Kako voditi evidenciju servisa vozila

Utorak, pola devet ujutro. Pred radionicu staje Passat koji nisi vidio od prošlog ljeta. Vlasnik izlazi, rukuje se i pita ono što čuješ bar jednom sedmično: „Kad sam ono kod tebe zadnji put mijenjao ulje?" Listaš svesku dok on stoji pored dizalice i gleda na sat, pa se vratiš s procjenom: „Negdje u oktobru, čini mi se."

Odatle sve ide na nagađanje. Ili mijenjaš ulje koje je moglo još pet hiljada kilometara, ili ga ostavljaš dvije hiljade predugo. A najskuplji dio je onaj koji se ne vidi: kupci kojima je interval prošao prije dva mjeseca, koje nikad ne nazoveš, jer te ništa na njih ne podsjeti.

U Omniju taj podatak ne stoji u tvojoj glavi nego uz vozilo, a Početna sama izbaci spisak vozila kojima je servis prošao. Evo kako to izgleda korak po korak.

Vozilo upišeš jednom, historija se sama lijepi

Vozilo dodaš na ekranu Vozila: registracija, marka, model, godina, VIN, kilometraža i gorivo. Od tada svaki radni nalog otvaraš i na kupca i na vozilo, pa se historija skuplja sama, bez posebne evidencije koju bi neko morao voditi.

Kad se Passat pojavi sljedeći put, pritisneš Ctrl ili Cmd + K, ukucaš registraciju i uđeš u karticu vozila. Tamo je spisak svih naloga s kolonama Broj, Datum, Km, Obavljeni radovi i Status, a pored njega dokumenti izdati na to vozilo. Odgovor na pitanje s početka nađeš prije nego kupac završi rečenicu.

Isto vrijedi i s druge strane. Otvoriš kupca i vidiš sva njegova vozila, sve naloge, fakture i iznos koji je ostao za naplatu, pa čovjek koji ima kombi i dva auta nije više tri odvojene sveske.

Kilometraža ide na nalog, ne u posebnu tabelu

Kad otvaraš radni nalog, u polje Kilometraža upišeš stanje sa sata. Ako je veće od zadnjeg zapisanog, vozilu se kilometraža ažurira sama, pa nema drugog mjesta gdje to treba prepisivati.

Na kartici vozila stoji blok Servisni intervali s tri reda: posljednja zamjena ulja s datumom i kilometražom, na koliko kilometara dolazi sljedeća, i koliki je interval. Prvi red se puni iz naloga u kojem u obavljenim radovima stoji riječ ulje — ako to nigdje nije zapisano, red ostaje prazan. U trećem redu za auto servis piše 15.000 km, a uz taj broj ide i rok od 12 mjeseci koji koristi spisak na Početnoj. Oba dolaze iz djelatnosti i ne podešavaju se po vozilu.

Blok se pokazuje tamo gdje se kilometraža uopšte prati, dakle u auto servisu. Klima servis, grijanje i vulkanizer nemaju kilometražu, pa se kod njih broji vrijeme od zadnjeg posla: 12 mjeseci za klimu i kotao, šest za gume.

Spisak vozila kojima je servis prošao

Ovo je dio zbog kojeg se cijela evidencija isplati. Na Početnoj stoji kartica „Za servis — vozila kojima je vrijeme". Vozilo upadne na taj spisak kad je od zadnjeg naloga prešlo 80 posto intervala, za auto servis dakle 12.000 km, ili kad je od tog naloga prošlo 12 mjeseci.

Kolone su Vozilo, Opis, Vlasnik, Posljednji servis i Razlog. U Razlogu piše zašto je vozilo tu, „+12.400 km" ili „14 mjeseci", a u zadnjoj koloni stoji dugme Pozovi, koje s telefona otvara poziv na broj tog kupca. Dugme se pojavi samo ako kupcu telefon uopšte stoji upisan. Deset minuta sedmično po tom spisku je najjeftiniji posao koji servis ima: to su ljudi koji su već bili kod tebe i kojima auto stvarno treba servis.

Mijenja se i sam poziv. Ne zoveš da pitaš kad je zadnji put mijenjao ulje, nego mu kažeš: „Bili ste kod nas u martu na 148.000, ulje je mijenjano tada, sad ste sigurno preko 160.000. Imam mjesta u srijedu ujutro." To je razgovor servisera koji zna šta priča, a ne poziv koji zvuči kao da nešto prodaješ.

Kako spisak radi

Spisak je za tebe, poziv je tvoj — uz nacrt poruke koji pročitaš prije nego ode, pa ti ni prvi red ne pada na pamet iz čista mira.

Interval dolazi iz djelatnosti, isti za sva vozila, pa se ne podešava po autu. Omni prati servis, ne istek registracije ni tehnički pregled. I traži internet: podaci su u oblaku pa je isti spisak pred tobom i u radionici i kod kuće.

Od poziva do fakture

Kupac se javi i dolazi u srijedu. Otvoriš mu radni nalog na to vozilo, upišeš kvar, dodaš radove i dijelove sa zalihe. Broj naloga dodjeljuje program, po godini, RN-14/2026, a ekipa nalog vidi i s telefona, jer Omni radi u pregledniku, bez instalacije. Kad je posao gotov, na nalogu klikneš Generiši fakturu, u dijalogu potvrdiš tip dokumenta i klikneš Kreiraj. PDV od 17 posto je prekidač na tom dijalogu i podrazumijevano je isključen, pa ko nije u sistemu PDV-a dobije fakturu na kojoj piše „Bez PDV-a".

I nalog i faktura ostaju zakačeni za vozilo. Sljedeći put kad neko pita kad je mijenjao ulje, to više nije kopanje po sveskama nego jedan pogled u ekran, a vozila koja se nisu javila od prošlog ljeta ne čekaju da se sjetiš, nego te sama sačekaju na Početnoj. Kako sve to izgleda za tvoju branšu, ima na stranici za automehaničare.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.