Kako voditi evidenciju kupaca u maloj firmi

Zoveš čovjeka kojem ne znaš prezime

Treba ti onaj kupac što je prošle jeseni radio veliki servis, sad je zvao za isti kvar. Znaš da se zove Adnan i da vozi golf, i to je sve. Broj mu je u telefonu pod „Adnan golf“, ali imaš tri Adnana i dva golfa. Otvoriš staru svesku, listaš, nema ga jer si tada pisao u drugu.

Firma bez evidencije kupaca ne gubi mušteriju odjednom, nego u sitno: pet minuta dok tražiš broj, jedan zaboravljeni dogovor, jedna faktura koju nisi naplatio jer više ne znaš ni da je bila.

Kupac je jedan zapis, sve ostalo visi na njemu

Omni to rješava najprostije moguće. Kupac je jedan zapis, i kad ga otvoriš, na jednom ekranu ti stoje njegovi podaci, njegova vozila ili predmeti, svi radni nalozi, sve fakture i ponude, i koliko ti visi neplaćeno. Bez listanja i bez „gdje sam ono zapisao“.

Kupca upisuješ kao fizičko lice ili kao firmu. Za fizičko lice ide ime i prezime, za firmu naziv i JIB. Uz to telefon, e-pošta, adresa, mjesto i polje za napomenu — tu staviš „plaća kad zatvori mjesec“ ili „traži račun s PDV-om“, da to ne držiš u glavi. Ime ili naziv mora postojati; prazan zapis bez ijednog imena Omni ne prima, jer takav kasnije nikom ništa ne znači.

Kartica se puni sama

Vrijednost nije u tome što si upisao broj telefona, to radi i telefon. Vrijednost je što se uz kupca sam slaže sve što s njim uradiš.

Napraviš radni nalog i on stane na njegovu karticu. Izdaš fakturu, stane i ona. Kad ga sljedeći put otvoriš, gore su četiri brojke: koliko ima vozila ili predmeta, koliko dokumenata, koliko si mu ukupno fakturisao i koliko je ostalo za naplatu. Ispod toga tabela radnih naloga s brojem, datumom, opisom posla i statusom, pa tabela faktura i ponuda s tipom, iznosom i statusom svake.

Znači kad se Adnan javi za isti kvar, ne pogađaš. Otvoriš ga, vidiš da je veliki servis bio u oktobru, vidiš koji dijelovi su išli i je li onaj račun ikad plaćen. Dvadeset sekundi i znaš s kim razgovaraš.

Ako kupac traži pregled svega što je kod tebe radio, na kartici stoji dugme „Štampaj istoriju“ i to izađe u jedan dokument. Cijelu listu kupaca izvezeš dugmetom „Izvezi u Excel“, tačno onako kako je trenutno filtrirana i sortirana, pa je nosiš knjigovođi ili je držiš sa strane.

Ko ti duguje, bez posebne tabele

Baza klijenata koja ne zna reći ko duguje samo je imenik. Zato uz svakog kupca stoji koliko mu je neplaćeno, sabrano iz njegovih faktura i računato kako treba: iznos fakture minus ono što je već uplatio. Ako je faktura od 800,00 KM plaćena s 300,00 KM, tu piše 500,00 KM, ne 800,00 KM i ne nula.

Ne vodiš posebnu tabelu dužnika, ona ispada sama iz onoga što ionako radiš. Koliko ukupno visiš i koliko dugo, gledaš skupno u Izvještajima, u tabeli nenaplaćenog po starosti duga.

Pretraga radi po imenu, telefonu, JIB-u i e-pošti, pa čovjeka nađeš i kad se sjećaš samo pola podatka. Lista se sortira klikom na zaglavlje, a gore piše koliko ukupno imaš kupaca, koliko je firmi i koliko je novih ušlo ovaj mjesec. Na Početnoj, u bloku „Traži pažnju“, Omni javi i koliko je stalnih kupaca tiho prestalo dolaziti — bar tri naloga iza sebe, a zadnji stariji od šezdeset dana — a dugme „Otvori“ te vodi na spisak baš tih ljudi, poredanih tako da je najduže odsutan prvi.

Kako se iz imenika javljaš kupcu

Ovo je mjesto gdje se programi obično hvale onim što ne rade, pa da bude jasno šta ovdje stvarno dobiješ.

Pored broja na kartici stoje ikonice za poziv, WhatsApp, Viber i SMS. Klik otvori biranje ili razgovor s tim čovjekom, da ne prekucavaš broj iz jednog prozora u drugi. Uz njih stoji i dugme koje otvori nacrt poruke — podsjetnik za dug s tačnim iznosom, ili obavijest da je nalog gotov. Taj tekst vidiš i mijenjaš prije nego se bilo šta otvori, a šalješ ga ti, iz svog telefona. To je namjerno: poruka koja ode tvojim imenom, a da je nisi pročitao, prije ili kasnije ode pogrešnom čovjeku.

Zato Omni nema masovno slanje ni automatske opomene — svaka poruka prođe kroz tebe. Dokument kupcu ide PDF-om koji preuzmeš, ili Connect linkom na kojem ga otvori bez prijave. Termine u kalendar upisuješ ti i tvoja ekipa, a ako hoćeš da kupac sam pošalje zahtjev za termin, u Postavkama uključiš javni link za to. Podaci su u oblaku, pa su isti iz radnje, od kuće i s terena.

Kako početi bez prekucavanja cijele sveske

Ne moraš sjesti i unijeti tri godine mušterija odjednom, to niko ne izdrži. Radi obrnuto: svakog kupca koji ti prođe kroz radnju ove sedmice upiši prvi put kad dođe. Za mjesec-dva složi ti se baza onih koji stvarno dolaze, a to su i jedini koji te zanimaju. Stari koji se ne javljaju ionako nisu vrijedni prekucavanja.

Ako spisak već imaš u Excelu, na listi kupaca stoji dugme „Uvezi iz Excela“ — prima .xlsx ili .csv, kolone prepoznaje po imenu, a prije upisa ti pokaže koliko je novih redova, koliko ih već postoji i gdje je greška. Ako ti je spisak na papiru, Omni AI ima „Kupci u imenik“: slikaš list s imenima i brojevima, on ga pročita, pa ti pokaže pregled red po red. Ništa ne ulazi u bazu dok ti ne potvrdiš. Jedno ograničenje da ne bude iznenađenja: Omni AI ne radi u probnih sedam dana, traži aktivnu pretplatu.

Kako to izgleda baš za tvoj zanat, s vozilima i servisnim nalozima na kartici kupca, imaš na stranici za automehaničare, a ista logika radi za svaku uslužnu firmu.

Omni je 30 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.