Program za firmu za čišćenje: ekipe i fakture

Prvi je u mjesecu i treba ispostaviti četrnaest faktura. Trinaest klijenata je na mjesečnom ugovoru s istim iznosom, ali kod dva se u julu radilo i dubinsko pranje tepiha, a kod jednog si dodao još jedan dolazak sedmično od sredine mjeseca. Otvaraš prošlomjesečni Excel, kopiraš, mijenjaš datume i brojeve i nadaš se da nisi promašio ćeliju.

Istovremeno ti na Viber stiže poruka od radnice: nema više sredstva za staklo u zgradi na Marijin Dvoru. Ne znaš imaš li u magacinu, jer zadnji put je neko uzeo dva pakovanja i to niko nije zapisao.

U isto vrijeme praviš raspored za sutra. Tri ekipe, devet objekata, jedna radnica na godišnjem. Raspored ide u grupni chat, pa ga neko ne pročita, pa se dvije ekipe pojave na istoj adresi.

Objekti, ekipe i raspored

U Omniju svaki klijent je kupac s kontaktima i kompletnom historijom. Prostor koji održavaš vodi se kao objekat — „Poslovni prostor Marijin Dvor", „Zgrada Alipašino, ulaz B" — pa se ispod njega nižu nalozi i dokumenti, godinama unazad.

Raspored ide u kalendar termina, u pregledu za dan ili sedmicu, s terminom dodijeljenim radniku. Cijela ekipa vidi svoj raspored sa svog telefona i ne zavisi od toga je li neko pročitao poruku u grupi. Iz termina se otvara radni nalog, u koji se upisuju stavke rada i utrošenog materijala, a stavke se nude iz kataloga usluga — redovno čišćenje, dubinsko pranje, pranje stakala, generalka poslije radova, sve s cijenom na jednom mjestu. Nalog ima automatski broj i status, pa se vidi šta je odrađeno, a šta stoji.

Tim ima četiri uloge: vlasnik, admin, ured i radnik. Člana pozivaš iz aplikacije, dobije privremenu lozinku, a ti biraš koje tabove vidi — voditelj ekipe ne mora gledati fakture i troškove. Kad neko ode, član se deaktivira. Godišnji odmori se evidentiraju u programu, pa kad praviš raspored za august vidiš ko je kad odsutan. Dnevnik izmjena trajno pamti ko je šta unio, izmijenio ili obrisao.

Djelatnost koju biraš pri registraciji

„Firma za čišćenje" stoji na listi djelatnosti i biraš je pri registraciji. Program po tom izboru prilagodi nazive i polja.

Posao se zove radni nalog, klijent je kupac, a ono što održavaš vodi se kao objekat — s nazivom, tipom (stan, kuća, poslovni prostor, zgrada, ordinacija, škola), kvadraturom, učestalošću (jednokratno, sedmično, dvosedmično, mjesečno), brojem prostorija i adresom. Kvadratura i učestalost tako žive na objektu i ne prepisuju se na svaki nalog. Za jednokratnu generalku objekat ne moraš ni zavoditi — nalog ide direktno na kupca. Kalendar, cjenovnik, skladište, fakture, naplata, troškovi i izvještaji rade isto kao za bilo koju drugu djelatnost.

Šta Omni ne radi

Pošteno, da ne gubiš vrijeme na probu ako ti baš to treba. Omni ne vodi radne sate ni šihtericu i ne obračunava plate — to je knjigovodstvo i toga u programu nema, kao ni PDV prijava i bilansa. Nema GPS-a ni praćenja gdje su ekipe u ovom trenutku. Ne šalje emailove ni SMS-ove, pa ni fakture: PDF preuzmeš i pošalješ sam. Nema fiskalizacije, fiskalnog printera ni e-fakture, nema portala gdje bi klijent sam prijavljivao potrebe, i traži internet vezu.

Mjesečna faktura i šta ostane na kraju

Fakture za mjesečne ugovore pišeš iz kataloga usluga, gdje su cijene po objektu i po usluzi već postavljene, pa dodavanje vanrednog pranja nije prekucavanje nego jedna stavka više. Numeracija je automatska po godini, bez duplikata, PDV sa ili bez, PDF za štampu i preuzimanje, uz štampu uplatnice za klijente koji plaćaju na šalteru. Dokument ostaje u programu zauvijek, pa kad se u novembru neko sjeti da nije dobio septembarsku fakturu, kopiju izdaš ponovo bilo kad.

Ko nije platio vidi se u otvorenim stavkama: iznos, dospijeće i djelimične uplate, jer veći klijenti rijetko plate cijeli mjesec odjednom. To je za firmu za čišćenje često najvažniji ekran, pošto se radi cijeli mjesec pa se čeka.

Sredstva i potrošni materijal drži skladište: zaliha i minimum, pa oznaka niske zalihe u programu kad padne ispod granice. Kretanja se vode kao ulaz, izlaz ili prilagođavanje, s napomenom i historijom, uvoz iz CSV-a, izvoz u Excel. Jedinice su kom, L, kg, m², set — deterdžent u litrima, krpe u komadima. Troškove unosiš s kategorijama i gledaš mjesečno, a izvještaji daju promet, naplaćeno i za naplatu, uz grafove po mjesecima. Zarada je naplaćeno minus troškovi, ne fakturisano.

Sve funkcije su u jednoj cijeni, bez modula i doplata. Omni je 39,99 KM mjesečno po firmi, koliko god vas radi. Prvih 7 dana je besplatno, bez kartice.