Kako voditi evidenciju servisa kotlova i peći

Prvi hladan dan u oktobru. Telefon zvoni od sedam: ne pali se kotao, curi iz radijatora, gori crvena lampica. Zapisuješ na papir — Suljić, Hrasno, Vaillant, sutra popodne — a dva poziva kasnije isti čovjek se predomisli za termin, i taj papir je već ispod druge tri stranice. U petak treba naplatiti sedamnaest izlazaka, a kod jednog kupca si ugradio pumpu iz kombija koju nigdje nisi zaveo, pa račun praviš iz glave i skoro sigurno na svoju štetu.

U Omniju izlazak nije bilješka nego radni nalog, a kotao nije stavka na računu nego uređaj sa svojom historijom. Evo tačno kojim redom to ide.

Od poziva do fakture, korak po korak

Zove kupac. Otvoriš Kalendar, u prikazu Dan ili Sedmica povučeš mišem preko slobodnog sata i tu upišeš termin, pa ga dodijeliš sebi ili drugom serviseru. Ako se čovjek predomisli, otvoriš taj termin i promijeniš mu datum i vrijeme; svi u firmi gledaju isti raspored, pa nema kruga poziva.

Ujutro na terminu klikneš Pretvori u nalog. U radni nalog upisuješ kvar — „kotao se gasi u radu", „pad pritiska" — pa dodaješ stavke: rad iz Kataloga usluga, gdje cjenovnik upišeš jednom (dijagnostika kvara, redovni godišnji servis kotla, izlazak na teren), i dijelove iz Skladišta, cirkulacionu pumpu ili ekspanzionu posudu koju si izvadio iz kombija. Dio koji staviš na nalog istog trena se skida sa zalihe, kao izlaz s napomenom. Broj naloga program dodjeljuje sam: RN-14/2026, po godini, bez duplikata. Status ide Otvoren, U radu, Završen, Fakturisan, pa se na listi vidi šta stoji.

Sve to radiš s telefona, dok si još kod kupca. Zato u petak nema sjećanja i nagađanja.

Kad je posao gotov, na nalogu klikneš da postane faktura. Stavke i iznos se prenesu, dokument dobija svoj broj po godini (FAK-31/2026), a PDV je prekidač na tom dokumentu: uključiš 17 posto ako si u sistemu, ostaviš isključeno pa na fakturi piše „Bez PDV-a". PDF preuzmeš za štampu, a dokument ostaje u programu, pa kopiju izdaš i za tri godine.

Kotao je uređaj, ne bilješka na računu

Pri otvaranju firme na listi djelatnosti biraš „Servis grijanja", i program po tom izboru mijenja nazive i polja. Kupac ima karticu s kontaktom i cijelom historijom, a ispod njega stoji uređaj: Proizvođač, Model, Tip uređaja (plinski kotao, peć na pelet, peć na drva, bojler, toplotna pumpa, TA peć), Lokacija, Serijski broj, Snaga u kW i Godina ugradnje. Kotao je fiksno ugrađen kod kupca, a ti izlaziš na teren, pa lokacija stoji uz uređaj.

Kad te isti čovjek nazove za dvije godine, ne tražiš od njega da ti pročita naljepnicu s kotla. Otvoriš uređaj i vidiš svaki nalog, svaki ugrađeni dio i po kojoj cijeni. Ako se sjećaš samo prezimena ili adrese, Ctrl ili Cmd plus K otvara pretragu koja odjednom prolazi kroz kupce, uređaje, naloge i dokumente.

Sezona se pravi u septembru

Kad od zadnjeg naloga na nekom uređaju prođe godina, taj uređaj sam izađe na Početnu, u tabelu „Za servis — uređaji kojima je vrijeme": uređaj, vlasnik, datum posljednjeg servisa, koliko je mjeseci prošlo i dugme Pozovi, koje ti otvara poziv na njegov broj. To je tvoja lista za septembar, i nisi je ti pravio.

Termine onda razbacaš unaprijed po kalendaru, svaki na svog servisera, a svako iz ekipe otvori svoj raspored na svom telefonu i zna šta ga čeka, bez jutarnjeg dogovaranja.

Ako uz grijanje radiš i vodu ili klimu, logika je ista i mijenjaju se samo nazivi: pogledaj i vodoinstalatere i servise klima uređaja.

Kako se javljaš kupcu za sezonski servis

Omni ti drži spisak i historiju po kotlu, a javljanje ostaje tvoje — i to s pripremljenim tekstom. Na kartici kupca stoje ikonice za poziv, WhatsApp, Viber i SMS, uz dugme koje otvori nacrt poruke: podsjetnik za dug ili obavijest da je nalog gotov. Tekst vidiš i mijenjaš, a šalješ ga ti, sa svog telefona. To je namjerno: poruka koja ode tvojim imenom a da je nisi pročitao prije ili kasnije ode pogrešnom čovjeku.

Ako hoćeš da ti se kupac javi sam, u Postavkama uključiš javni link za zahtjev za termin. Fakturu daješ PDF-om ili Connect linkom na kojem je kupac otvori bez prijave. Fiskalni račun izdaje kasa, a PDV prijavu, KIF/KUF i plate radi knjigovođa. Programu treba internet.

Dijelovi, dugovanja i ono što ostane

Pumpe, ventili, anode i sobni termostati stoje u Skladištu, svaki artikal sa zalihom i minimumom. Kad količina padne ispod minimuma, artikal se označi i uđe u brojač Niska zaliha — prije nego što ostaneš bez ekspanzione posude u novembru. Kretanja se vode kao Ulaz, Izlaz i Prilagođavanje, s napomenom i historijom; popis uvezeš iz Excela ili CSV-a, a stanje izvezeš u CSV. Uz nabavnu i prodajnu cijenu vidiš maržu po komadu i vrijednost zalihe.

Otvorene stavke pokazuju ko duguje, koliki je iznos, kada je dospijeće i koliko dana kasni, uz djelimične uplate za one koji plate pola sad, pola u decembru. Troškove upisuješ u Troškove, po zadatim kategorijama — Najam, Plate, Režije, Dobavljač, Marketing, Ostalo — a šta je tačno plaćeno ide u napomenu. Izvještaji daju promet, naplaćeno, za naplatu, starost dugovanja, karticu Tim i trend po mjesecima. Zarada se računa kao naplaćeno minus troškovi, nikad kao fakturisano, pa u martu vidiš tačno šta ti je sezona ostavila.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.