Kako uvesti novog radnika u posao bez sto pitanja dnevno

Utorak, pola devet ujutro. Novi radnik ti je počeo u ponedjeljak — momak dobar, ruke ga slušaju, hoće da radi. Ali svakih deset minuta isto: „Šefe, koliko naplaćujemo malu uslugu?" „Šefe, je l' ovaj Golf već bio kod nas?" „Šefe, imamo li još ulja 5W-30 ili da kažem čovjeku da dođe sutra?" Ti si pod dizalicom, ruke masne, a on stoji iznad tebe i čeka. Deseti put danas, a nije ni pauza.

Nije on kriv. Cjenovnik ne postoji nigdje — postoji u tvojoj glavi. Historija kupaca isto: ti znaš da je taj Golf lani mijenjao kvačilo i da vlasnik uvijek plati odmah, ali to nigdje ne piše. Stanje u skladištu znaš otprilike, na oko. Novi radnik nema odakle to pokupiti osim od tebe. Pa pita. Sve. Cijeli dan.

Ti si mu Google

Prvih sedmica to i očekuješ, normalno je. Problem je što se ni poslije mjesec dana ništa ne promijeni — ne zato što je spor, nego zato što informacije nemaju gdje stajati osim u tvojoj glavi. Svako njegovo pitanje je zapravo isto pitanje: „Gdje to piše?" A ne piše nigdje. Salon, servis, radionica — svejedno, priča je ista.

Onda dođu i skuplje greške. Prošle sedmice je kupcu rekao trideset maraka za posao koji ti naplaćuješ pedeset. Nije htio ništa loše — pitao je kolegu, kolega slegnuo ramenima, pa je rekao napamet. Progutao si, jer pred kupcem ne možeš dizati cijenu koju je tvoj čovjek već izgovorio. Drugi put je napisao nalog na papirić, papirić ostao u džepu radnog mantila, a kupac zvao poslije dvije sedmice da pita šta je s njegovim aparatom. Niko nije znao ni da je aparat primljen.

U petak si trebao na teren, kod klijenta s kojim se dogovaraš mjesec dana. Nisi otišao. Ne zato što nije imao ko raditi — nego zato što nije imao ko odgovarati na pitanja. Sabereš na kraju dana: od osam sati, dva si proveo kao živi šalter za informacije. I sutra će biti isto, i prekosutra, dok god si ti jedino mjesto gdje sve piše.

A druga strana je što mu ne smiješ dati sve. Htio bi mu otvoriti tabelu ili svesku gdje ti nešto od toga stoji, ali tamo je i promet, i ko koliko duguje, i tvoja zarada. Čovjeku koji je treći dan u firmi ne otvaraš knjige. Pa ostane po starom: on pita, ti odgovaraš.

Cjenovnik i historija umjesto sto pitanja

Kako uvesti novog radnika u posao, a ne biti mu Google? Preseliš informacije iz glave u program.

U Omniju prvo napuniš katalog usluga: jednom upišeš usluge i cijene rada, i kad radnik piše radni nalog ili dokument, stavke mu se same nude. Cijena malog servisa je ona koju si ti odredio, ista za sve — ne mora je ni pamtiti ni pitati.

Kupci su drugo. Svaki kupac ima kompletnu historiju: svi nalozi i svi dokumenti na jednom mjestu. Kod automehaničara uz kupca stoji i vozilo — registracija, kilometraža, šta je rađeno prošli put, oznaka kad je servisni interval blizu. Radnik ukuca registraciju u pretragu (Cmd/Ctrl+K traži kupce, vozila, naloge i fakture) i sam nađe ono zbog čega bi te inače prekidao usred posla.

I skladište prestane biti pitanje: trenutna zaliha stoji u programu, a artikal koji padne ispod minimuma dobije žutu oznaku niske zalihe. Na „imamo li još ulja" više ne odgovaraš ti.

Novi radnik ne mora vidjeti sve

Ono zbog čega vlasnici obično nikog ne puštaju u svoje papire: u Omniju postoje do četiri uloge — vlasnik, admin, ured i radnik. Novog člana pozoveš iz same aplikacije, dobije privremenu lozinku, a ti biraš koje dijelove programa vidi. Možeš mu ostaviti naloge, termine i kupce, a sakriti izvještaje i troškove. Ako ode iz firme, deaktiviraš ga jednim potezom.

Uz to ide dnevnik izmjena: trajan zapis ko je šta i kad napravio, izmijenio ili obrisao. Ako novi nešto zabrlja u nalogu, ne nagađaš — vidiš tačno šta je dirao i objasniš mu jednom, na stvarnom primjeru.

Sve radi u pregledaču na telefonu koji ionako nosi u džepu — doda ikonu na početni ekran i to mu je alat. Podaci su u oblaku, pa ti i on gledate isto, svako sa svog uređaja.

Da znaš unaprijed i šta Omni tu ne radi: ne vodi šihtericu, radne sate ni obračun plata. Evidenciju sati i platu novog radnika vodiš kako si i do sada — Omni pokriva posao, ne kadrovsku.

Uvesti radnika u posao na kraju znači jedno: da ono što zna smije uraditi sam, a ono što ne zna — nađe sam. Tebi ostane da ga naučiš zanat, što nijedan program ne može. Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.