Šta maloj firmi treba od programa, a šta je višak

Prezentacija traje četrdeset minuta i još nisi vidio ekran na kojem se piše račun. Prošli ste kroz analitiku po regijama, kroz tokove odobravanja, kroz integracije s nečim. Ti imaš radionicu, troje ljudi i pedeset kupaca. Pitaš koliko košta, a odgovor je „zavisi od modula".

Mala firma nema problem s premalo funkcija. Ima problem sa četiri stvari koje se svaki dan rade rukom: evidencija posla, dokumenti, kupci i naplata. Ako program te četiri stvari radi dobro, isplatio se. Sve preko toga je na početku ukras.

Omni je složen tako da te četiri stvari drže zajedno, a ostalo stoji sa strane dok ne zatreba. Evo kako izgledaju, ekran po ekran.

Posao ulazi kao radni nalog

Otvoriš Radne naloge, napraviš novi, izabereš kupca i predmet na kojem se radi — vozilo, uređaj ili objekat, zavisno od djelatnosti. Upišeš kvar, pa dodaješ stavke: dijelove iz Skladišta i usluge iz Kataloga usluga, tako da cijene ne kucaš napamet. Odrediš majstora i status, od Otvoren do Fakturisan. Broj predlaže program, RN-1/2026, po godini, pa ne pamtiš gdje si stao.

Kad je posao gotov, iz naloga napraviš dokument — biraš fakturu, predračun ili ponudu, a stavke prelaze same. To je cijela poenta ovog dijela: ništa se ne prekucava drugi put.

Ako kod tebe posao počinje od termina, dnevni prikaz Kalendara je podijeljen na kolone po majstorima. Povučeš preko njegove kolone i time izabereš vrijeme, a termin kasnije jednim dugmetom postaje radni nalog. Salonima i servisima na terenu to je obično prvi ekran koji upale, pa i frizerima.

Dokument dobije broj koji se ne ponavlja

U Dokumentima su fakture, predračuni i ponude. Numeracija ide po godini i sljedeći broj daje program (FAK-3/2026), pa ne tražiš zadnji broj po fascikli i ne izdaš dva ista.

PDV je prekidač na samom dokumentu i podrazumijevano je isključen. Ako nisi u sistemu PDV-a, kupcu na fakturi piše „Bez PDV-a" i ne podešavaš ništa. Ako jesi, uključiš 17 posto na tom dokumentu. Gotov dokument ide na dugme Štampaj / PDF, a ostaje u programu, pa kopiju izdaš ponovo kad je kupac izgubi.

Kupac ima karticu, ne fasciklu

Kartica kupca drži historiju na jednom mjestu: njegove radne naloge, fakture i ponude, finansije i predmete koje si mu radio. Za vozila stoje registracija, VIN i kilometraža, za uređaje serijski broj. Kad taj čovjek nazove i kaže „ono što ste mi radili lani", ne pitaš šta je bilo — otvoriš ime i vidiš.

Otvorene stavke drže novac

Uplatu snimaš na samom dokumentu, dugmetom Snimi uplatu, ili odmah s liste Otvorene stavke. Ta lista je jedini ekran koji ti treba za novac: neplaćene i djelimično plaćene fakture, koliko je preostalo i koliko dana kasni, poredane tako da najstarije dugovanje stoji na vrhu. Iznad tabele su četiri brojke — za naplatu, koliko je stavki otvoreno, najstarije kašnjenje i prosječno.

To je stavka koja se u malim firmama najčešće vodi napamet, a jedina je koja direktno drži pare u firmi. Kad zatreba zbir, Izvještaji računaju promet, naplaćeno, zaradu i učinak tima. Zarada je naplaćeno minus troškovi — ne fakturisano minus troškovi, jer faktura koju niko nije platio nije zarada.

Šta je na početku višak

Detaljno skladište do zadnjeg vijka. Ako držiš dvadeset artikala, tabela ti je dovoljna dok ne poraste. Evidencija godišnjih odmora, promet po mjesecu, članarine u teretani — sve to ulazi u istu cijenu, ali ako ti prvi mjesec prođe u unosu podataka koje ne koristiš, program ćeš napustiti prije nego proradi.

Pravilo je jednostavno: uvedi ono što te boli danas, ostalo pusti da čeka. Dobra strana je što ne moraš pogađati unaprijed — nema modula ni doplata, pa kad ti za godinu dana zatreba minimum na artiklu ili raspored po radniku, samo ga počneš koristiti. Kako to izvesti bez otpora ekipe, pisali smo u tekstu o uvođenju programa u firmu.

Gdje prestaje program, a počinje knjigovođa

Ovu granicu treba znati prije nego platiš bilo šta. Omni vodi tvoj posao. Ne vodi tvoje knjige.

Konkretno: nema PDV prijave, KIF-a i KUF-a, bilansa ni obračuna plata. Nema fiskalizacije ni e-fakture. Nema ulaznih faktura ni reklamacija. Ne šalje ništa umjesto tebe — fakturu preuzmeš kao PDF i pošalješ sam, a masovnog slanja i automatskih opomena nema. I traži internet: offline ne radi, pa u podrumu bez signala nalog nećeš zatvoriti na licu mjesta.

Knjigovođi i dalje ide ono što mu i sada šalješ. Razlika je što te dokumente više ne tražiš po fasciklama — stoje u programu, s numeracijom koja se poklapa, a kupce, dokumente, naloge, zalihu i troškove izvoziš u Excel s liste koju gledaš. Koliko se to vremena vraća, računali smo ovdje.

Ako počneš s ona četiri temelja, ostalo se doda kad zatreba. Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.