godine je onda tri reda na tri mjesta, i to samo ako si svaki put isto ukucao registraciju. Nisi.

Stanje dijelova laže. Ugradio si tri filtera i nisi ih skinuo sa stanja, jer si bio pod autom. Na kraju mjeseca Excel kaže dvanaest, u regalu ih je devet.

Šta Omni pokriva u servisu

Omni vodi evidenciju i izdaje dokumente: nalog, ponuda, faktura, skladište, kupci i historija po vozilu. Fiskalni račun izdaje kasa, a knjigovodstvo ostaje knjigovođi.

Kupca zoveš ti — listu onih kojima ističe registracija ili je vrijeme za servis vidiš u programu, a poziv i poruka idu iz tvog telefona, uz nacrt koji pročitaš prije slanja. Račun kupcu ide PDF-om koji preuzmeš, ili Connect linkom na kojem ga otvori bez prijave. I traži internet.

Ako hoćeš detaljno šta radi baš za automehaničare, to je na stranici za automehaničare. Ako si na ovom tekstu prepoznao svoju svesku, unesi pet auta koji dolaze ove sedmice i dotle ćeš znati.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.