Kako pratiti zalihe da te ne iznenadi prazna polica

Petak je popodne, auto na dizalici, i treba ti još samo filter da zatvoriš posao. U Excelu piše da imaš dva. Na polici nijedan. Neko ga je ugradio prošle sedmice i zaboravio zapisati, pa kupac sad čeka ponedjeljak, a ti ispadaš neozbiljan zbog dijela od petnaest maraka.

Skladište u Omniju stoji u istom programu u kojem vodiš radne naloge i fakture, pa se zaliha mijenja tamo gdje se posao stvarno dešava, a ne u tabeli koju neko treba naknadno srediti. Evo šta konkretno radiš, od popisa koji već imaš do brojke koliko para stoji na polici.

Popis ne prekucavaš

Niko neće ručno unositi tri stotine artikala. Postojeću tabelu snimiš kao CSV, na Skladištu klikneš Uvezi iz Excela i izabereš fajl: šifra, naziv, kategorija, jedinica, zaliha, minimum, nabavna i prodajna cijena.

Uvoz ide u dva koraka i to je namjerno. Prvo vidiš kako je fajl shvaćen — koje su kolone prepoznate, koje nisu, koliko je artikala novih, koliko ih već postoji i koji redovi imaju grešku, s brojem reda kakav vidiš u Excelu. Tek onda potvrdiš upis. Tako se ne desi da pogrešno pročitana kolona ostavi pet stotina artikala s cijenom nula.

Radi i u drugom smjeru. Na listi Skladište stoji dugme Izvezi u Excel, koje izvuče šifru, naziv, kategoriju, jedinicu, zalihu, minimum, nabavnu i prodajnu cijenu, vrijednost zalihe i oznaku za ono što je ispod minimuma. To je gotov papir za popis ili za knjigovođu.

Minimum umjesto pamćenja

Za svaki artikal postaviš minimum: pet filtera, dvije kutije pločica, deset metara kabla. Kad stanje padne na tu granicu ili ispod nje, količina u tabeli je označena bojom i znakom upozorenja, a na vrhu ekrana stoji pločica Niska zaliha s brojkom koliko ih je ukupno. Prije nego što zoveš dobavljača, otvoriš Skladište, sortiraš listu po zalihi i pokupiš sve što je označeno — to je tvoja lista za narudžbu.

Odmah da bude pošteno: Omni ne šalje narudžbe dobavljačima i ne veže se na njihove sisteme. Nema ulazne fakture od dobavljača. Oznaka je u programu, telefon i dalje dižeš ti. Razlika je što rupu vidiš sedmicu ranije, a ne u trenutku kad je kupac ispred tebe.

Izlaz koji se upiše sam

Najveći dio robe kod servisa izlazi kroz posao, i tu se ništa ne kuca dvaput. Kad dio staviš na radni nalog, količina se skida sa zalihe u tom trenutku, a u historiji artikla ostane izlaz s brojem naloga na koji je otišao. Ono „poslije ću upisati“ je upravo razlog zašto se Excel i polica nikad ne slažu, i tu ga nema.

Sve ostalo upisuješ ručno, kroz dugme Kretanje na artiklu. Tri su vrste:

• Ulaz (+) kad stigne roba, s napomenom tipa „otpremnica 214“.
• Izlaz (−) za ono što nije išlo preko naloga, recimo dio uzet za vlastito vozilo.
• Prilagođavanje (±) kad popis pokaže razliku: „godišnji popis, lom“.

Historija ostaje na artiklu — datum, tip, količina, napomena — pa kad se za tri mjeseca pitaš zašto stanje ne valja, ne nagađaš nego čitaš. Pošto Omni radi u pregledaču na telefonu, tabletu i računaru, kretanje uneseš u magacinu, dok ti je roba pred očima.

Otpremnicu možeš i uslikati

Ako ti je i to previše kucanja, otpremnicu ili fakturu dobavljača uslikaš telefonom i pošalješ kroz Omni AI: ekran Skeniraj, izbor Roba u skladište, slika ili PDF do 3 MB. On pročita stavke, količine i nabavne cijene i složi spisak. Ništa ne ulazi u zalihu odmah: otvori se Pregled prije upisa, red po red, ti popraviš ono što nije pogodio i tek onda klikneš Upiši u skladište. Detaljnije o tome ima u zasebnom tekstu.

Dvije napomene uz to. Prva, Omni AI ne radi u probnih sedam dana, nego traži aktivnu pretplatu. Druga, čitanje je mjereno na štampanoj otpremnici, ne na rukopisu.

Koliko para stoji na polici

Pošto uz artikal vodiš i nabavnu i prodajnu cijenu, na vrhu Skladišta stoje dvije brojke: vrijednost zalihe po nabavnoj i po prodajnoj cijeni. To malo ko zna napamet, a mijenja odluke — vidiš koliko je novca zarobljeno u robi koja se ne miče i na čemu stvarno zarađuješ. Skladište pritom nije modul koji se doplaćuje, sve je u jednoj cijeni, što možeš provjeriti na cjenovniku.

Šta ovdje ne dobiješ

Omni nema barkod ni skener. Artikal tražiš u polju za pretragu na vrhu Skladišta, po šifri, nazivu ili kategoriji; globalna pretraga na Ctrl+K (na Macu Cmd+K) hvata kupce, predmete, naloge i dokumente, ali ne i artikle. Za magacin male firme, gdje robu znaš po imenu, to u praksi bude dovoljno — ali ako ti je skener uslov bez kojeg ne možeš, Omni nije taj program.

Nema ni reklamacija prema dobavljaču, ni knjigovodstva zaliha za PDV prijavu. Omni ti pokazuje stanje i vrijednost, a KIF, KUF i prijavu i dalje radi knjigovođa. I traži internet, offline ne radi.

Ako ti je skladište dosad bilo „otprilike“, prvi dan izgleda ovako: registruješ se, izabereš djelatnost, uvezeš CSV i postaviš minimume za dvadesetak artikala koji te najčešće zaustave. Od sutra svaki ulaz i izlaz stoji tamo gdje mu je mjesto. Kako to izgleda u branši, pogledaj kod automehaničara ili servisa bijele tehnike.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.