Program za servis grijanja: kotlovi i sezona

Prvi pravi hladan dan u oktobru. Telefon zvoni od sedam ujutro i ne prestaje: ne pali se kotao, curi iz radijatora, gori crvena lampica, može li neko danas. Svi su čekali da zahladi da provjere grijanje, i sad si ti u sedmici u kojoj ti treba dvadeset dana.

Zapisuješ na papir: Suljić, Hrasno, Vaillant, sutra popodne. Dva poziva kasnije zvoni isti čovjek jer se predomislio za termin, a papir je već negdje ispod druge tri stranice. Kolega u međuvremenu dogovara svoj izlazak i niko ne zna kad je ko slobodan.

U petak treba naplatiti sedamnaest izlazaka. Sjećaš se da si kod jednog kupca ugradio pumpu, ali ne znaš da li si je naplatio; kod drugog si zamijenio senzor koji si uzeo iz kombija, i taj dio nigdje nije zaveden. Račun praviš iz glave i skoro sigurno si negdje na svoju štetu.

Kotao kao uređaj s historijom

U Omniju kupac ima kontakt i kompletnu historiju, a ispod njega stoji uređaj — kod tebe kotao, peć na pelet ili toplotna pumpa. Uređaj ima svoja polja i vlastitu historiju: svaki nalog, svaki dio, svaki dokument vezan za njega.

Kad te isti kupac nazove za dvije godine, ne pitaš ga da ti pročita naljepnicu s kotla. Otvoriš uređaj i vidiš šta je zadnji put rađeno, koji je dio ugrađen i po kojoj cijeni. Globalna pretraga na Ctrl ili Cmd plus K traži po kupcima, uređajima, nalozima i fakturama, pa ti je dovoljno prezime ili model.

Izlazak se vodi kao radni nalog: status, stavke rada i dijelova koje biraš iz cjenovnika, automatski broj po godini bez duplikata. Kad završiš, nalog se jednim potezom pretvara u fakturu, s PDV-om ili bez, s podrazumijevanih 17 posto koje možeš promijeniti. Dio uzet iz kombija upisuješ u nalog dok si još kod kupca, s telefona, pa u petak nema sjećanja i nagađanja.

Djelatnost koju biraš pri registraciji

Na listi djelatnosti stoji „Servis grijanja" i to je ono što biraš. Program po tom izboru prilagodi nazive i polja: posao je radni nalog, klijent je kupac, a kotao je uređaj s poljima Proizvođač, Model, tip (plinski kotao, peć na pelet, peć na drva, bojler, toplotna pumpa, radijatori), snaga u kW, godina ugradnje i lokacija — jer uređaj je fiksno ugrađen kod kupca, a ti izlaziš na teren.

Ako radiš i vodu i grijanje, ima smisla pogledati i raspored za vodoinstalatere, a ako radiš i klimu, raspored za klima servise — logika je ista: uređaj kod kupca, s historijom servisa, i izlasci koji se na taj uređaj nižu godinama. Kalendar, cjenovnik, skladište, fakture, naplata i troškovi rade jednako u svakom slučaju — mijenjaju se samo nazivi. Registracija traje par minuta.

Sezona prije sezone

Septembar je mjesec u kojem se dobija oktobar. Historija ti pokazuje ko je prošle godine imao servis i kad, pa listu za obilazak praviš prije nego što zahladi, a termine unaprijed razbacaš po kalendaru.

Kalendar termina ide po danu ili sedmici, termin se dodjeljuje radniku, a cijela ekipa vidi svoj raspored sa svog telefona. Iz termina se otvara nalog, tako da monter ne prepisuje ništa. Kad se kupac predomisli, termin pomjeriš i svi to vide odmah, bez kruga poziva.

Ovdje ide i pošten dio. Omni ne šalje ništa kupcu: nema emaila ni SMS-a iz programa, pa ni podsjetnika da je vrijeme za sezonski servis. Popis izvučeš iz programa, ali telefon i dalje okrećeš sam. Faktura se takođe ne šalje mailom iz Omnija — PDF preuzmeš i pošalješ kako inače šalješ. Nema fiskalizacije, fiskalnog printera ni e-fakture, nema knjigovodstva, dakle ni PDV prijava, plata ni šihterice, nema online zakazivanja gdje bi kupac sam birao termin, i program traži internet vezu.

Dijelovi, troškovi i ono što ostane

Pumpe, senzori, ventili, dimovodni dijelovi i zaptivke idu u skladište: zaliha i minimum, pa oznaka niske zalihe u programu prije nego što ostaneš bez ekspanzione posude u novembru. Kretanja se vode kao ulaz, izlaz ili prilagođavanje, s napomenom i historijom, uvoz iz CSV-a, izvoz u Excel, uz nabavnu i prodajnu cijenu, maržu po komadu i vrijednost zalihe. Jedinice su kom, L, kg, m, set.

Otvorene stavke pokazuju ko duguje, koliko i do kad, s djelimičnim uplatama za one koji plate pola sad, pola u decembru. Troškove unosiš s kategorijama i gledaš mjesečni pregled, a izvještaji daju promet, naplaćeno i za naplatu, uz grafove po mjesecima. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi — nikad kao fakturisano — pa u martu tačno vidiš šta ti je sezona ostavila.

Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.